Автоматизация стандартов — электронные чек-листы.
Любой отель стремится достичь идеального обслуживания гостей. Учесть все детали в рабочем процессе — мечта любого сотрудника индустрии гостеприимства, ведь совершенство в мелочах, но само совершенство отнюдь не мелочь. Поэтому всем отельерам хорошо знакомы чек-листы — набор каких-то действий, которые нужно выполнить, исходя из стандартов гостиницы. Каждый сотрудник таких отделов, как например, front office или house keeping постоянно контролирует свою работу именно с помощью чек-листов. Как и любой заранее составленный план чек-лист позволяет ничего не забыть и максимально эффективно провести рабочее время. Сегодня мы поговорим об инновационной разработке компании OpenService — электронных чек-листах. На наши вопросы отвечает Евгения Федорова — директор по развитию отдела BeOpenSoft компании Open Service.
AFH: Евгения, что представляет собой электронный чек лист? В чем его удобство по сравнению с традиционными бумажными чек-листами?
Евгения Федорова: Электронный чек лист — мобильное приложение, позволяющее избавиться от бумажек, превратив все бумажные чек-листы в электронные.
AFH: На какие устройства можно поставить программу электронных чек-листов? Только на компьютер? Или она более мобильна и возможна установка, например, на смартфон?
Евгения Федорова: Приложение iikoCheckList (рутинные чек-листы) предназначено для устройства iPad, а приложение iikoInspector (контрольные чек-листы) разработано для iPhone. Компьютерная версия, на данных момент, находится в стадии разработки.
AFH: Какие виды электронных чек-листов Вы предоставляете?
Евгения Федорова: Чек-листы делятся на два основных типа.
Рутинные чек-листы — iikoChecklist — это перечень регулярных, мельчайших действий, которые должны выполнять все сотрудники отеля. Главная задача выполнения чек-листов заключается в том, чтобы ничего не было забыто. Гостиничный бизнес — это бизнес мелочей. Наша система отлично позволяет эти мелочи сделать прозрачными.
Контрольные чек-листы — iikoInspector — это чек-листы, по которым идет проверка того или иного сотрудника, процесса, помещения на предмет соответствия стандартам ресторана. Это может быть проверка санитарного и технического состояния отеля, проверка знаний сотрудников, проверка соблюдения стандартов обслуживания и многое другое. По итогам таких проверок, обычно, в отелях ставится оценка, которая сильно влияет на зарплату сотрудников.
AFH: Контрольные чек-листы могут применятся к каждому отдельному сотруднику?
Евгения Федорова: У каждого сотрудника есть страница личных задач. Выполняя их, он ставит отметки в системе. Менеджер в свою очередь может отследить какие задачи уже выполнены конкретными сотрудниками, а какие нет. На основании этого строится отчет об эффективности персонала.
AFH: В контрольных чек-листах есть система рейтинга? Могут ли ее видеть сотрудники? Может ли она применятся как дополнительная мотивация персонала?
Евгения Федорова: В iikoCheckList (рутинных), есть система схожая с рейтингом, т.е. ежедневно, после закрытия чек-листа формируется отчет с процентом выполнения задач сотрудниками, таким образом, можно сделать вывод, кто лучше всех справился с заданием. Данный отчет видит руководитель, который может его продемонстрировать всему персоналу, вот пример: в iikoInspector (контрольных), также формируется отчет с процентом прохождения проверки отеля. В данном приложении оцениваются подразделения заведения. Ревизорро смотрели? Так вот, это приложение для инспектора, человека, который проводит проверку, а не для сотрудников. Безусловно, в нём существует возможность выбрать сотрудника и после посмотреть его проходной балл, но это не основная функция приложения. В принципе, рейтинг по персоналу можно выстроить, но задача продукта выстроить рейтинг скорее среди отелей
AFH: Есть ли в чек-листах уровни доступа? Например, если администратор заполняет свой рутинный чек-лист, его деятельность контролирует front office manager, а его в свою очередь управляющий отеля?
Евгения Федорова: Да, в обоих приложениях права доступа имеются, конкретно в рутинном, их два уровня: 1-ый для руководителя, 2-ой для линейных сотрудников. В первом случае, руководитель видит чек-листы всех должностей, а также имеет возможность редактировать все настройки, во втором случае, каждый сотрудник видит только свой индивидуальный чек-лист.
AFH: Электронные чек листы позволяют в реальном времени отслеживать деятельность всего отеля с компьютера или смартфона?
Евгения Федорова: Да, вся информация происходит он-лайн.
AFH: Был ли у вас опыт установки данной системы в отель?
Евгения Федорова: Да, опыт с отелями имеется. Например, сейчас мы осуществляем доработку приложения для Lotte Hotel.
AFH: Есть ли у вас готовые образцы чек-листов для отелей?
Евгения Федорова: Да, но как показала практика, все чек-листы очень индивидуальны и сильно различаются между собой.
AFH: Как можно попробовать? Есть ли демо версия программы?
Евгения Федорова: В обоих приложениях имеются демо версии, достаточно скачать их в AppStore и нажать кнопку «Демо».
Поделиться