ЕГАИС – защита от распространения опасных подделок, поэтому так важно, чтобы все участники рынка правильно работали с этой системой. Ресторатору со своей стороны нужно регулярно проводить инвентаризацию алкоголя, чтобы отражать актуальный баланс заведения.
Кому нужно инвентаризировать алкоголь
Любой бизнес, который производит алкогольную продукцию или закупает ее у поставщика для продажи конечному потребителю, обязан быть участником ЕГАИС. Ресторан не может закупить водку, вино или пиво просто в супермаркете, как рядовой розничный потребитель – это нарушает цепочку товарного пути. Если так сделать, то получится, что товар как будто вышел из оборота по ЕГАИС, а потом из ниоткуда возник в ресторане – такую продукцию закон будет считать контрафактной. Единственный правильный сценарий: покупка у производителя, импортера или оптового продавца, который также работает с ЕГАИС и готов предоставить накладную на каждую партию.
Заявленное в системе и фактическое количество алкоголя на остатке у ресторана должно совпадать – это регулирует 171-ФЗ.
Учет алкоголя в общепите отличается от магазинов. Для ресторана или бара продажей считается любое вскрытие тары. Каждая открытая бутылка вина или кега пива – это продажа, которая должна быть отражена в ЕГАИС. Не имеет значения, был подан напиток гостю или его использовали при приготовлении блюд – все оформляется как продажа.
Для государства несоответствие баланса ресторана и данных в ЕГАИС говорит о том, что заведение скрывает часть продаж и проводит их мимо системы. Нарушение карается конфискацией и наложением штрафов. Более того – у ресторана могут отозвать лицензию на алкоголь. При этом по закону инвентаризировать не обязательно, нет никаких конкретных сроков и регламентов для этой процедуры, главное поддерживать актуальность информации в системе учета.
Как следить за актуальностью данных в ЕГАИС
Сведения в системе всегда будут корректными, если фиксировать все операции, способные повлиять на количество алкоголя на складе. Что нужно всегда вносить в ЕГАИС:
- поставки;
- продажи;
- списания;
- возвраты.
Даже при самом внимательном учете возможны ситуации, когда реальность не соответствует документам. Инвентаризация поможет своевременно разобраться в проблеме и привести дела в порядок, не дожидаясь проверки и последующих санкций.
Подпишись на нашу рассылку и
получи бесплатные материалы
Как подготовиться к инвентаризации алкоголя
Сверка баланса заведения по алкоголю будет проведена корректно только при соблюдении нескольких условий. Прежде всего нужно остановить все операции с алкоголем – не продавать, не списывать и не ставить на баланс ничего во время переучета. Инвентаризация проводится в специальной программе – системе учета. Существует множество программных решений с таким функционалом, разработанных именно для ресторанной сферы. Логика работы у них примерно одинаковая, но есть различия в интерфейсе, названиях отдельных команд и степени автоматизации.
Что именно предстоит проверить:
- Документы на предмет добавления в систему учета. Если есть те, что не имеют статуса «Утверждено в ЕГАИС», их требуется удалить.
- Правильность данных о поступившем алкоголе – получатель и адрес ресторана должны быть верными.
- Правильность категоризации алкоголя – все позиции находятся в одном разделе.
- Работоспособность сканера или мобильного приложения с функцией сканирования.
- Остатки алкоголя по данным ЕГАИС.
После пошаговой проверки всех пунктов можно создать документ «Инвентаризация» и приступить к основной части.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация крепких алкогольных напитков и пива проводится по-разному. В случае с водкой, бренди и другим крепким алкоголем сканируют каждую акцизную марку, наклеенную на тару. Для слабоалкогольной продукции отражают только общее количество напитка. Важно: сканировать нужно только закрытые бутылки.
В результате последовательного сканирования всей алкогольной продукции на складе ресторана вы получите актуальный остаток на текущий день. Система учета покажет для каждой позиции из ассортимента, сколько бутылок есть по факту, а сколько зафиксировано в ЕГАИС.
Если в наличии оказалось больше какой-то продукции, чем должно быть на балансе, ее или добавляют в систему или реализуют без сканирования до момента, пока данные не сравняются.
В противоположной ситуации, при обнаружении недостачи бутылок на остатке, но присутствии их в системе, формируют акт списания по разнице. Такое может произойти, если алкоголь разбили, украли, просто потеряли или изначально неправильно посчитали при приемке. Для каждого акта списания обязательно нужно указать причину.
Системы учета защищены от возможных ошибок персонала, проводящего сканирование. Если дважды провести через сканер одну и ту же бутылку, программа выдаст соответствующее уведомление. Также программа предупредит, если в ходе учета одного вида товара был отсканирован другой.
После завершения сканирования всей алкогольной продукции на складе ресторана, формируются необходимые документы и результаты отправляются в ЕГАИС.
Инвентаризация может стать простой и необременительной процедурой, если в ресторане правильно настроена автоматизация учета. Open Service предлагает настройку инвентаризации для ресторанов за 10 минут. Вы получите понятную для персонала и руководителя систему учета остатков, сократите время на формирование документов, перемещение и списание спиртосодержащей продукции.
Поделиться