Эксперт Open Service консультировал клиента, который больше года работал без складского учёта. Предыдущая попытка внедрить его провалилась — и теперь задача стояла так: внедрить заново, но без ошибок.
Реальная ситуация в заведении
- Небольшое кафе (кухня и барная стойка).
- Кухня (40 м²) — это одно помещение, где совмещены холодный и горячий цех, а также складские зоны.
- Один повар, который отвечает за всё.
Открываем iiko и видим девять (!) складов:
- Бар
- Бар склад
- Основной склад
- Кухня
- Кухня склад
- Суши склад
- Посуда бар
- Суши посуда
- Посуда кухня
Вопрос: Можно ли вести нормальный учёт в такой системе?
Ответ: Технически — да. Практически — это бессмысленная сложность, которая только мешает.
Главный принцип: «1 склад = 1 реальное место»
Склады в iiko должны повторять физическую логику заведения. Если товар не перемещается между реальными помещениями, не нужно создавать лишние «виртуальные» склады только потому, что так привык работать бухгалтер или шеф-повар.
3 признака, что склад нужен
- Отдельное помещение или обособленная зона (например, кладовая или барная стойка).
- Отдельный ответственный (кладовщик, бармен).
- Товар действительно поступает сюда перед распределением по цехам.
Это ориентир, а не жёсткий фильтр. Если не выполняется ни один пункт — склад точно лишний. Решающим остаётся первый признак: склад должен соответствовать физически обособленному месту хранения. В нашем примере бар и кухня — разные зоны с разной номенклатурой, поэтому два склада оправданы даже при одном ответственном на оба.
Что происходит при избытке складов?
- Путаница в учёте:
- Поставщик привозит товар на кухню, но его приходуют на «Основной склад».
- Затем товар вручную перемещают на «Кухня склад», «Бар склад» и т.д.
- Неконтролируемые перемещения:
- Бармены берут лимоны и молоко с кухни, но в системе это не отражается.
- Ошибки инвентаризации:
- Расхождения между фактическими остатками и данными iiko будут постоянными.
Как исправить? Оптимальная схема для небольших заведений
В описанном случае достаточно двух складов:
- Бар (для алкоголя, сиропов, барного инвентаря).
- Кухня (для продуктов, посуды и всего остального).
Почему так лучше:
- Минимум ручных операций — товар приходуется сразу туда, где будет использоваться.
- Чёткий контроль — нет «виртуальных» перемещений, а значит, нет домыслов со стороны бухгалтера и персонала.
- Проще инвентаризация — меньше путаницы в остатках и нет непонятных пересортов между складами.
Дополнительные советы от нашего эксперта
- Если нет кладовщика:
- Пусть складские операции (приход и списание) контролирует старший смены или управляющий.
- Для бара:
- Выделите отдельную зону под склад (например, полки за барной стойкой).
- Назначьте ответственного (бармена или администратора).
- Для кухни:
- Все продукты, посуда и инвентарь учитываются в одном складе.
- Если позже появятся отдельные кладовые — можно добавить новые склады.
- При инвентаризации можно пересчитывать часть номенклатуры — например, в этом месяце только продукты, без инвентаря. Это называется частичной инвентаризацией. Она удобна для текущего контроля, но не отменяет обязательной инвентаризации: по п. 15 ФСБУ 28/2023 перед составлением годовой бухгалтерской отчётности склад пересчитывается полностью.
Вывод
- Чем проще система — тем точнее учёт.
- Не создавайте склады «на всякий случай».
- Следите, чтобы движение товаров в iiko соответствовало реальности.
- Начинайте с минимальной структуры и расширяйте её только при необходимости.
Если упростить систему сейчас — в будущем не придётся разбираться в хаосе из девяти складов, которых нет в реальности.
Поделиться
