Введение
Тема сокращения расходов и оптимизации — одна из самых излюбленных среди руководителей бизнеса, и не только ресторанного. События последних трёх лет научили нас, что выживает тот, кто может вовремя среагировать и перестроить свой бизнес. А уж на ресторанный бизнес, как ни на какой другой, влияет абсолютно всё, что происходит вокруг: если гости начинают экономить, то начинают с сокращения расходов на развлечения, куда входит и поход в ресторан.
До того как решиться на сокращение расходов, мы, как эксперты по оцифровке и масштабированию, всегда рекомендуем начать с точки А. Точкой А будет настройка учёта в заведении, и делать это нужно в системе автоматизации (конечно же, iiko): так учёт будет прозрачным, доступным с любых устройств и в режиме онлайн. Ведь до того как сокращать, нужно понимать, что именно сокращать и нужно ли вообще — с этого и начинается аудит управленческого учёта.
К сожалению, вести учёт — и личных финансов, и в бизнесе — готовы и хотят не все. Получается, что тогда сокращают всё, что видят. А что не видят, не сокращают. На самом деле сокращать и оптимизировать в бизнесе можно абсолютно всё. Но не все сокращения проходят безболезненно — как для самого руководства, так и для сотрудников.
Мы расскажем реальные кейсы оптимизации расходов наших клиентов. Что же чаще всего и безболезненно можно оптимизировать:
- Меню заведения;
- Закуп;
- Основные расходы;
- Прочие расходы;
- Налоги;
- Маркетинг;
- Фонд оплаты труда.
Давайте подробнее разберём каждый из перечисленных пунктов.
Оптимизация меню ресторана
«Что здесь можно сократить, а главное — зачем?» — подумаете вы. Но как раз-таки тут и кроется основное зло. Ведь самым главным расходом в ресторанной сфере является фудкост (food cost). Чем больше позиций в меню и чем они разнообразнее, тем больше списаний: продавать абсолютно всё и всем невозможно, а продукты под обширное меню нужно хранить на остатках, и у всего есть срок годности. Больше закупа разнообразных продуктов — больше «замороженных» денег.
А оптимизировать меню помогает самый незамысловатый отчёт — ABC-анализ блюд (в iiko он так и называется). Отчёт покажет:
- популярность, равномерность расхода и прибыльность позиций меню;
- на продажу каких позиций следует делать акцент, в каких следует увеличивать маржу, а какие позиции следует и вовсе вывести из продажи.
Мы рекомендуем снимать данный отчёт хотя бы раз в неделю и анализировать его с шеф-поваром и управляющим, дабы они поставили себе необходимые цели и задачи на ближайшую неделю.
Оптимизация закупок
Следующее, что можно сократить, и это тоже повлияет на фудкост, — закуп. Учитывая, как за последние 3–4 года цены на продукты меняются с молниеносной скоростью, мы советуем следить за закупочными ценами не реже чем раз в неделю: именно закупочные цены формируют себестоимость блюд. Следить и вовремя реагировать на изменение закупочных цен уже давно помогают и сами системы автоматизации ресторанного бизнеса (iiko точно умеет подсказывать скачки закупочных цен).
Но если этого недостаточно, то можно снять отчёты по изменению себестоимости и отчёт по поставщикам, которые покажут, как сильно и в какой конкретно момент скакнула стоимость у поставщика. А чтобы все эти изменения и скачки были замечены, можно подключить систему DocsInBox, которая сама прямо в приходной накладной будет сигнализировать, что в этот раз, скажем, помидоры пришли дороже на столько-то рублей.
Иначе получится, как у одного нашего клиента — большая столовая, в меню всё разнообразие от местной кавказской кухни до хот-догов и бургеров. Мы провели аудит в заведении, проверили все холодильники и морозильные камеры и обнаружили полный морозильник булочек для хот-догов. При этом по отчёту о продажах мы знали, что проходимость этих булочек — 5–6 штук в день. Получалось, что в них «заморозили» денег на год вперёд. А с учётом сроков годности понятно, что большая часть этого запаса будет списана через несколько месяцев. Так и выходит: хотели сэкономить рубль на булочке, а списали в итоге намного больше, чем сэкономили разово на закупе.
В любом случае сокращать расходы на закупках нужно с умом. Нужно проверять отчёты и, возможно, искать альтернативу сырью или поставщику. Кстати, это тоже можно планировать: в iikoWeb есть такая функция под кнопкой «План».
Сокращение основных расходов заведения
Далее можно переходить к сокращению основных расходов. Здесь важнее всего снять для начала отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и посмотреть по нему в разрезе последних 6–12 месяцев, какие расходы возросли и плановым ли был этот рост. Если нет, то, проходясь по каждому из расходов — например расходам на хозтовары, служебное питание персонала, упаковку, — можно точно понять, что именно сократить.
Например, мы с клиентами выявили, что готовить отдельное служебное питание с ограниченным бюджетом для персонала намного выгоднее, чем кормить их остатками бизнес-ланчей. А вот без учёта и снятия инвентаризаций по хозтоварам и упаковке точно не обойтись. Мы за 2 месяца работы с клиентами сокращаем расходы на упаковку и хозтовары на величину до 20% от прежних затрат по этим статьям, всего лишь начав учитывать их в инвентаризациях и контролировать расход.
Сокращение прочих расходов ресторана
А вот с прочими расходами так легко не получится. Что можно проверить и контролировать на ежемесячной основе? Электроэнергию, водоснабжение, интернет и связь, охрану и комиссии банка. Рекомендуем ежемесячно снимать отчёт о прибылях и убытках и отчёт о движении денежных средств и сравнивать суммы расходов в суммарном и процентном соотношении от выручки по данным показателям от месяца к месяцу. Это позволит держать руку на пульсе и вовремя реагировать на скачок расходов.
Оптимизация расходов на налоги
Здесь рекомендации будут максимально просты: ваш бухгалтер должен быть осведомлён обо всех изменениях в законодательстве по данной теме. Дабы избежать штрафов и пени, нужно раз в год утверждать учётную политику вашего предприятия с учётом всех изменений. Также нужно постоянно искать наиболее подходящий для вашего бизнеса режим налогообложения и пересматривать льготы и субсидии. Мы знаем множество рестораторов, которые получали выплаты от государства, и это на самом деле работает.
Оптимизация расходов на маркетинг
Что ж, проверив снова отчёт о прибылях и убытках и сравнив расходы с прошлыми периодами, мы рекомендуем обратить внимание на расходы по маркетингу и разделить их на следующие счета:
- SMM
- Печатная продукция
- Наружная реклама
- Радио и телевидение
- Блогеры
Да, все эти расходы могут быть непостоянными, и здесь помимо сравнения и контроля нужно периодически искать и сравнивать контрагентов. Благо интернет позволяет это сделать. А также любой канал маркетинга нужно проверять на результативность.
Оптимизация расходов на ФОТ
И мы с вами плавно переходим к оптимизации расходов на фонд оплаты труда. Весь ФОТ (Labour Cost) также можно увидеть, собрав ОПиУ. Вообще мы, как эксперты, рекомендуем сокращать ФОТ только в последнюю очередь, после всех предыдущих статей расходов. Особенно сейчас: рынок труда теряет специалистов, и мы ощущаем постоянную нехватку профессионалов. Во-первых, зарплата в вашем заведении не должна быть ниже средней по рынку.
Во-вторых, лучше начать с сокращения расходов на бэк-офис — административный и бухгалтерский персонал. Здесь точно можно часть работы передать на аутсорс: это будет и дешевле, и освободит рабочее место в офисе.
На экспертизах мы всегда проверяем обязанности и выполняемую работу персонала. Зачастую получается так, что персонала много, а его выработка такая же, как если бы его было на 20% меньше. Здесь всё индивидуально, зависит и от формата, и от концепции заведения. По нашему опыту, при постоянном и правильном контроле и учёте ФОТ удаётся сократить на величину до 20% от его прежнего размера и удерживать на этом уровне.
Вывод
Таким образом, оптимизировать и сократить можно практически любые расходы. Но чтобы это делалось не по ощущениям — а бизнес по ощущениям живёт недолго, — нужно начать вести учёт в ресторане, и с этим отлично помогает система автоматизации iiko. Дополнительные инструменты помогут сократить расходы ещё на 10–20%.
Поделиться
