Проверка ревизии в iiko: пошаговый алгоритм поиска недостач

Инвентаризация в iiko выдаёт недостачу за минуту. А вот понять, что за ней стоит — реальная потеря, ошибка в накладной или неверная техкарта, — без проверки нельзя. Если принять результат ревизии как есть, собственник получает цифру, на которую не может опереться: наказывают не тех, правят не то, а через месяц расхождения возвращаются.

Ниже — порядок, по которому мы проверяем ревизии в ресторанах, кафе и барах на iiko. Он рассчитан на бухгалтера-калькулятора или управляющего, который закрывает месяц, и опирается на стандартные отчёты iikoOffice. В iikoWeb часть отчётов называется и выглядит иначе, но логика проверки та же.

Почему порядок важнее скорости

Инвентаризация сравнивает фактический остаток с учётным на конкретную дату и время. Учётный остаток складывается из всех документов до этого момента: приходов, перемещений, актов приготовления и переработки, списаний, продаж. Если любой из них внести задним числом уже после ревизии, учётный остаток на её дату изменится, и выводы по недостачам, сделанные раньше, окажутся неверными. Поэтому проверка начинается не с отчётов, а с дисциплины документов — и с календаря.

• До 20-го числа — догнать приход: внести все накладные текущего месяца, которые ещё лежат на бумаге или в почте.
• С 20-го до конца месяца — вносить приходы и расходы ежедневно, в день поставки или операции.
• День ревизии — внести в iiko все инвентаризации: по бару, кухне и остальным складам.
• До 2-го числа следующего месяца — сверить цены поставщиков; бухгалтерия исправляет ошибки в накладных.
• После исправлений — разобрать отклонения по шагам 4–8, поправить техкарты и закрыть период для изменений.

Шаг 1. Приходы и расходы — до даты ревизии

К моменту инвентаризации в iiko должны быть проведены все документы периода: приходные накладные, внутренние перемещения между складами, акты приготовления и переработки, списания и возвраты поставщикам. Проверьте:

• дата и время каждого документа — раньше даты и времени инвентаризации;
• в реестрах нет непроведённых документов: iikoOffice выделяет их синим цветом, и на остатки они не влияют;
• поставки оприходованы на тот склад, куда товар пришёл на самом деле: бар и кухня — разные склады.

Время инвентаризации ставьте после закрытия последней кассовой смены дня, чтобы все продажи попали в учёт раньше ревизии.

Шаг 2. Инвентаризация — в программу в день ревизии

Бланки подсчёта вносят в iiko в тот же день. Через пару дней уже никто не вспомнит, что было записано на полях, куда переставили ящик и почему в черновике две цифры. Отложенный ввод — главный источник «исправлений по памяти», которые потом невозможно проверить.

Количество вносите в тех же единицах, в которых считали. Для заготовок это критично — подробнее в шаге 5.

Шаг 3. Сверка цен поставщиков

Ошибка в цене накладной не меняет количество, но искажает себестоимость, а значит — и сумму недостачи или излишка в рублях. Поэтому до разбора ревизии сверяют цены.

В разделе настраиваемых отчётов iikoOffice соберите отчёт по поставщикам за период с колонками: номер документа, дата, товар, количество, средняя цена, контрагент, склад. Сохраните вид, чтобы не собирать его каждый месяц заново, и выгрузите в Excel. Если такого отчёта у вас ещё нет, посмотрите, как создать собственный отчёт в iiko.

Отсортируйте строки по товару и сравните среднюю цену одного и того же товара в разных накладных. Резкий скачок — повод открыть документ. Типичные причины:

• цена за упаковку внесена как цена за килограмм, или наоборот;
• перепутаны единицы измерения: граммы и килограммы, штуки и упаковки;
• лишний или потерянный ноль;
• товар оприходован не в свою карточку.

Спорные строки отдают бухгалтерии. Она исправляет накладную в iikoOffice и ставит в отчёте отметку: «исправлено» или «верно». Во втором случае — с комментарием, почему цена отличается: новый прайс, акция поставщика, другой производитель. Срок — до 2-го числа следующего месяца. Отметки избавляют от повторной проверки тех же строк в следующем месяце.

Шаг 4. Отчёт об изменении себестоимости

Откройте «Отчет об изменении себестоимости» за последние три месяца. В нём есть фильтр «Процент изменения себестоимости по модулю больше чем» — поставьте 40%. В отчёте останутся позиции, у которых себестоимость единицы за период выросла или упала больше чем на 40%.

Каждую такую позицию проверьте по отчёту «Движение товара»: найдите документ, после которого себестоимость скакнула, и исправьте его, если причина — ошибка. Порог 40% — сигнал для проверки, а не приговор: у сезонных овощей и ягод цена может законно меняться сильнее. Три месяца нужны, чтобы отличить тренд от разового скачка.

Подробно о том, как работать с отчётом об изменении себестоимости и что ещё он показывает, мы писали в отдельной статье.

Шаг 5. Заготовки в инвентаризации

Мастер инвентаризации в iiko начинается с подсчёта приготовленных блюд и заготовок, на которые не создавали акты приготовления: iiko разложит их на ингредиенты по техкартам. Здесь ошибаются чаще всего, потому что заготовки считает кухня, а вносит бухгалтер. Проверьте:

• Единицы измерения. Что у поваров хранится в порциях, вносится в порциях; что хранится на развес — в килограммах. Перепутанные порции и килограммы дают ошибку в разы, а то и в сотни раз.
• Количество. Оно должно быть правдоподобным. Если по ревизии в холодильнике 60 порций салата, а обычно заготавливают 15, это скорее ошибка ввода, чем рекорд кухни.
• Использование в блюдах. Каждая заготовка из ревизии должна входить хотя бы в одно блюдо. Если не входит, скорее всего, выбрали старую или дублирующую карточку.
• Номенклатура. Если в вашей базе технические позиции помечены в названии символами вроде «+» или «*», их появление в ревизии означает, что выбрали не ту карточку.

Шаг 6. Акты списания

Откройте реестр актов списания за период и отфильтруйте его по счёту списания. Смотрите не на общую сумму, а на каждый счёт отдельно: соответствуют ли состав и суммы тому, для чего счёт заведён. Порча с понятными причинами — нормально. Крупные суммы без комментариев и дорогие позиции на «хозяйственных» счетах — повод разобраться.

Отдельно просмотрите акты, созданные с кассы, — это видно по комментарию документа. Такие акты появляются, например, при удалении блюд со списанием. Это зона, которую стоит контролировать каждый месяц, а не только когда ревизия не сошлась.

Шаг 7. Акты переработки

Реестр актов переработки за период проверьте по трём признакам:

• непроведённые акты (синие) — переработка не отразилась на остатках;
• акты с нулевой суммой — обычно это товар без себестоимости или ошибка в карточке;
• большое отклонение фактического выхода от нормы — либо неверная норма отхода, либо реальная потеря, которую нужно объяснить.

Когда применять акт переработки, а когда — пересорт и как оформлять их без искажения себестоимости, мы разобрали отдельно.

Шаг 8. Оборотно-сальдовая ведомость и разбор отклонений

Последний и главный шаг — расширенная оборотно-сальдовая ведомость (РОСВ) по каждому складу за период. Сначала три проверки:

• Товары, которые не участвовали в инвентаризации. Если у позиции было движение или остаток, а в ревизию она не попала, её либо забыли посчитать, либо остаток «висит» с прошлых периодов. В обоих случаях результат по складу искажён.
• Заготовки и блюда в ведомости. Если заготовки считаются на первом шаге инвентаризации и списываются по ингредиентам, в РОСВ их быть не должно. Исключение — полуфабрикатный учёт, где заготовки приходуются актами приготовления: там они в ведомости законно, но сверять их нужно отдельно.
• Отрицательные остатки на конец периода. РОСВ подсвечивает их цветом. Минус означает, что по учёту расходовали товар, которого не было: не проведён приход, товар пришёл на другой склад, перепутана единица измерения или случился пересорт.

Excel-таблица: недостача в процентах от расхода

Дальше ведомость выгружают в Excel. У нас для этого есть рабочая таблица «Автоинвент», но её несложно собрать и самостоятельно. Идея простая: смотреть на недостачу не в абсолютных цифрах, а относительно расхода товара. 200 граммов недостачи по сыру, который уходит килограммами в день, и те же 200 граммов по специи, которой продают 100 граммов в месяц, — совсем разные истории.

Добавьте к выгрузке колонку с формулой. Если в столбце T — количество недостачи, а в столбце H — количество продаж (в выгрузке оба числа со знаком минус), формула для второй строки такая:

=ЕСЛИ(T2<0;ЕСЛИ(H2<>0;T2/H2;"анализ");"")

Формула показывает недостачу в процентах от продаж. Если недостача есть, а продаж не было, в ячейке появится слово «анализ»: товар исчез, не уходя в блюда, — такие строки проверяют первыми.

Затем настройте условное форматирование относительно нормы потерь, которую вы для себя приняли. Например:

• Зелёный или пусто — недостачи нет или она в пределах нормы. Не трогать.
• Жёлтый — недостача выше нормы, но не больше двух норм. Проверить движение товара.
• Розовый или красный — недостача больше двух норм. Разобрать до причины: техкарты, раскладки, приходы.
• «анализ» — недостача без продаж. Проверить в первую очередь.

Как дойти до причины

Каждую цветную строку разбирают двумя отчётами:

• «Движение товара» — все документы по позиции за период с остатком после каждого. Смотрите по всем складам, а не только по тому, где недостача: товар часто оказывается оприходован на соседний склад.
• «Отчет о вхождении товара в блюда» — в какие блюда и с каким весом брутто и нетто входит товар.

Дальше цифры сверяют с раскладками поваров и барменов — с тем, сколько продукта фактически кладут в блюдо.

Пример из практики. По бадьяну недостача составила 82% от расхода: по учёту в блюда ушло 98 г, а на полке не хватило ещё 80 г. Отчёт о вхождении показал, что бадьян входит в два напитка — глинтвейн и безалкогольный глинтвейн — по 1 г брутто на порцию. Следующий шаг — раскладка бармена: если в напиток фактически кладут больше, правят техкарту; если нет — ищут, куда ещё уходит товар.

Если причина в техкарте, исправьте её и проверьте другие блюда с тем же продуктом. Устройство технологических карт в iiko разобрано в отдельном материале.

Частые симптомы и где искать причину

• Скачок средней цены товара между накладными. Где смотреть: приходная накладная. Частая причина: цена за упаковку вместо цены за килограмм, лишний ноль, не та единица.
• Себестоимость единицы изменилась больше чем на 40%. Где смотреть: «Движение товара». Частая причина: ошибка в приходе, пересорт, не та карточка.
• Отрицательный остаток на конец периода. Где смотреть: «Движение товара» по всем складам. Частая причина: приход не проведён или оприходован на другой склад.
• Недостача без продаж. Где смотреть: «Движение товара», перемещения, списания. Частая причина: товар ушёл без документа или случился пересорт.
• Стабильный процент недостачи от продаж. Где смотреть: вхождение товара в блюда и раскладки. Частая причина: в техкарте занижен вес брутто.
• Излишек по одному товару и недостача по похожему. Где смотреть: инвентаризация и приходы обоих товаров. Частая причина: пересорт при приёмке или подсчёте.

Регламент на одной странице

• До 20-го — догнать приход, дальше вносить документы ежедневно.
• В день ревизии — внести все инвентаризации.
• До 2-го — сверить цены поставщиков; бухгалтерия исправляет накладные и отмечает «исправлено» или «верно».
• Отчёт об изменении себестоимости за три месяца с фильтром 40%.
• Заготовки: единицы, количество, использование в блюдах.
• Акты списания по счетам, отдельно — созданные с кассы.
• Акты переработки: непроведённые, нулевые, с большим отклонением.
• РОСВ: непосчитанные позиции, заготовки в ведомости, минусы; затем Excel и разбор каждой цветной строки до причины.

После исправлений закройте период для изменений, чтобы задним числом в нём ничего не поменялось. В реестрах iiko документы закрытого периода выделяются серым.

Если после такой проверки цветных строк остаётся много, а причины не находятся, дело обычно не в ревизии, а в базе: номенклатуре, техкартах и дисциплине документов. В этом случае разумнее начать с аудита товарно-складского учёта — он покажет, где именно рвётся цепочка.