Как принимать товар в ресторане: секреты эффективного управления закупками

Закупка продуктов для ресторана – это не просто процесс, это ключевой фактор, который формирует экономику заведения. Качество и стоимость ингредиентов напрямую влияют на то, что готовится на кухне, а также на ценообразование блюд. Поэтому неудивительно, что процесс приёмки товаров становится важным звеном в успешной деятельности ресторана, потому что от него зависят фудкост и наценка.

В статье расскажем, каким правилам следовать, чтобы обеспечить качественные поставки и избежать ошибок.

Кто ответственный за приёмку товаров в ресторане?

Перед сотрудником, отвечающим за закупки, стоит нелёгкая задача — обеспечить заведение продуктами высокого качества, в нужном объёме, вовремя и по оптимальной цене. Это требует не только грамотного выбора поставщиков, но и системного подхода к анализу стоимости товаров, формированию заказов и их приёмке, чему учат на курсе по закупкам в iiko.

Один из важных аспектов правильной приёмки товара в ресторане — это назначение ответственного сотрудника, который будет следить за каждым этапом процесса. Этот сотрудник играет ключевую роль в обеспечении качественных поставок и предотвращении проблем. Вот почему:

• Приёмка товаров от поставщиков. Этот этап включает в себя физическую приёмку поступающих товаров, проверку их количества и качества. Ответственный сотрудник должен быть внимателен к деталям и обладать опытом работы с поставщиками.
• Внесение данных в программу учёта. Организация системного учёта поступающих товаров помогает избежать расхождений между данными в программе и реальным наличием товаров в ресторане. Это также снижает риск ошибок и хищений.
• Контроль за сохранностью и списанием товаров. Сотрудник следит за условиями хранения продуктов, а также за их расходованием на приготовление блюд, напитков и другие потребности заведения.

Отсутствие чётко назначенного ответственного лица может привести к серьёзным проблемам: расхождениям в учёте, хищению среди сотрудников и общему ухудшению эффективности управления запасами, вплоть до таких схем, как откаты и сговор с поставщиками.

В зависимости от размера и формата предприятия общественного питания ответственным за приёмку товара может быть заведующий складом, кладовщик или любой другой сотрудник, который дополнительно к своим обязанностям готов заниматься приёмкой товаров. В некоторых случаях несколько сотрудников могут разделять ответственность, например, шеф-повар за продукты, сомелье за напитки, управляющий за прочие товары.

Рекомендации по выбору ответственного:

• Опыт. Назначение опытного сотрудника для приёмки товаров помогает контролировать важные детали, например правильное размещение товаров на складе с соблюдением правил товарного соседства, и предотвращение повреждений.
• Распределение поставщиков. Если ответственных несколько, разумно распределить поставщиков между ними. Это помогает каждому ответственному быстро запомнить все особенности приёмки товаров от конкретного поставщика.
• Разграничение обязанностей. В зависимости от специфики товаров разделение ответственности между шеф-поваром, сомелье и управляющим может быть эффективным подходом.

Важным моментом является идеальная комбинация опыта, внимательности к деталям и умения эффективно управлять процессом приёмки товаров в ресторане.

Как принимать товары

Процедура приёмки товаров в ресторане — ключевой момент, определяющий успешность его экономики. Настройка этого процесса с учётом особенностей заведения и количества сотрудников играет важную роль. Давайте рассмотрим общие правила приёмки товара за 6 шагов:

• Шаг 1. Проверка документов и их соответствия договору.
  Кладовщик внимательно изучает документы от поставщика, сопоставляя наименования, количество и цены товаров с договором. Важно также убедиться в правильности реквизитов заведения в документах.
• Шаг 2. Проверка количества и качества товаров и их соответствия документам.
  Кладовщик контролирует упаковку, тару, маркировку, а также температурный режим товаров. Пересчёт, взвешивание и выборочное вскрытие помогают удостовериться в соответствии товаров документам.
• Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.
  При выявлении расхождений кладовщик составляет акт о расхождении, который подписывается и заверяется для урегулирования ситуации с поставщиком.
• Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.
  В случае отсутствия расхождений кладовщик подписывает сопроводительные документы, используя печать или доверенность при необходимости. При расхождениях вносятся исправления и подписи кладовщика и представителя поставщика.
• Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.
  Кладовщик вводит информацию о товарах в программу учёта, формируя приходную накладную для дальнейшего контроля запасов.
• Шаг 6. Размещение товара в местах хранения.
  Завершающий этап — размещение товаров в соответствующих местах хранения. Использование чек-листа при приёмке товара помогает обеспечить точность и оперативность процесса.

Эффективная приёмка товаров в ресторане не только обеспечивает правильное управление запасами, но также поддерживает высокий стандарт обслуживания. Оптимизация этого процесса с учётом рекомендаций и налаженный контроль обеспечат стабильность и качество в работе заведения.

Критерии эффективной приёмки продукции в ресторане

Для обеспечения качественного товара, неподдельного и безопасного для гостей, необходимо обращать внимание на несколько важных критериев, начиная от момента поступления продукции и до её хранения:

Состояние транспортного средства:

• Транспортные средства, доставляющие продукцию, должны быть чистыми и поддерживать высокие стандарты гигиеничности.
• Кузова и фургоны должны быть в идеальном состоянии, без трещин и повреждений.
• Поставщик должен обеспечивать регулярное мытьё и дезинфекцию мест хранения продуктов в транспортных средствах.

Хранение продуктов и товарное соседство:

• Продукция должна транспортироваться на паллетах, а не на полу транспортного средства.
• Соблюдение принципов товарного соседства: разные виды продуктов не должны размещаться рядом, чтобы не влиять на качество друг друга.

Температурный режим:

• Следует строго соблюдать температурные режимы, указанные производителем на упаковке продукции.
• Мясо и молочные продукты должны транспортироваться в специальных рефрижераторах, десерты – в холодильниках, особенно в тёплое время года.

Соблюдение цепочки холода:

• Температурный режим должен поддерживаться от момента поступления товара от производителя до приёмки на склад ресторана.
• Замороженная продукция не должна размораживаться в пути: повторная заморозка портит товар, и такую поставку принимать нельзя.

Упаковка и маркировка:

• Повреждённая упаковка может служить признаком испорченной продукции.
• Маркировка обязательна и содержит важные сведения о продукте, включая дату производства, срок годности и состав.

Сопроводительные документы:

• Водитель должен иметь сертификаты на продукцию и необходимые бухгалтерские документы для подтверждения законности и качества товара.

Качество продукции:

• Если транспорт и документация находятся в порядке, но продукт всё равно испорчен, следует немедленно вернуть его производителю.

Соблюдение вышеуказанных критериев при приёмке товаров в ресторане обеспечит высокий стандарт качества и безопасности продукции, что важно для удовлетворённости гостей и успешного ведения бизнеса в сфере общественного питания.

Список документов при приёмке товара

Вместе с поступающими товарами поставщик также предоставляет разнообразные документы, играющие важную роль в процессе приёмки товаров в ресторане. Эти документы делятся на бухгалтерские (связанные с передачей товаров) и на документы, сопровождающие продукты:

Бухгалтерские документы на передачу товаров:

• Товарная накладная. Основной документ, в котором указываются названия товаров, их количество, цены, а также реквизиты как поставщика, так и ресторана.
• Счёт-фактура. Выставляется поставщиками, работающими с НДС, и содержит детали по стоимости товаров и налогов.
• Универсальный передаточный документ (УПД). Совмещает функции товарной накладной и счёта-фактуры, предоставляя универсальный инструмент учёта товаров.
• Товарно-транспортная накладная. Необходима, если товары доставляются на автомобиле, содержит информацию о товаре, маршруте и услугах доставки.

Документы на продукты:

• Ветеринарное свидетельство или клеймо. Необходимо для мяса и рыбы, подтверждает их безопасность и качество.
• Этикетка для свежих фруктов и овощей. Должна содержать информацию о месте сбора и производителе.
• Штамп, этикетка и ветеринарное свидетельство для яиц. Гарантируют безопасность и происхождение яиц.
• Сертификаты качества и ГОСТ для бакалеи. Удостоверяют соответствие продукции установленным стандартам.
• Удостоверение качества для молочной продукции. Подтверждает высокие стандарты качества от производителя.

Подписи на этих документах, как со стороны поставщика, так и ответственного сотрудника ресторана, подтверждают передачу и приём товаров. Важно уделять внимание каждому документу, так как они играют ключевую роль в обеспечении прозрачности и качества всего поступающего товара.