У пекарни и кондитерской есть несколько дней в году, когда объём кратно выше обычного: Пасха, Новый год, 8 Марта, выпускные. В эти дни бизнес зарабатывает непропорционально много — и непропорционально много теряет, если подготовка была на глаз.
Ошибка стоит дорого в обе стороны. Недопроизвели — потеряли продажи и часть гостей, которые в следующий раз закажут в другом месте. Перепроизвели — списали скоропорт, потому что праздничная позиция после праздника не продаётся ни за какие деньги.
Что повторяется каждый год
- сложно спрогнозировать объём производства;
- заказы ведутся в разных местах;
- в последний момент не хватает готовой продукции или ингредиентов.
Вторая проблема обычно и порождает первую. Пока часть заказов в тетради у кассира, часть в личных сообщениях администратора, часть в телефонных договорённостях с постоянными гостями, общий объём не знает никто. Прогноз в такой ситуации строится не по данным, а по прошлогодним ощущениям.
Где вести предзаказы
В iiko для этого подходит раздел «Банкеты и резервы». Он позволяет:
- фиксировать все заказы — и с предоплатой, и без;
- сохранять контакты гостей и даты выдачи;
- видеть полную картину по загрузке.
Здесь важное уточнение. Обычно этот раздел используют для работы с банкетами и резервами в зале: бронь стола, мероприятие, рассадка. Задача с предзаказами другая — гость ничего не бронирует, он заказывает товар к конкретной дате и забирает его. Инструмент тот же, сценарий другой, и настраивать его нужно под выдачу, а не под посадку.
Что это даёт производству
Когда заказы собраны в одном месте, появляются два отчёта, которых раньше не было.
Отчёт по блюдам показывает, сколько именно позиций нужно приготовить. Не «примерно как в прошлом году», а фактическое количество подтверждённых заказов на дату.
Списание продуктов показывает, что и в каком объёме уйдёт в производство, — и по этой цифре формируется закупка. Заранее, а не когда на кухне закончился изюм.
Чего не хватает, кроме самого инструмента
Система собирает данные, но решения остаются за вами. Пять из них определяют, пройдёт пик спокойно или нет.
Планируйте по дате выдачи, а не по дате заказа. Праздничная выпечка — скоропорт. Заказ, принятый за три недели, не означает, что его можно испечь заранее. Загрузка кухни считается по дням выдачи, и именно эти дни бывают перегружены, а не дни приёма заказов.
Назначьте дедлайн приёма заказов. Без него заказ придёт накануне и сломает уже свёрстанный график производства. Дедлайн — это не отказ от денег, а защита тех заказов, которые уже приняты.
Разнесите выдачу по времени. Праздничные заказы забирают в одни и те же два-три дня и часто в одни и те же часы. Если время выдачи не распределено по слотам, вы получите очередь на кассе — в день, когда каждый гость и так пришёл забрать оплаченное.
Берите предоплату хотя бы частичную. На праздничных заказах без предоплаты процент невыкупа заметно выше обычного: у гостя поменялись планы, и он просто не приходит. На скоропорте это прямой убыток — товар сделан под конкретного человека и на витрине не продастся.
Отдельно посчитайте ингредиенты с длинным плечом поставки. Изюм, цукаты, специи, формы и упаковка заказываются не за три дня. Их объём считается по тому же отчёту, только раньше остальных.
Как это настроить
Весь цикл занимает восемь шагов: четыре на кассе и четыре в бэк-офисе.
Шаг 1. Откройте раздел «Банкеты и резервы».
Он находится на главном экране iikoFront в блоке «Гости». Отсюда ведётся вся работа с предзаказами.
Шаг 2. Соберите заказ из праздничных позиций и нажмите «Банкет».
Кнопка внизу экрана превращает обычный заказ в предзаказ с датой. Позиции добавляются как всегда — из меню.
Шаг 3. Заполните карточку заказа.
Имя и телефон гостя, дата и время выдачи. Кнопка «Напомнить заранее» ставит напоминание перед датой, «Печать предварительного заказа» выдаёт гостю подтверждение с составом и суммой. Чтобы сохранить карточку, нажмите «Сохранить» внизу экрана.
Шаг 4. Проверьте список заказов на дату.
В разделе «Банкеты и резервы» выберите дату — видно, кто, на какое время и на какую сумму заказал. Здесь же кнопка «Новый банкет» — для заказов, которые принимают по телефону, без сборки на кассе.
Шаг 5. Откройте сводку в бэк-офисе.
Путь: Розничные продажи → Отчёты → «Банкеты, резервы, доставки». Задайте период — и получите все предзаказы за него. Это и есть картина загрузки, которой не хватало.
Шаг 6. Выделите нужные заказы и вызовите отчёты.
Правый клик по выделенным строкам открывает меню: «Отчёт по блюдам» отвечает на вопрос, сколько готовить, «Списание продуктов» — что закупать. Там же «Ведомость полуфабрикатов» и «Отчёт о банкете».
Шаг 7. Посмотрите, сколько нужно приготовить.
Отчёт по блюдам даёт фактическое количество позиций по всем выбранным заказам. Кнопка «Задание по цехам» превращает его в производственное задание — кухне не нужно пересчитывать вручную.
Шаг 8. Посмотрите, что нужно закупить.
Списание продуктов показывает, сколько сырья уйдёт на эти заказы, в разрезе продуктов и складов. Рядом — остаток на складе до и после списания: минус показывает, чего не хватит. По этой таблице формируется закупка — заранее, а не по факту нехватки.
Что сделать за месяц до пика
Эти пять действий снимают большую часть проблем.
- Первое: перенесите все каналы приёма заказов в один. Тетрадь, мессенджеры и звонки должны попадать в систему в момент разговора, а не вечером.
- Второе: заведите праздничные позиции заранее, с технологическими картами. Позиция без техкарты не даст ни списания, ни расчёта потребности в продуктах.
- Третье: определите дедлайн приёма и слоты выдачи и напишите их на всех точках контакта — в меню, на сайте, в соцсетях.
- Четвёртое: за две недели снимите промежуточный отчёт по заказам. Он покажет, попадаете ли вы в прошлогодний темп, и позволит скорректировать закупку, пока это ещё возможно.
- Пятое: после праздника сравните план с фактом — сколько заказали, сколько выкупили, сколько списали. Это и есть ваш прогноз на следующий год, единственный достоверный.
Если у вас своё производство, добавляйте праздничные позиции в заказы и контролируйте процесс от изготовления до выдачи. Что входит в проект по автоматизации кондитерской, собрано на отдельной странице; приём предзаказов и планирование пика настраиваем под формат конкретного производства.
Поделиться
