Большинство заведений приходят к автоматизации уже после открытия — когда стало больно. Накопились расхождения на складе, отчёты собираются вручную, а понять, заработал месяц или нет, можно только к середине следующего.
Здесь было наоборот. Команда будущего бара подключила нас на этапе запуска, до того как встали первые кассы.
Что за проект
«Гусь и Огурчик» — английский бар с новой русской кухней в Новосибирске. Концепция вдохновлена одноимённым заведением из рассказов Пелама Гренвилла Вудхауса: уютное пространство, честная кухня и бар, команда, которая работает не по регламенту, а по отношению к делу.
За этой лёгкостью — вполне строгая конструкция. Задача звучала не как «поставьте кассу», а как «сделайте так, чтобы собственник видел бизнес в цифрах ежедневно, а не в конце месяца».
Почему автоматизация до открытия дешевле, чем после
Это главное, что стоит вынести из кейса, даже если вы открываете не бар.
- Номенклатура заводится один раз и сразу правильно. После открытия справочник растёт стихийно: позиции добавляют на ходу, дублируют, называют как придётся. Через год это превращается в работу по расчистке, которая стоит дороже первоначальной настройки.
- Персонал учится, а не переучивается. Люди, которые с первого дня работают в системе, не сравнивают её с тем, «как было раньше». Переучивать сложившуюся смену всегда дороже, чем научить новую.
- Нет периода «пока как-нибудь». Между открытием и внедрением обычно проходит несколько месяцев, за которые складываются привычки: заказы в тетради, списания на глаз, инвентаризация раз в квартал. Эти привычки потом и приходится ломать.
- Учёт алкоголя и маркировка настроены до первой поставки. Это не про удобство, а про то, чтобы не разбираться с госсистемами задним числом, когда товар уже пришёл.
Что было реализовано
- комплексная автоматизация операционной деятельности;
- интеграция с 1С для синхронизации финансового и управленческого учёта;
- внедрение и настройка электронного документооборота через DocsInBox;
- работа с «Честным Знаком», ЕГАИС и «Меркурием».
Последний пункт для бара — не формальность. Алкоголь проходит через ЕГАИС, часть товаров попадает под маркировку в «Честном Знаке», продукция животного происхождения — под ветеринарные документы в «Меркурии». Три разные системы, три разных регламента, и все три касаются одного и того же приёма поставки.
Смысл единого документооборота в том, чтобы кладовщик работал в одном окне, а не переключался между тремя личными кабинетами. На открытии, когда поставщиков много и все новые, это заметно сразу.
Отдельная задача бара: настойки
Гости приходят в такое место в том числе за настойками собственного приготовления. С точки зрения учёта это не позиция меню, а производство: крепкая основа списывается по рецептуре, настойка имеет свой выход и свою себестоимость, а сырьё для неё — алкоголь, который уже прошёл через ЕГАИС.
Чем больше в баре авторских позиций, тем важнее завести это корректно с самого начала. Потом придётся пересобирать техкарты и разбираться, куда делись литры по отчётам.
Про паузы и переносы сроков
В исходной истории есть фраза, которую обычно из кейсов вычищают: проект проходил через паузы и переносы сроков, как это часто бывает в ресторанной индустрии.
Это стоит сказать прямо, потому что так происходит почти всегда. Сдвигается ремонт, задерживается оборудование, меняется концепция кухни. Вопрос не в том, как избежать переносов, а в том, что делать в паузах.
Полезный ответ: именно в паузы удобнее всего делать то, что не зависит от помещения. Собрать номенклатуру, завести технологические карты, согласовать структуру складов, подготовить прайс-листы поставщиков, обучить будущую команду. Если этим заняться, сдвиг открытия перестаёт быть простоем и превращается в запас времени.
Что в итоге работает
Ниже не оценки, а состав системы — то, что можно проверить:
- операционный контур заведения настроен до открытия;
- финансовый и управленческий учёт синхронизированы с 1С;
- электронный документооборот через DocsInBox;
- «Честный Знак», ЕГАИС и «Меркурий» в одном рабочем контуре;
- ежедневная отчётность для собственника вместо помесячной.
Кому подходит такая схема
Всем, кто ещё не открылся. Это единственный момент, когда можно выстроить учёт без компромиссов: нет накопленного справочника, нет сложившихся привычек, нет «давайте пока так, потом поправим».
Особенно это касается баров и заведений с большой алкогольной картой: у них к обычному ресторанному учёту добавляются госсистемы, и разбираться с ними на ходу, между поставками, заметно дороже.
С чего начинать, если вы ещё не открылись
Порядок подготовки, который работает независимо от формата:
- определите структуру: сколько складов, где производство, кто за что отвечает;
- соберите номенклатуру и технологические карты до закупки оборудования — это самая долгая часть и она не зависит от ремонта;
- подключите госсистемы и документооборот до первой поставки, а не после неё;
- решите, какие цифры собственник смотрит ежедневно, и настройте отчётность под этот список, а не наоборот;
- заложите время на обучение команды в последнюю неделю перед открытием, когда она уже набрана.
Если вы на этапе запуска и хотите выстроить учёт сразу, а не переделывать его через год — поможем спроектировать схему и внедрить.
Поделиться
