На прошлой неделе эксперт Open Service консультировал клиента, который больше года работал без складского учета. Попытка внедрить его полгода назад провалилась — сейчас снова возникла необходимость, но без ошибок.
Реальная ситуация в заведении
- Небольшое кафе (кухня + барная стойка).
- Кухня (40 м²) — это одно помещение, где совмещены:
- 1 повар, который отвечает за всё.
— Холодный и горячий цех.
— Складские зоны .
Открываем iiko и видим 9 (!) складов:
- Бар
- Бар Склад
- Основной склад
- Кухня
- Кухня склад
- Суши склад
- Посуда бар
- Суши посуда
- Посуда кухня
Вопрос: Можно ли вести нормальный учет в такой системе?
Ответ: Технически — да. Практически — это бессмысленная сложность, которая только мешает.
Главный принцип: «1 склад = 1 реальное место»
Склады в iiko должны повторять физическую логику заведения. Если товар не перемещается между реальными помещениями — не нужно создавать лишние "виртуальные" склады, «потому так привык работать бухгалтер или шеф-повар».
3 признака, что склад нужен
- Отдельное помещение (например, кладовая или барная зона).
- Отдельный ответственный (кладовщик, бармен).
- Товар действительно поступает сюда перед распределением по цехам.
*Если хотя бы один пункт не выполняется — скорее всего, этот склад лишний.
Что происходит при избытке складов?
- Путаница в учете: — Поставщик привозит товар на кухню, но его приходуют на «Основной склад».
- Неконтролируемые перемещения:
- Ошибки инвентаризации:
— Затем вручную перемещают на «Кухня склад», «Бар склад» и т.д..
— Бармены берут лимоны и молоко с кухни, но в системе это не отражается.
— Разницы между фактическими остатками и данными iiko будут постоянными.
Как исправить? Оптимальная схема для небольших заведений
В описанном случае достаточно 2 складов:
- Бар (для алкоголя, сиропов, барного инвентаря).
- Кухня (для продуктов, посуды и всего остального).
Почему так лучше:
- Минимум ручных операций — товар приходуется сразу туда, где будет использоваться.
- Четкий контроль — нет "виртуальных" перемещений, а значит нет додумок со стороны бухгалтера и другого персонала.
- Проще инвентаризация — меньше путаницы в остатках и нет непонятных пересортов между складами.
Дополнительные советы от нашего эксперта
- Если нет кладовщика: — Пусть складские операции (приход/списание) контролирует старший смены или управляющий.
- Для бара:
- Для кухни:
— Выделите отдельную зону под склад (например, полки за барной стойкой).
— Назначьте ответственного (бармена или администратора).
— Все продукты, посуда и инвентарь учитываются в одном складе.
— Если позже появятся отдельные кладовые — можно добавить новые склады.
— А на инвентаризациях можно считать часть товара, например, в этом месяце только продукты, без инвентаря. Это называется частичная инвентаризация.
Вывод
- Чем проще система — тем точнее учет.
- Не создавайте склады «на всякий случай».
- Следите, чтобы движение товаров в iiko соответствовало реальности.
- Начинайте с минимальной структуры и расширяйте ее только при необходимости.
Если упростить систему сейчас — в будущем не придется разбираться в хаосе из 10+ складов, которых нет в реальности.
Поделиться
.png)
.png)
