Воровство персонала – явление, характерное для многих заведений общепита. Это действительно то, с чем сталкиваются многие владельцы и управляющие бизнеса. Но то, что это воровство существует, вовсе не значит, что с ним нельзя бороться. Если вы готовы постоять за свою прибыль и хотите добиться честности от своей команды, вам будет полезно знать, как же сотрудники обманывают.
Почему сотрудники воруют и что с этим делать
Ни для кого не секрет, что в ресторанах воруют. Воруют часто и много, но только там, где руководство за этим не следит и буквально создаёт условия, чтобы бизнес терял деньги. Происходит такое по разным причинам. Кто-то не считает нужным следить за тем, чем и так занимаются администраторы, бухгалтеры-калькуляторы и другие сотрудники. У многих просто не доходят руки, ведь время руководителя – ресурс очень ограниченный. Другие же не разбираются «во всех этих числах» и не собираются погружаться, предпочитая безоговорочно доверять сотрудникам, хотя есть и злоупотребления на уровне управления.
Если вы уверены на все 100%, что в этот момент никто не делает универсальный счёт или не договаривается с барменом о кофе мимо кассы в вашем ресторане, то, скорее всего, эта статья вам будет скучна и неинтересна. Что до остальных, до тех, кто уверен, но может сегодня или завтра проверить отчёт закрытых столов и забитых заказов, расскажем 12 популярных способов воровства и, самое главное, 12 способов обнаружить и пресечь это воровство.
1. Отмена пречека или скидки
Для того чтобы это провернуть, у сотрудника должен быть доступ для отмены пречека и установки скидки.
Как это происходит:
сотрудник делает отмену пречека, устанавливает скидку, вновь распечатывает пречек. Разницу сумм берёт себе, а остальное идёт в кассу. Данная схема сработает с ручными скидками (без прокатки карты). Но если у сотрудника есть доступ устанавливать скидку, скидка в 10% может легко превратиться в 25%, а разница сумм так же пойти сотруднику.
Что делать:
1. Смотрим журнал событий, ставим галочку у события «Добавление скидки/надбавки» — то же самое видно через OLAP-отчёты.
2. Если есть подозрения, то открываем OLAP-отчёт по продажам, составляем отчёт.
3. Анализируем количество приходов гостя по одной карте. Может, по факту он и не ходит к вам так часто, а в отчёте 3 раза в выходной день приходил. Также можно увидеть противоречие заказов. Настоящий гость вроде всегда обедать приходит и никогда не пьёт, а тут скидку сделали вечером и на алкоголь. В конце концов гостю можно просто позвонить и спросить, был ли он, скажем, вчера.
Компания Open Service рекомендует подключить систему лояльности Plazius. Благодаря системе гость может оплатить счёт, не подзывая к себе официанта, при этом оставить ему чаевые и написать отзыв. Это исключает инциденты с воровством при отмене пречека, скидке или универсальном счёте, о чём мы поговорим следом.
2. Универсальный счёт
Название говорит само за себя. Универсальный счёт – счёт, в котором позиции от столика к столику не меняются. Такие универсальные пречеки можно подготовить в течение нескольких дней для таких позиций, как кофе, пиво, чай, «филадельфия», бизнес-ланч. Также можно использовать и наиболее повторяющиеся комбинации блюд.
Как это происходит:
Если официант не хочет делиться с барменом, то надо просто зайти в красный стол с распечатанным пречеком, отменить его и нажать «Печатать повторно». Это возможно, если официант использует карту или пин-код администратора либо если на его собственной карте есть право «Распечатывать блюда повторно» (см. «Права доступа»). Обратите внимание, что на фишке у бармена будет крупными буквами написано «ПОВТОРНАЯ ПЕЧАТЬ БЛЮДА». И если бармен всё-таки наливал кофе и после этой фразы ничего не заподозрил, это значит, что у него не хватает опыта понять, что что-то идёт не так.
Есть постоянники, которые вообще заказывают всегда одно и то же, для них, скорее всего, будет приготовлен их, можно сказать, именной пречек. Останется только с поварами договориться.
Что делать:
Надо проверить забитые заказы, проверить наличие открытых столов (через iikoFront), проверить через журнал событий. Для этого заходим в «Розничные продажи» – «Журнал событий». Выбираем, какие события мы хотим увидеть (их в системе 367), можно выбрать нужного сотрудника или конкретный терминал. Для данного случая ставим галочки у событий «Повторная печать блюда», «Распечатка повторного пречека», «Отмена пречека».
3. Не отпечатанные позиции, незакрытые суммы
Эта система работает только в режиме фастфуд.
Как это происходит:
При добавлении заказа (2 бургера, 1 кола и картошка фри) сотрудник озвучивает конечную сумму в 500 рублей, при этом тут же удаляя одну из позиций. Сотрудник должен быть в заговоре с поваром и озвучить ему заказ правильно, именно как заказал гость, а не как провёл по кассе – без 1 бургера, к примеру. Разница между суммами, равная стоимости намеренно удалённого блюда, и уходит сотрудникам заведения.
Что делать:
В программе iiko это можно отследить в журнале событий.
4. Стоп-лист бармена
Как это происходит:
Бармен заносит в стоп-лист имеющиеся позиции в инвентаризации. При продаже количество позиций уменьшается и отражается во фронте. Таким образом бармен всегда видит расчётные остатки системы и, если фактическое количество превышает расчётное, может использовать это, чтобы продавать мимо кассы. Например, продавать дорогой алкоголь, но пробивать его как более дешёвый, наживаясь на разнице.
Что делать:
Отслеживать стоп-лист, чтобы всё меню не было занесено в него.
5. Подмена алкоголя, кофе и других барных ингредиентов
Как это происходит:
Бармены подменяют дорогое кофейное зерно, алкоголь или сиропы более дешёвыми, качественное же сырьё продают на стороне или в самом заведении, но не пробивают и забирают деньги себе. Также некоторые недобросовестные сотрудники практикуют самостоятельное употребление украденного или используют его, чтобы угощать друзей или других сотрудников.
Что делать:
Проверять забитые в систему заказы, отслеживать события по камерам, досматривать сотрудников на входе и выходе.
6. Мобильное приложение официанта
Мобильное приложение официанта – очень удобный инструмент, который позволяет принимать заказ, выбивать фишки, переносить выделенные блюда через систему, установленную на телефоне. Многие заведения пользуются этой системой и вполне довольны её работой. Но, как и везде, в ней тоже можно найти лазейки для лёгкого дохода. Одна из них: предъявление счёта без печати пречека – демонстрация официантом суммы к оплате на экране мобильного устройства.
Как это происходит:
Официант принимает заказ, вбивает его на телефоне, фишки появляются на кухне и в баре, всё идёт как обычно. Когда приходит время оплачивать счёт, официант не подаёт гостю напечатанный пречек, а показывает сумму на экране телефона, что никак не отображается в системе. Далее сотрудник забирает наличные за счёт себе и отменяет пречек на фронте.
Что делать:
Журнал событий, посмотреть потенциально опасные операции – отмена пречека и удаление позиций.
7. Мошенничество с бонусными картами
Как это работает:
Официанты или бармены заводят себе карты лояльности, на которых копятся бонусы, и используют их, если заказ делают гости, не участвующие в бонусной системе. Это позволяет накапливать бонусы и списывать их, чтобы взять с другого клиента полную оплату, забрав разницу себе.
Что делать:
То же, что и в пункте «1. Отмена пречека или скидки».
8. Незакрытые столы и размазывание ответственности между сменами
Как это происходит:
Если в заведении никто не контролирует закрытие столов в конце смены, то сотрудник может переносить их на следующий день снова и снова. При этом в день, когда этот стол был открыт, счёт с него пошёл сотруднику в карман.
Что делать:
Запретить данную операцию (оставлять открытыми столы) и проверять это лично.
9. Изменение ТТК перед инвентаризацией бухгалтером
Как это происходит:
При анализе инвентаризации бухгалтер-калькулятор видит расхождение. Чтобы уменьшить сумму расхождений, он может задним числом изменить технологическую карту. Соответственно, количество продукта будет изменено, и система пересчитает итог инвентаризации. Если они в заговоре с поваром, они могут вынести продукты для личных целей.
Что делать:
Есть 2 ситуации:
- Если в течение месяца идёт редактирование техкарты, то чаще всего просто проверяется её корректность – в этом случае всё хорошо, скорее всего, потребность в этом действительно есть и у сотрудника нет корыстного умысла.
- Если после инвентаризации бухгалтер сел сразу что-то подгонять, то, скорее всего, он решил что-то быстро исправить.
10. Акт списания перед инвентаризацией
Как это происходит:
После проведения инвентаризации по её итогам мы видим излишки товара. Чтобы их убрать, бухгалтер-калькулятор может отнести их к статьям порчи, питания сотрудников и т.д. Иногда это нормально, если не идёт в больших объёмах. Но если остаётся в плюсе 3–5 тушек курицы, то бухгалтер-калькулятор может разделить «добычу» с поваром и унести домой.
Что делать:
Смотреть сумму расхода питания персонала, порчи и пр.
11. Откаты от поставщиков
Как это происходит:
В ресторанном бизнесе распространена практика, при которой персонал договаривается с поставщиками в обход руководства, фиксируя выгодные для себя, но не для владельца ресторана условия. Шеф-повар может выбрать более дорогого поставщика при наличии альтернативного варианта подешевле, чтобы получить денежную компенсацию за такое решение. В такой схеме обычно задействован и бухгалтер.
Что делать:
Использовать интеллектуальную систему закупок, контролировать существующие договоры.
12. Ошибки системы, которых не было
Как это работает:
При инвентаризации выявлена недостача. Бухгалтер заявляет, что произошла ошибка системы учёта и на баланс заведения было поставлено неверное количество продукта. Систематическое повторение такой «ошибки» говорит само за себя – проблема явно не в системе, а в воровстве сотрудников.
Что делать:
Внедрить автоматизацию закупок и инвентаризаций, отслеживать частоту таких «ошибок».
Поделиться
