Есть такое выражение: наступать на одни и те же грабли — то есть повторять ошибки, о которых уже знаешь. Однажды к нам обратился клиент, который устал бороться с повторяющимися проблемами. И вот как мы ему помогли…
«Золотые грабли»
Наш клиент — владелец сети. При открытии каждой новой точки у него возникали одни и те же вопросы и проблемы, а к «знакомым» бедам добавлялись новые, непредвиденные ошибки — типичная история для автоматизации сети.
Всё это оттягивало запуск точки на 1,5–2 недели, что было прямой финансовой потерей. Клиент пришёл с запросом на переавтоматизацию сети — перенастройку уже внедрённой системы под единые стандарты, чтобы каждый новый запуск шёл по одной отработанной схеме.
320 000 рублей в день. Это не прибыль, это потери
Чтобы помочь, нужно знать, с чем бороться. Недополученная выручка за две недели — это понятно. Что ещё? Простой помещения, вынужденный отпуск кадрового резерва, выпадение ключевых сотрудников сети из основного процесса запуска точки — вот лишь небольшая часть прямых и косвенных проблем.
Со слов клиента, простой одной точки стоит в среднем 320 тысяч рублей в день. Это не прибыль и не выручка, а совокупные потери: недополученная выручка (около 230 тысяч рублей в день) плюс ФОТ и аренда (около 90 тысяч рублей в день), которые начисляются независимо от того, работает точка или нет. Дальше в кейсе мы считаем именно совокупные потери.
Наше предложение: меняем грабли на комбайн
Изучив проблемы, мы решили: берёмся. Составили план, как заменим «грабли» на «комбайн» — и наступать ни на что не придётся, и дело будет делаться автоматически, примерно как в похожем кейсе с сетью пиццерий. Наше решение:
- Оцифровать весь процесс переавтоматизации сети — этапы, задачи, ответственных и сроки реализации.
- Стандартизировать настройки ПО, основные бизнес-процессы и регламенты точек.
- Описать процесс запуска точки в дорожной карте.
- Сформировать шаблон паспорта объекта с указанием основных параметров ПО.
Как мы решали проблему. Конкретные шаги
Первый шаг — формирование проектной группы запуска, состоящей из представителей сети и Open Service. Задача группы — координация всех вопросов в процессе автоматизации проекта.
Дальнейшие действия:
- Оцифровали процесс переавтоматизации в формате План/Факт. Это позволило выявить индивидуальные параметры настроек ПО.
- Описали процедуру запуска точки и зафиксировали основные процессы её работы. Мероприятия провели с помощью дорожной карты проекта переавтоматизации.
- Стандартизировали процессы работы на точках с помощью Service Inspector — это партнёрское решение для контроля стандартов по чек-листам, а не модуль iiko. Благодаря единым чек-листам появилась возможность контролировать соблюдение стандартов в режиме онлайн, что сократило срок их внедрения с планируемого месяца до одной недели.
- Оцифровали единые параметры настройки ПО с вариациями по форматам точек и ввели их в шаблон паспорта объекта.
- Создали шаблон дорожной карты запуска точки — от начала строительных работ на объекте до технического открытия включительно.
Результаты и метрики
Итак, работа проведена. Что в итоге? Удалось избавить клиента от повторяющихся проблем? Да! Вот несколько ярких примеров:
- Оборот действующих точек в первые часы работы вырос на 7% по сети. Это следствие того же проекта: единые чек-листы в Service Inspector и почасовой анализ продаж показали, где стандарт не соблюдается. Проверка тайного покупателя подтвердила причину — сотрудники не успевали готовить и выкладывать товар на витрины до открытия. После того как выкладку привели к регламенту, утренние часы перестали проваливаться: в первые два часа работы клиентопоток стабильно высокий, и не использовать это было неправильно.
- По созданной дорожной карте за 1,5 месяца были открыты две новые точки. Срок запуска точки с момента готовности объекта до технического открытия составил 2 дня — против 1,5–2 недель ранее. Расчёт выгоды ниже сделан по консервативной оценке, на экономии одной недели, хотя фактически срок сократился сильнее.
Было: неделя простоя двух точек — 4 480 000 рублей совокупных потерь. Из них 3 220 000 рублей недополученной выручки, остальные 1 260 000 рублей — ФОТ и аренда за неработающие объекты.
Стало: та же неделя двух работающих точек приносит 3 220 000 рублей выручки, а ФОТ и аренда перестают быть расходом впустую.
Поделиться
