Как вести учет в ресторане: секреты бухгалтерии для заведений общепита

Если вы владеете рестораном, кафе или каким-то другим заведением общественного питания, вы, вероятно, знаете, что бухгалтерия в этой сфере — это особая история. ГОСТ 30389-2013 говорит, что все эти места попадают под одну категорию, но никакие жесткие правила бухгалтерии не действуют. Так что вы сами можете разрабатывать свой метод учета, пользуясь разными советами и инструкциями, если они не нарушают законы.

Особенности бухгалтерского учета в общепите

В мире общепита есть несколько особенностей, с которыми сталкиваются почти все заведения:

• Учет продуктов и ингредиентов. Ваш бизнес заключается в приготовлении и продаже готовой еды, так что важно точно знать, сколько ингредиентов уходит на каждое блюдо.
• Производство как на заводе. Ваше производство в некотором роде похоже на фабричное. Сложные технологии, много этапов — все это нужно учитывать.
• Разные виды расходов. Здесь у вас могут быть специфические расходы, такие как затраты на персонал, обслуживание оборудования и амортизация.

Системы автоматизации, например iiko, могут значительно облегчить вам жизнь. Они позволяют вести детальный управленческий учет в реальном времени, а интеграция с бухгалтерской программой дает возможность выгружать уже введенные первичные документы из системы автоматизации в бухгалтерию. В случае интеграции не нужно вводить все данные вручную, что сокращает риск ошибок и требуемое на это время.

Если с самого начала не внедрить автоматизацию, в будущем вам будет гораздо сложнее вести бухгалтерию, включая налоговый учет.

Чем более функциональная и удобная ваша система автоматизации, тем меньше времени и сил потребуется на работу бухгалтера.

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в ресторанах и кафе

Мы привыкли считать товары и материалы согласно стандартам ФСБУ 5/2019 «Запасы», но в мире общепита есть свои нюансы.

Допустим, вы покупаете воду. Эта вода может быть и товаром для продажи, и сырьем для приготовления блюд. Например, вода может продаваться в бутылках в вашем баре или использоваться на кухне.

Чтобы разделить эти категории, вы должны правильно настроить вашу номенклатуру и технологические карты:

• Вода для продажи учитывается поштучно, например, 10 бутылок по 0,5 литра. В бухгалтерском учете это будет счет 41 «Товары».
• Вода для приготовления блюд учитывается в литрах, например, 5 литров. Здесь используется счет 10 «Материалы».

Для оформления операций используются стандартные проводки:

• Дебет (Дт) счета 41 (10) / Кредит (Кт) счета 60 — это означает, что товар (или сырье) был получен от поставщика.
• Дебет (Дт) счета 41 (10) / Кредит (Кт) счета 71 — это означает, что подотчетное лицо закупило товар (или сырье).
• Дебет (Дт) счета 19 / Кредит (Кт) счета 60 (или 71) — это связано с выделением НДС, если ваша организация применяет общую систему налогообложения.

На практике может случиться так, что у вас закончилась вода для продажи, и вам нужно использовать воду для кухни, или наоборот. Из-за этого иногда возникают различия в учете между счетами 41 и 10. Но не волнуйтесь, это нормально.

Важно помнить, что учет ТМЦ в ресторанах и кафе осуществляется на основе фактической себестоимости. Это включает в себя закупочную цену и накладные расходы. Например, если вы платите за доставку товаров, это также включается в стоимость товара. Соответствующие проводки:

• Дт счета 41 (10) / Кт счета 60 — это означает, что учтена стоимость услуг по доставке или другие прямые затраты.
• Дт счета 19 / Кт счета 60 — это связано с выделением НДС, если ваша организация применяет общую систему налогообложения.

Товары и сырье перемещаются со склада на кухню или в бар. Каждое перемещение должно сопровождаться документами, чтобы избежать потери данных и путаницы в учете. Обычно в ресторанах и кафе действуют три основных подразделения: склад (кладовая), кухня и посетительский зал. Некоторые предприятия общепита также имеют учет в баре и торговлю на вынос, а иногда и организацию развлечений для посетителей. Для ТМЦ характерны внутренние перемещения из одного подразделения в другое.

Учет в производстве блюд

Когда дело касается готовки в ресторане, учет в производстве становится особенно важным. Здесь не все продукты учитывают по закупочной цене, ведь многие из них сначала проходят обработку и превращаются в полуфабрикаты. Такие полуфабрикаты в технологических картах обозначаются как «ПФ».

Если у вас есть «ПФ» в технологической карте, это значит, что вы должны предварительно подготовить сырье. И только после того как все полуфабрикаты готовы, вы приступаете к приготовлению блюда.

Допустим, в вашем ресторане готовят котлеты из мясного фарша. Вот состав блюда:

• ПФ мясной фарш — 120 г;
• соль — 3 г;
• перец — 1 г;
• масло растительное — 20 мл.

Вы закупаете говядину с жиром 60 кг по цене 220 рублей за кг. Но для правильного расчета себестоимости блюда сначала необходимо превратить это мясо в фарш.

Из 60кг говядины по 220 рублей за кг получилось 50 кг фарша (предположим для простоты счета, что 10кг говядины уходит в виде потерь холодной обработки: обвалка, жиловка, удаление лишнего жира и т.д.). Его себестоимость будет рассчитываться по формуле:

60кг*220р/кг=13200р (стоимость 60 кг мяса).

13200р/50кг=264р/кг (стоимость 1 кг фарша).

Из 50 кг фарша получается 416 котлет (50кг/0,12кг=416,6667).

То есть мы получаем 416 котлет, себестоимость которых будет 31,73 р (13200р/416=31,73р).

Учет сырья в исходном виде производится следующим образом:

• Дт 20 / Кт 10 — сырье отправлено в производство.
• Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость сырья.

Что касается полуфабрикатов, проводки выглядят так:

• Дт 10 / Кт 60 — закупка 60 кг говядины.
• Дт 21 / Кт 10 — передача 60 кг говядины в производство.
• Дт 20 / Кт 21 — передача 50 кг мясного фарша в производство.
• Дт 90 / Кт 20 — списана себестоимость говядины в составе готовых котлет.

Автоматизация учета в производстве помогает вам точно определить себестоимость блюд, что в свою очередь позволяет правильно установить цены и эффективно управлять бизнесом.

Учет приготовления блюд часто автоматизирован с использованием специального программного обеспечения. Это уменьшает нагрузку на персонал, снижает вероятность ошибок и улучшает точность учета. Кроме того, такое программное обеспечение помогает анализировать деятельность кухни и своевременно выявлять проблемы, например, перерасход.

Учет выручки в общепите

Большинство ресторанов работают по меню, в котором установлены продажные цены на блюда. Эти цены редко изменяются, даже если закупочные цены на ингредиенты могут колебаться. Например, цена на мясо может варьироваться в зависимости от поставщика и времени года, но цена на стейк в меню остается постоянной. Это означает, что изменения в закупочных ценах влияют на маржу ресторана.

При продаже готовой продукции рестораны также используют кассовые аппараты (ККТ), так как достаточно большая часть платежей происходит наличными. Учет выручки от продаж осуществляется следующим образом:

Когда клиент оплачивает заказ наличными, записи выглядят следующим образом:Дебет (Дт) счета 50 / Кредит (Кт) счета 90.1 — поступление наличной выручки в кассу ресторана.

Когда клиент оплачивает блюда банковской картой через терминал:

• Дебет (Дт) счета 57 / Кредит (Кт) счета 90.1 — поступление выручки по картам (через эквайринг) в кассу ресторана.
• Дебет (Дт) счета 51 / Кредит (Кт) счета 57 — зачисление выручки по эквайрингу на расчетный счет ресторана (за вычетом комиссии банка).
• Дебет (Дт) счета 91 / Кредит (Кт) счета 57 — учет комиссии банка за эквайринг.

Если ресторан принимает платежи от корпоративных клиентов или за мероприятия:

• Дебет (Дт) счета 62 / Кредит (Кт) счета 90.1 — поступление выручки на расчетный счет ресторана за корпоративные мероприятия и другие услуги.

Учет стоимости проданных блюд или товаров осуществляется следующими проводками:

• Дебет (Дт) счета 90.2 / Кредит (Кт) счета 20 (или 41) — списание себестоимости продукции.

Такой учет помогает ресторанам следить за финансовым состоянием и эффективно управлять бизнесом.

Учет расходов в ресторане

Важно учитывать как прямые, так и косвенные расходы, а также специфические издержки, связанные с организацией бизнеса в сфере общественного питания.

Прямые расходы на производство блюд учитываются на счете 20. Сюда входят расходы на сырье, полуфабрикаты, зарплату поваров, амортизацию оборудования и другие издержки, которые напрямую связаны с приготовлением блюд и зависят от объема продукции.

Косвенные расходы, которые не связаны напрямую с производством, учитываются на счетах 25 и 26. Сюда включаются расходы, которые не зависят от объема приготовленных блюд — аренду помещения, зарплату административного персонала, расходы на рекламу и прочие непроизводственные издержки.

В счете 44 «Коммерческие расходы» учитываются прочие расходы, включая оформление зала для мероприятий, организацию развлечений, вознаграждение приглашенным артистам, амортизацию оборудования и другие смежные издержки. По окончании месяца сумма, накопленная на счете 44, закрывается в себестоимость продаж с помощью проводки Дт 90.2 / Кт 44.

Специфические издержки, например, порча продуктов или бой посуды, учитываются отдельно с помощью проводки Дт 94 / Кт 10 (41) по результатам инвентаризации. Расходы по порче и бою посуды списываются на виновных лиц, если их можно установить, с помощью проводки Дт 73 / Кт 94. Кроме того, учитываются расходы, которые уменьшают налоговую базу (например, убыль продуктов при хранении), и расходы сверх нормальных потерь.

Важно, что компании могут разрабатывать собственные правила учета расходов, принимая во внимание особенности своего бизнеса, но при этом они должны соблюдать нормативы бухгалтерской отчетности и законодательство.

Заключение

Учет на ресторанных предприятиях — это сложный и важный аспект финансовой деятельности, который включает в себя учет себестоимости блюд, отслеживание расходов, учет выручки и маржи, а также соблюдение бухгалтерских стандартов и законодательных требований. Адаптация учетной политики к особенностям отрасли позволяет эффективно управлять финансами и обеспечивать устойчивое функционирование ресторанного бизнеса.

На рынке представлены различные системы автоматизации. Одна из лучших — iiko, которая включает в себя весь функционал, необходимый для управления рестораном и интегрируется с системами автоматизации бухгалтерского учета (например, с 1С8:Бухгалтерия). Для внедрения iiko в вашем заведении, оставьте заявку и получите скидку 50% на установку системы.