Закупки — одна из двух самых крупных статей расходов ресторана наряду с зарплатой, и именно здесь деньги чаще всего утекают незаметно: поставщик тихо поднял цену, повар заказал «на глаз», накладную оприходовали с ошибкой в фасовке. iiko помогает закрыть все три дыры: рассчитать заказ, проконтролировать цены через прайс-листы и проанализировать затраты отчётами.
По порядку: автоматический заказ в iikoOffice и iikoWeb, прайс-листы поставщиков и четыре отчёта, которые показывают, где вы переплачиваете.
Три проблемы с закупками
С закупками у ресторанов обычно три проблемы: непонятно, что и сколько заказывать, поставщик бесконтрольно меняет цены, и никто не анализирует затраты на сырьё. Для каждой в iiko есть свой инструмент.
Автоматический заказ в iikoOffice
Начать можно с минимального и максимального запаса. Их задают в карточке товара на вкладке дополнительной информации, в уровне запасов — для всех складов или для конкретного. Минимум обычно определяют по расходу: запаса должно хватать хотя бы на несколько дней между поставками. Товары ниже минимума iiko покажет на стартовой странице и подсветит в сводном отчёте об остатках на складах, а прямо оттуда правой кнопкой мыши можно сформировать заказ. То же доступно в разделе «Производство и логистика».
Если поставщик не выбран, iiko подставит его по последнему приходу или прайс-листу. Способов расчёта три: до максимального уровня — дозаказ до заданного максимума, по последнему поступлению — столько же, сколько привезли в прошлый раз, и по средним продажам. В последнем случае система берёт расход за расчётный период, учитывает срок поставки и текущий остаток: если за период ушло 5 кг, а на складе 2 кг, к заказу будет 3 кг. Расчётный период можно выбрать самостоятельно — например, ориентироваться в феврале не на январь с праздниками, а на другой месяц.
Готовый заказ можно отредактировать — количество, цену из прайс-листа или вручную, если прайс-листа нет, — выгрузить в Excel и отправить поставщику. Все заказы лежат в разделе «Заказ блюд и продуктов», а на основе заказа правой кнопкой мыши формируется приходная накладная. Что было заказано и что пришло на самом деле, покажет отчёт о расхождениях в закупках — с отклонением в процентах.
Заказ поставщику в iikoWeb
Возможности iikoWeb заметно шире. Это браузерное приложение iiko, которое доступно с облачной лицензией — то есть у большинства заведений. Открыть его можно и кнопкой «Электронный заказ» из iikoOffice, войдя под обычным логином и паролем. Расчёт заказа в iikoWeb опирается на прогноз продаж: система прогнозирует выручку, структуру продаж и расход продуктов, а в календарь можно добавить праздники и события, о которых она не знает. Прогноз при необходимости редактируется, а прогноз погоды на экране носит справочный характер.
Сначала настраивают бланки заказа — рабочие процессы, по которым сотрудники будут заказывать. Это делается в разделе настройки и обслуживания системы: бланки склада, закупки, «Добавить». Для каждого процесса — например, «Овощи», «Молочка», «Хлеб» — задают тип закупки «заказ внешнему поставщику», рестораны, в которых он работает, и расписание. В сети с разными концепциями можно сделать разные бланки для разных заведений.
- Расписание. При фиксированном расписании в нужный день и час у сотрудника появляется заказ на подтверждение; если его не подтвердить, он исчезнет. Можно работать и без расписания, создавая заказ вручную.
- Поставщик и товары. Каждый бланк привязан к одному поставщику. Товары можно взять из категории или группы прайс-листа, из списков товаров, созданных в iikoWeb, или целой категорией — например, все десерты.
- Фасовки. В заказе используются фасовки из прайс-листа или списка товаров.
Количество в заказе iikoWeb можно рассчитывать по-разному. Самый удобный вариант — прогноз на несколько дней: система смотрит реализацию, строит прогноз продаж и с учётом остатков считает, сколько заказать. Можно задать, на сколько процентов доверять прогнозу. Если истории продаж ещё нет — заведение только открылось или перешло на iiko, — подойдёт количество по дням недели: значения загружают таблицей с помощью техподдержки. Есть и два простых способа: по последнему заказу — система повторяет количество из предыдущего — и до максимума, то есть дозаказ до максимального уровня из карточки товара.
Дальше настраивается согласование. Где-то заказ шеф-повара сразу уходит поставщику, а где-то нужно подтверждение менеджера, руководителя или логиста — пока заказ не согласован, отправить его нельзя. Можно задать пороговую сумму, выше которой нужно подтверждение, и права на изменение цены, товаров и даты. В правилах приёмки указывают склад, что сотрудник может менять в накладной — количество, дату, сумму, НДС, — и можно ли приходовать с расхождениями; о расхождениях система может присылать оповещения.
Как проходит заказ
Сотруднику нужны права на управление складами и формирование заказов. Заказ по расписанию появляется сам, вручную его создают кнопкой «Создать»: система покажет текущий остаток и рекомендуемое количество, которое можно поправить, а при наличии прав — добавить продукт или комментарий. История изменений сохраняется.
После сохранения заказ становится черновиком. Если нужно согласование, он переходит в обработку, после подтверждения — в ожидание доставки до фактического поступления товара. Поставщик получает заказ на электронную почту — таблицей или изображением, с количеством и планируемой датой поставки. Подтверждение от поставщика отмечают вручную, а до отгрузки заказ можно скорректировать.
При поставке сотрудник открывает заказ, отмечает товары, при необходимости правит количество и сумму и нажимает «Принять». Оприходовать можно в том составе, что указан в заказе, или только фактически пришедшее. Заказ получает статус «Завершён», а в бэк-офисе появляется приходная накладная. iikoWeb работает с любого устройства, поэтому заказ и приёмку можно делать хоть с телефона.
Прайс-листы: контроль цен на входе
Прайс-листы поставщиков нужны и для того, чтобы заказывать на самых выгодных условиях, и для того, чтобы контролировать цену при покупке. Вести их можно и в iikoOffice, и в iikoWeb, но в iikoWeb загрузка одного прайс-листа занимает пару минут, тогда как в iikoOffice их чаще заполняют вручную. С загрузкой может помочь и техподдержка.
Главное — правила приёмки накладных. Можно прописать, что делать при отклонении цены от прайс-листа, и запретить создавать накладные на товары, которых в прайс-листе нет, или по цене выше указанной.
Отчёт по прайс-листам показывает все прайс-листы всех поставщиков на выбранную дату: как товар называется в iiko и у поставщика, у кого и почём его можно купить. Так легко сравнить цены на один и тот же товар у разных поставщиков, а новый сотрудник всегда знает, куда обращаться за тем или иным продуктом.
Четыре отчёта для анализа закупок
Отчёт о закупках находится в разделе «Производство и логистика» и объединяет четыре отчёта. Смотрите его хотя бы раз в неделю, а лучше чаще.
- О закупочных ценах — сравнивает фактическую цену закупки с прайс-листом поставщика: отклонение в рублях и процентах. Работает, если прайс-листы заведены.
- Об изменении цен — по каждому товару видно, у каких поставщиков и почём его закупали, и как изменилась цена за период в процентах и рублях. Изменение больше чем на 50% — частый признак ошибки в накладной, в количестве или сумме. В режиме настройки в отчёт можно добавить поля, например группу товаров.
- По складам — удобен, чтобы найти позиции, формирующие фудкост: оставьте в настройке только группу и товар, и видно, какую долю всех закупок занимает каждая группа и каждый товар внутри неё.
- По поставщикам — количество, сумма, НДС и средняя цена закупки: удобно для сверки с поставщиками.
Отчёт об изменении себестоимости находится в разделе отчётов. Он показывает себестоимость товаров, блюд и модификаторов на начало и конец периода и процент изменения, а также цену продажи и наценку. Цена продажи в нём меняется, только если её меняли приказом об изменении прейскуранта, а не в карточке блюда. Отфильтруйте тип продукта «Товары» — и сразу видно, у чего себестоимость выросла, скажем, на 30%. Правой кнопкой мыши можно перейти в движение товара и найти накладную, из-за которой это произошло.
«Динамика цен» выглядит устрашающе из-за множества колонок, но собирает в одном месте всё, что дают предыдущие отчёты. Выберите период сравнения — неделя к неделе, месяц к месяцу, год к году, — источники цен: прайс-листы и приходные накладные — и количество дней, за которые их учитывать.
- Расход ингредиентов за период и его изменение относительно базового.
- Средняя цена закупки в базовом и текущем периоде, её изменение, экономия или потери. Если приходов было мало, средняя цена не рассчитается.
- Текущая цена закупки за последние дни, её отличие от средней и от минимальной — из прайс-листов или накладных. При наличии прайс-листов система порекомендует сменить поставщика.
- Вхождение в блюда: в каких блюдах используется товар, объёмы их продаж, прибыль и доля товара в себестоимости. По этим данным решают, менять ли поставщика, поднимать наценку, менять рецептуру или вовсе снимать блюдо с продажи.
«Анализ, что если» находится там же, рядом с динамикой цен, и базовый период ему не нужен. Выберите товар и блюдо: в верхней части можно ввести новую цену закупки и увидеть, как изменятся себестоимость и прибыль, в нижней — новую цену продажи блюда и изменение наценки и выручки. Так проверяют, стоит ли менять поставщика, договариваться о новых условиях, выводить блюдо из меню или искать замену ингредиенту.
На вкладке «Вы могли сэкономить» система посчитает, сколько удалось бы сэкономить, если бы в прошлом периоде вы закупались у рекомендованных поставщиков: покажет товары, на которых можно было сэкономить, и сравнит фактические затраты с затратами по рекомендованным ценам. Без прайс-листов в системе этот анализ не работает.
Минимальный набор
Минимальный набор, который окупается быстрее всего: заведите прайс-листы основных поставщиков, запретите приёмку по ценам выше прайса и раз в неделю смотрите отчёт об изменении цен. Следующий шаг — автоматический заказ в iikoWeb с прогнозом и согласованием, который убирает заказы «на глаз».
Где деньги теряются именно у вас — на ценах, на количестве или на приёмке, — покажет аудит товарно-складского учёта. А работу с прайс-листами, минимальными и максимальными запасами и оборачиваемостью подробно проходят в Школе продвинутого учёта.
Поделиться
