7 цифр, которые собственник ресторана должен видеть каждое утро

Каждое утро управляющий пишет в чат: «Вчера 112 тысяч». Собственник ставит лайк и выдыхает. Через неделю приходит «98 тысяч» — наверное, не сезон. А двадцатого числа следующего месяца бухгалтер закрывает месяц: прибыль 140 тысяч рублей при ожидаемых 400. Деньги уходили каждый день, просто из семи цифр, по которым это видно, в чат попадала одна.

Что внутри: почему выручка в кассе ещё не прибыль, семь цифр с формулами, ориентирами и ценой ошибки, отчёт на один экран, режим проверок, типичные ошибки учёта в Excel и то, откуда каждую цифру берёт iiko. Все суммы посчитаны для модельного ресторана на 80 мест с выручкой 3 млн ₽ в месяц — подставьте свои цифры.

Почему выручка в кассе — ещё не прибыль

Из каждых 100 рублей выручки модельного ресторана 30 уходят поставщикам на продукты, ещё 30 — команде вместе со взносами, 12 — на аренду, 13 — на прочее: коммунальные платежи, эквайринг, маркетинг, программы и их поддержку. Остаётся 15 рублей, то есть 450 тысяч в месяц. Это EBITDA, операционная прибыль, и это ещё не деньги собственника: из неё платят налоги и проценты по кредиту, откладывают на ремонт и замену оборудования, покрывают непредвиденные расходы.

Выручка в кассе — это деньги гостей, которые временно лежат у вас, и большая часть из них уже кому-то обещана. Поэтому день на 120 тысяч может оказаться хуже дня на 90: в него списали дорогие продукты или в зале работали лишние официанты, которым всё равно нужно заплатить за смену.

Небольшой пример. Выручка та же, но фудкост вырос с 30 до 33%: поставщик поднял цену на говядину, повар кладёт в суп 350–400 г мяса вместо 300 по техкарте, или рецептуру поменяли, а техкарту — нет. Это плюс 90 тысяч расходов в месяц. Лейборкост вырос с 30 до 32%, потому что график составили без оглядки на загрузку, — ещё 60 тысяч. Вместе минус 150 тысяч, треть прибыли. Выручка не изменилась ни на рубль, и управляющий каждое утро честно пишет, что всё нормально.

Семь цифр: сколько пришло, сколько ушло, что осталось

Одной выручки для контроля мало. Первые три цифры — выручка, гости и средний чек — показывают, сколько денег пришло. Следующие три — фудкост, лейборкост и списания — сколько ушло. Последняя, EBITDA дня, — что осталось. Смотреть на них нужно каждый день, но это занимает минуту, если у каждой цифры есть норма и цветной статус: всё зелёное — отчёт можно закрывать.

Выручка: сравнивайте с планом, а не со вчерашним днём

Считается просто — вся выручка за вчера по кассе. Ошибка в другом: выручку обычно сравнивают со вчерашним днём, а пятница всегда больше четверга. Сравнивать нужно с планом на этот день и с тем же днём недели неделю назад: сегодняшнюю среду — с прошлой средой. Полезно держать в голове и выручку с начала месяца, и то, сколько выйдет к его концу в том же темпе.

Повод для тревоги — выручка ниже плана больше чем на 10% два-три дня подряд: это уже тенденция. Один неудачный вторник ни о чём не говорит. Цена вопроса для модельного ресторана: минус 10% к плану весь месяц — это минус 300 тысяч выручки и около 210 тысяч прибыли. В iiko выручку удобно смотреть в OLAP-отчёте по продажам: день к тому же дню прошлой недели и сумма с начала месяца.

Гости: считайте людей, а не чеки

Падение выручки складывается из двух разных проблем. Если гостей стало меньше, причину ищут снаружи: отзывы, реклама, новый конкурент рядом, ремонт дороги, погода, сезон. Если упал чек, смотрят внутрь: команда, меню, скидки. Лечится это совсем по-разному, поэтому две цифры нужно видеть отдельно.

Считайте именно гостей, а не чеки: компания из четырёх человек может закрыться одним чеком, и падение трафика окажется незаметным. В ресторане отмечать количество гостей несложно — это вопрос дисциплины сотрудников, и если сейчас этого не делают, стоит начать. Цена вопроса: минус 5 гостей в день — это минус 225 тысяч выручки в месяц и около 157 тысяч прибыли. В iiko — тот же OLAP-отчёт по продажам с числом гостей и чеков по дням.

Средний чек: оценка работы зала

Средний чек — это выручка, делённая на количество гостей, и по сути оценка работы зала: предложили ли гостю десерт, вино к горячему, второй коктейль, соус. Полезнее всего смотреть его по официантам и сравнивать лучшего и худшего в одной смене. Каждый рубль разницы остался лежать на столе.

Следите за скидками: если чек вырос, а вместе с ним выросли скидки и списание бонусных баллов, рост может оказаться ненастоящим. Цена вопроса: плюс 50 рублей к среднему чеку — это плюс 100 тысяч выручки в месяц и около 70 тысяч прибыли. В iiko смотрите продажи и скидки в разрезе официантов.

Фудкост: теоретический и фактический

Фудкост — себестоимость проданных блюд, делённая на выручку. Ориентир — 25–30%. Фудкостов на самом деле два. Теоретический считается по техкартам: сколько продуктов должно было уйти на проданные блюда, и виден каждый день. Фактический видно только после инвентаризации: сколько ушло на самом деле. Разница между ними — пересорт, порции «с горкой», порча, воровство, неоформленные списания. Если теоретический фудкост растёт при тех же продажах, подорожали продукты — пора смотреть закупочные цены.

Быстрая сверка: строка «Расход продуктов» в отчёте о прибылях и убытках должна совпадать с себестоимостью в отчёте о продажах. Не сходится — значит, списания оформлены неправильно. Цена вопроса: плюс 1 п. п. фудкоста — это 30 тысяч в месяц. В iiko — марочный отчёт (отчёт о продажах) с себестоимостью и ОПиУ.

Общий фудкост может быть в норме, а внутри меню при этом прячутся блюда, которые продаются в минус. Посмотрите на четыре позиции:

Жульен продаётся дешевле, чем стоит: каждая продажа — в минус, но сумма за месяц небольшая, и такое легко не заметить. Стейк формально прибыльный, однако фудкост учитывает только продукты, без зарплаты, аренды и налогов, так что на деле он может выходить в ноль. В обоих случаях первым делом проверяют техкарту: возможно, она давно не обновлялась или в ней ошибка.

Отсюда коридор фудкоста по блюдам. Меньше 10% — подозрительно: недовложение в техкарте или неверное списание, хотя для чая и кофе это норма. 25–30% — цель. Больше 40% — скорее всего неприбыльно, и первое, что нужно проверить, — техкарту: вдруг там лишний ноль. Исключение — кофейня, которая перепродаёт готовую выпечку: для неё около 40% нормально, иначе круассан станет слишком дорогим и его перестанут брать. Больше 100% — прямой убыток. Раз в месяц открывайте марочный отчёт и сортируйте его по фудкосту. ABC-анализ в iiko может его заменить и вдобавок покажет количество продаж.

Лейборкост: по сменам, а не по выплатам

Лейборкост — фонд оплаты труда команды со взносами, делённый на выручку. Ориентир — 20–30% с учётом налогов. Считать его нужно по сменам, а не по выплатам: если зарплату платят два-три раза в месяц, лейборкост «по выплатам» будет прыгать по календарю банка. Вчера в графике стояли шесть человек, ставки известны — значит, известен и ФОТ за день. Для сотрудников на окладе оклад делят на число рабочих дней; премии берут средними за последние пару месяцев и так же раскладывают по дням. Чаевые не учитывают.

Главный сигнал — в слабый вторник вышло столько же людей, сколько в пятницу. Переписать график под реальную загрузку — самая быстрая экономия в ресторане. Цена вопроса: один лишний человек в четырёх будних сменах в неделю при ставке 5 000 ₽ за смену — около 85 тысяч в месяц. В iiko лейборкост виден по явкам и ставкам сотрудников, если команда отмечается в системе. Если явки ведут в журнале или в Excel, это тоже работает — главное, чтобы их вели и контролировали.

Prime cost: фудкост и лейборкост вместе

Prime cost — сумма фудкоста и лейборкоста, показатель, который в России считают редко. Ориентир — не больше 60–65%. Если сумма доходит до 65–70%, на аренду, лицензии, поддержку и прибыль почти ничего не остаётся. Удобство показателя в том, что он допускает перекосы: дорогая кухня с маленькой командой — нормально, если сумма укладывается в коридор.

Списания: акт на каждый день

Списания — всё, что ушло со склада и не принесло денег: испортилось, пролилось, сгорело, ушло на питание персонала и на комплименты. Смотрите их в рублях и в процентах от выручки. Единой нормы нет, договоритесь о своей с шеф-поваром. Отправная точка — среднее за предыдущие месяцы; если списания раньше никто не контролировал, это среднее стоит разделить на два.

Правило простое: хотя бы один акт списания на каждый день — 31 день, 31 акт. Пробел в датах значит, что кто-то не оформил акт. Отсутствие акта не означает отсутствия списаний: продукты всё равно ушли, деньги всё равно потеряны. Цена вопроса: плюс 1 п. п. списаний — 30 тысяч в месяц. В iiko откройте акты списания за период — пробелы в датах видно сразу.

EBITDA дня: оценка вместо ожидания

Последняя цифра — что осталось. EBITDA дня — это выручка минус теоретический фудкост, ФОТ смены, списания и дневная доля постоянных расходов (постоянные расходы месяца, делённые на число дней). В обычный день модельного ресторана: выручка 100 тысяч минус фудкост 30 тысяч, ФОТ 30 тысяч и постоянные расходы 25 тысяч — остаётся 15 тысяч, или 15%.

Это оценка: точную цифру даст закрытие месяца. Но оценка каждое утро полезнее точности через три недели — отклонение видно, пока его ещё можно исправить и не потерять деньги. Учтите, что мимо такого отчёта проходят расходы без своей строки. Это комиссия эквайринга, которую банк удерживает сам, и чеки, закрытые в долг: собственник поужинал в своём заведении, знакомые пообещали занести деньги позже, персонал договорился между собой. Продукты при этом израсходованы, кто бы их ни съел, поэтому такие чеки нужно фиксировать в системе, а не в тетради управляющего.

Точка безубыточности дня

Расчёт, который часто удивляет собственников. Постоянные расходы модельного ресторана в день — аренда, прочее и команда — около 55 тысяч. С каждого рубля выручки после продуктов остаётся 70 копеек: это единица минус фудкост 30%. Делим 55 тысяч на 0,7 и получаем около 78 600 ₽ — столько нужно выручить за день, чтобы выйти в ноль. До этой суммы ресторан работает на аренду и зарплату, каждый рубль сверху — 70 копеек прибыли.

Посчитайте свою точку безубыточности и повесьте цифру там, где её каждый день видит управляющий. Ставить планы продаж и объяснять официантам, зачем допродавать чизкейк или второй кофе, станет заметно проще.

Отчёт на один экран

Семь цифр сводятся в одну таблицу: показатель, значение за вчера, план или норма, значение неделю назад и цветной статус. Вот как выглядит неудачный вторник. Выручка 100 тысяч — почти как неделю назад, но ниже плана. Гости и фудкост в норме, средний чек чуть не дотягивает. А дальше — лейборкост 33% при норме 30% и 29% неделю назад, списания 2 400 ₽ при норме 1 500 ₽, почти втрое больше, чем неделю назад. В итоге EBITDA дня — 8 800 ₽ против 16 500 ₽ в прошлый вторник: прибыль упала почти вдвое при той же выручке. И сразу понятно, какие вопросы задавать управляющему и шеф-повару.

Три договорённости, чтобы отчёт работал

• Пороги. Норма для каждой цифры — своя или посчитанная по вашей истории за последние три месяца. Статус задаёт отклонение от плана или от прошлой недели: до 5% — зелёный, 5–10% — жёлтый, больше 10% — красный.
• Кто и когда. Отчёт заполняет управляющий, до 10:00. Источники — касса, техкарты, график смен, акты списания и справочник расходов. Выручку, гостей и средний чек видно прямо в отчётах на кассе, фудкост и лейборкост — в бэк-офисе iiko. Первые разы займут время, потом сбор данных станет рутиной.
• Что делать с красным. Собственнику — не больше трёх вопросов в день, остальное решает команда. Через семь дней — замер: было столько, стало столько. И не устраивайте разносов за красные строки: спросите, почему так случилось, и выслушайте. Иначе через месяц отчёт станет полностью зелёным — независимо от того, что происходит на самом деле.

Режим проверок: день, неделя, месяц

• Каждый день, 1–5 минут. Семь цифр за вчера; кассовая смена за вчера принята; акт списания за вчера создан; «Расход продуктов» совпадает с себестоимостью продаж.
• Каждую неделю, около получаса. Отчёт об изменении цен — что подорожало у поставщиков; банковская выписка разнесена, комиссия эквайринга — отдельной строкой; чеки в долг — новые и невозвращённые.
• Раз в месяц, от инвентаризации до инвентаризации. Фактический фудкост против теоретического; марочный отчёт — нули и фудкост выше 100%; техкарты сверены с кухней. Если ответственного за техкарты нет, его стоит назначить.

Ни один пункт здесь не требует специального образования — нужно только расписание.

Шесть ошибок учёта в Excel

Вести такой отчёт в Excel можно, но есть шесть мест, на которых таблицы чаще всего ломаются:

• Фудкост по закупкам. Купили продуктов на миллион — это ещё не себестоимость: часть лежит на складе. Алкоголь, например, берут крупными партиями, и он расходуется месяцами.
• ФОТ по выплатам. Аванс и зарплата двигают цифру по календарю банка. Считайте по сменам.
• Сравнение со вчерашним днём. Пятница против четверга не говорит ничего.
• Ручной перенос. Цифры появляются к обеду, с опечатками или «потом перенесу». А ещё вы платите сотруднику за то, что он копирует данные из одной системы в другую.
• Несколько версий правды. Файл управляющего, файл бухгалтера, банковская выписка. Эквайринг приходит позже.
• Сломанные формулы. Вставили строку — сумма съехала, а истории изменений нет. Ошибку находят, когда цифры перестают сходиться, то есть слишком поздно.

Где iiko берёт семь цифр

В iiko все семь цифр собираются из операций, которые и так проходят через систему. Касса даёт выручку, гостей и средний чек в момент закрытия заказа. Техкарты дают теоретический фудкост при каждой продаже. Склад и акты списания — списания с причиной. Явки и ставки сотрудников — лейборкост, если команда отмечается в системе. Постоянные расходы вносятся один раз, и из них складываются отчёт о прибылях и убытках и EBITDA.

Важное условие: iiko считает то, что в неё внесли. Старые техкарты и неоформленные списания дают красивый, но неправильный отчёт. Часть цифр можно и вовсе не собирать вручную: ИИ-ассистент для iiko отвечает в Telegram на вопросы о выручке, фудкосте, среднем чеке и списаниях и присылает отчёты план/факт по расписанию.

Пять дел на завтра

• Заполните отчёт за вчера — семь строк, как в таблице выше.
• Посчитайте точку безубыточности дня и покажите цифру управляющему.
• Сверьте с бухгалтером «расход продуктов» и себестоимость продаж.
• Найдите в марочном отчёте блюда с фудкостом выше 100% и с нулевой себестоимостью.
• Договоритесь с управляющим о порогах и о том, к какому часу готов отчёт.

Если расход продуктов и себестоимость продаж не сошлись, проблема почти наверняка в учёте, а не в отчёте. С этого и стоит начинать: в ходе аудита учёта мы проверяем, какие из семи цифр уже видны в вашей iiko, актуальны ли техкарты самых продаваемых блюд, как оформлены списания и заведены статьи расходов, — а на выходе даём список правок и план, как вывести семь цифр на один экран.