Как принимать товар в ресторане: секреты эффективного управления закупками

Закупка продуктов для ресторана – это не просто процесс, это ключевой фактор, который формирует экономику заведения. Качество и стоимость ингредиентов напрямую влияют на то, что готовится в кухне, а также на ценообразование блюд. Поэтому неудивительно, что процесс приемки товаров становится важным звеном в успешной деятельности ресторана.

В статье расскажем, каким правилам следовать, чтобы обеспечить качественные поставки и избежать ошибок.

Кто ответственный за приемку товаров в ресторане?

Перед сотрудником, отвечающим за закупки, стоит нелегкая задача — обеспечить заведение продуктами высокого качества, в нужном объеме, вовремя и по оптимальной цене. Это требует не только грамотного выбора поставщиков, но и системного подхода к анализу стоимости товаров, формированию заказов и их приемке.
Один из важных аспектов правильной приемки товара в ресторане — это назначение ответственного сотрудника, который будет следить за каждым этапом процесса. Этот сотрудник играет ключевую роль в обеспечении качественных поставок и избегании проблем. Вот почему:
Приемка товаров от поставщиков. Этот этап включает в себя физическую приемку поступающих товаров, проверку их количества и качества. Ответственный сотрудник должен быть внимателен к деталям и обладать опытом работы с поставщиками.

Внесение данных в программу учета. Организация системного учета поступающих товаров помогает избежать расхождений между данными в программе и реальным наличием товаров в ресторане. Это также снижает риск ошибок и хищений.
Контроль за сохранностью и списанием товаров. Сотрудник следит за условиями хранения продуктов, а также за их расходованием на приготовление блюд, напитков и другие потребности заведения.

Отсутствие четко назначенного ответственного лица может привести к серьезным проблемам: расхождениям в учете, хищению среди сотрудников и общему ухудшению эффективности управления запасами.
В зависимости от размера и формата предприятия общественного питания ответственным за приемку товара может быть заведующий складом, кладовщик или любой другой сотрудник, который дополнительно к своим обязанностям готов заниматься приемкой товаров. В некоторых случаях несколько сотрудников могут разделять ответственность, например, шеф-повар за продукты, сомелье за напитки, управляющий за прочие товары.

прием товара

Как принимать товары

Процедура приемки товаров в ресторане — ключевой момент, определяющий успешность его экономики. Настройка этого процесса с учетом особенностей заведения и количества сотрудников играет важную роль. Давайте рассмотрим общие правила приемки товара в 6 шагов:

Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.

Кладовщик внимательно изучает документы от поставщика, сопоставляя наименования, количество и цены товаров с договором. Важно также убедиться в правильности реквизитов заведения в документах.

Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, и их соответствие документам.

Кладовщик контролирует упаковку, тару, маркировку, а также температурный режим товаров. Пересчет, взвешивание и выборочное вскрытие помогают удостовериться в соответствии товаров документам.

Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.

При выявлении расхождений кладовщик составляет акт о расхождении, который подписывается и заверяется для урегулирования ситуации с поставщиком.

Шаг 4. Подтверждение приемки товаров.

В случае отсутствия расхождений кладовщик подписывает сопроводительные документы, используя печать или доверенность при необходимости. При расхождениях вносятся исправления и подписи кладовщика и представителя поставщика.

Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.

Кладовщик вводит информацию о товарах в программу учета, формируя приходную накладную для дальнейшего контроля запасов.

Шаг 6. Размещение товара в местах хранения.

Завершающий этап — размещение товаров в соответствующих местах хранения. Использование чек-листа при приемке товара помогает обеспечить точность и оперативность процесса.

Эффективная приемка товаров в ресторане не только обеспечивает правильное управление запасами, но также поддерживает высокий стандарт обслуживания. Оптимизация этого процесса с учетом рекомендаций и налаженный контроль обеспечат стабильность и качество в работе заведения.

Подпишись на нашу рассылку и
получи бесплатные материалы

Критерии эффективной приемки продукции в ресторане

Для обеспечения качественного товара, неподдельного и безопасного для гостей, необходимо обращать внимание на несколько важных критериев, начиная от момента поступления продукции и до ее хранения:

Состояние транспортного средства:

Транспортные средства, доставляющие продукцию, должны быть чистыми и поддерживать высокие стандарты гигиеничности.
Багажники и кузова должны быть в идеальном состоянии, без трещин и повреждений.
Поставщик должен обеспечивать регулярное мытье и дезинфекцию мест хранения продуктов в транспортных средствах.

Хранение продуктов и товарное соседство:

Продукция должна транспортироваться на паллетах, а не на полу транспортного средства.
Соблюдение принципов товарного соседства, предотвращая размещение различных видов продуктов рядом, чтобы избежать негативного влияния на их качество.

Температурный режим:

Следует строго соблюдать температурные режимы, указанные производителем на упаковке продукции.
Мясо и молочные продукты должны транспортироваться в специальных рефрижераторах, десерты – в холодильниках, особенно в теплое время года.

Соблюдение цепочки холода:

Температурный режим должен поддерживаться от момента поступления товара от производителя до приемки на склад ресторана.
Замороженная продукция не должна быть разморожена до момента приемки и последующей заморозки, чтобы избежать порчи товара.

Упаковка и маркировка:

Поврежденная упаковка может служить признаком испорченной продукции.
Маркировка обязательна и содержит важные сведения о продукте, включая дату производства, срок годности и состав.

Сопроводительные документы:

Водитель должен иметь сертификаты на продукцию и необходимые бухгалтерские документы для подтверждения законности и качества товара.

Качество продукции:

Если транспорт и документация находятся в порядке, но продукт все равно испорчен, следует немедленно вернуть его производителю.

Соблюдение вышеуказанных критериев при приемке товаров в ресторане обеспечит высший стандарт качества и безопасности продукции, что важно для удовлетворенности гостей и успешного ведения бизнеса в сфере общественного питания.

прием товара2

Список документов при приёмке товара

Документация при приёмке товаров в ресторане: Обеспечение Прозрачности и Качества
Вместе с поступающими товарами, поставщик также предоставляет разнообразные документы, играющие важную роль в процессе приёмки товаров в ресторане. Эти документы делятся на бухгалтерские (связанные с передачей товаров) и на документы, сопровождающие продукты:

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

Товарная накладная. Основной документ, в котором указываются названия товаров, их количество, цены, а также реквизиты как поставщика, так и ресторана.
Счёт-фактура. Выставляется поставщиками, работающими с НДС, и содержит детали по стоимости товаров и налогов.
Универсальный передаточный документ (УПД). Совмещает функции товарной накладной и счета-фактуры, предоставляя универсальный инструмент учета товаров.
Товарно-транспортная накладная. Необходима, если товары доставляются на автомобиле, содержит информацию о товаре, маршруте и услугах доставки.

Документы на продукты:

Ветеринарное свидетельство или клеймо. Необходимо для мяса и рыбы, подтверждая их безопасность и качество.
Этикетка для свежих фруктов и овощей. Должна содержать информацию о месте сбора и производителе.
Штамп, этикетка и ветеринарное свидетельство для яиц. Гарантируют безопасность и происхождение яиц.
Сертификаты качества и ГОСТ для бакалеи. Удостоверяют соответствие продукции установленным стандартам.
Удостоверение качества для молочной продукции. Подтверждает высокие стандарты качества от производителя.

Подписи на этих документах, как со стороны поставщика, так и ответственного сотрудника ресторана, подтверждают передачу и прием товаров. Важно уделять внимание каждому документу, так как они играют ключевую роль в обеспечении прозрачности и качества всего поступающего товара.