Встроенный ЭДО в iiko: как принимать накладные от поставщиков без ручного ввода

Ручной ввод накладных отнимает у бухгалтера и товароведа часы каждую неделю: сверить документ, перенести позиции, не ошибиться в цене и количестве, отследить, что поставщик поменял прайс. Встроенный ЭДО в iiko снимает эту рутину: система сама забирает документы у оператора электронного документооборота, распознаёт поставщика и товары, создаёт и проводит накладную. Ваше участие нужно только там, где есть расхождение или новые данные.

В статье — как подключить встроенный ЭДО в веб-офисе iiko, как один раз сопоставить поставщиков и номенклатуру и как выглядит ежедневная работа с документами: проверка, подписание и разбор исключений.

Как работает встроенный ЭДО

Накладные из ЭДО появляются в веб-офисе iiko в разделе «Документы». Каждые пять минут iiko автоматически проверяет, есть ли новые входящие документы от поставщиков в кабинете оператора ЭДО, и забирает их.

• Поставщик и товары распознаны, цены совпадают с прайс-листом — iiko учитывает поставку и создаёт накладную или акт со статусом «Проведён». Такие документы выделены зелёным. Остаётся проверить данные и подписать документ электронной подписью.

• Поставщик новый, на товар ещё нет карточки или изменилась цена — накладная автоматически не проводится. В правом верхнем углу появляется красный значок, по нажатию на него открывается раздел «Неразобранные входящие», где собраны документы, требующие вашего внимания. Новые данные заводятся в систему один раз, дальше iiko работает с ними сама.

Важное ограничение: встроенный ЭДО работает только с УПД — универсальным передаточным документом. Накладные ТОРГ-12 и отдельные акты по работам и услугам не обрабатываются. Если услуги оформлены через УПД, iiko автоматически создаст и проведёт акт приёмки услуг.

Что нужно для подключения

• Договор с оператором ЭДО и доступ в личный кабинет. Встроенный ЭДО подключается к кабинету Saby (СБИС) по логину и паролю. Поддерживаются и другие операторы — Контур Диадок и Калуга.Астрал, у них свой порядок авторизации.
• Сертификат электронной подписи. Им подписываются принятые документы и отклонения. Подпись придаёт документу юридическую значимость: после неё он принимается к учёту и у вас, и у поставщика.
• Право доступа. Настройки ЭДО по умолчанию закрыты. В веб-офисе в разделе «Настройки и обслуживание системы» → «Общие настройки» → «Права доступа» для нужных ролей включается право «Доступ к настройкам ЭДО».
• Веб-офис iiko. Все настройки и вся работа с документами — в веб-офисе, кассу и бэк-офис трогать не нужно. Для сети ресторанов порядок настройки отличается от одиночного заведения.

Шаг 1. Подключите оператора ЭДО

В веб-офисе iiko откройте «Настройки и обслуживание системы» → «Склад» → «Настройки ЭДО», вкладка «Настройки подключения».

• Введите логин и пароль от личного кабинета Saby. Адрес сервера заполняется автоматически, вручную указывать его не нужно.
• Выберите организацию, по которой будут загружаться документы. К iiko подключается одна организация; если в кабинете их несколько, выберите нужную.
• Включите переключатель «Интеграция активна» и сохраните.

С этого момента iiko проверяет документы в Saby каждые пять минут. Чтобы убедиться, что всё работает, перейдите в «Управление складом» → «Документы»: там появятся актуальные документы от поставщиков, которые отправляют их через Saby. Если документов нет, проверьте доступ в кабинет оператора и настройки подключения.

При первом подключении загружаются документы за текущие и предыдущие сутки, и все они попадают в «Неразобранные входящие». Чтобы iiko начала обрабатывать документы автоматически, нужно сопоставить поставщиков и товары — об этом дальше.

Шаг 2. Сопоставьте поставщиков

Обрабатывая входящий документ, iiko сверяет реквизиты поставщика из УПД с теми, что хранятся в системе. Чтобы iiko узнавала поставщика и проводила его документы автоматически, нужно один раз связать запись из справочника поставщиков iiko со списком поставщиков ЭДО. Вместе со связью во встроенный ЭДО попадают товары и услуги из прайс-листа этого поставщика в iiko — система будет распознавать их в поступающих УПД.

Откройте «Настройки и обслуживание системы» → «Склад» → «Настройки ЭДО», вкладка «Поставщики». Здесь видны только те контрагенты, которые хотя бы раз отправили вам электронный документ; добавить поставщика вручную нельзя. Поэтому список отличается от справочника поставщиков iiko, где есть и те, с кем вы работаете по бумажным документам и чекам.

Напротив поставщика ЭДО нажмите «Создать связь» и выберите нужного поставщика iiko из выпадающего списка. Для идентификации используется сочетание ИНН и КПП, для индивидуального предпринимателя — только ИНН. Если поставщик с такими реквизитами уже сопоставлен, система не даст создать вторую связь с теми же данными. Дополнительная контактная информация о поставщике при этом сохраняется.

Связь можно удалить и настроить заново. При удалении система спросит, сохранять ли ИНН и КПП ранее сопоставленного поставщика в его карточке.

Для каждого поставщика укажите, должна ли iiko загружать его документы. Если часть расходов — например, аренду или коммунальные услуги — вы ведёте в другой системе учёта, оставьте переключатель выключенным: документы таких поставщиков останутся только в кабинете оператора ЭДО и не будут засорять iiko. Если весь учёт ведётся в iiko, включите загрузку для всех поставщиков.

Как работает переключатель: если его выключить, ранее загруженные документы останутся в iiko; если включить позже, новые документы начнут поступать с момента включения. После настройки поставщиков можно переходить к работе с документами.

Шаг 3. Проверьте и подпишите автоматически созданные документы

Если во входящем документе распознаны поставщик и его товары или услуги, а цены соответствуют утверждённому прайс-листу, встроенный ЭДО сам создаёт накладную или акт со статусом «Проведён». Такие документы лежат в разделе «Управление складом» → «Документы». Неподписанные выделены красным значком — их надо проверить и, если всё верно, подписать.

• Откройте документ, кликнув на его номер, и пройдитесь по закладкам: состав, количество, суммы.
• На вкладке «ЭДО» можно посмотреть и распечатать исходный УПД — кликните на его номер.

• Если всё в порядке, нажмите «Подписать выбранные документы», выберите сертификат электронной подписи и подтвердите действие.

Если вы нашли ошибки и решили не принимать документ, отклоните его — отказ тоже подписывается электронной подписью. После подписания документ становится юридически значимым и принимается к учёту у обеих сторон. Вернитесь к списку и проверьте, остались ли документы, требующие подписания; если нет — переходите к неразобранным входящим.

Шаг 4. Разберите «Неразобранные входящие»

Документы, которые не прошли автоматическую обработку, ждут в разделе «Неразобранные входящие». Для каждого указана причина: не распознан поставщик, не распознана номенклатура или цена некоторых продуктов отличается от прайс-листа. Исправляется это по шагам: поставщик → номенклатура → цены. На каждом шаге система запоминает ваши решения, и в следующий раз такой документ проведётся автоматически.

Сопоставление поставщика

Кликните на номер документа — откроется вкладка с данными поставщика, заполненными из УПД.

• Если поставщик уже есть в iiko, но раньше не был сопоставлен, выберите его из выпадающего списка. Данные из его прайс-листа будут учитываться при распознавании, и в следующий раз iiko узнает и поставщика, и его товары.
• Если поставщик совсем новый, отметьте галочку «Создать поставщика», заполните его данные и сопоставьте товары или услуги из поступившего УПД. На их основе iiko автоматически создаст прайс-лист этого поставщика.

Нажмите «Далее» и подождите, пока система загрузит данные. Если все товары и услуги из УПД уже есть в прайс-листе поставщика, вы сразу перейдёте дальше; если нет — к сопоставлению новых позиций.

Сопоставление номенклатуры

Если в УПД есть новые позиции или изменились данные по ранее сопоставленным товарам, документ попадает в неразобранные с комментарием «Не распознана номенклатура». Такие позиции нужно один раз сопоставить с внутренними продуктами iiko.

• Товар или услуга уже есть в iiko — например, вы получали его от другого поставщика — просто выберите внутренний продукт из списка.
• Позиция новая — нажмите «Добавить продукт» и заполните карточку. Для товаров обязательно укажите фасовку; тип фасовки можно выбрать из существующих или создать новый.
• Для услуг обязательно укажите счёт списания — без него акт приёма услуг не сформируется.

Фасовки решают частую проблему разных единиц измерения. Если поставщик присылает молоко то в литровых, то в полулитровых упаковках и указывает в УПД количество упаковок, а у вас молоко учитывается в литрах, заведите несколько типов упаковок для товара — iiko сама пересчитает приход в литры. Это касается только фасовок: базовую единицу измерения товара здесь изменить нельзя, килограммы в граммы переводятся только в справочнике номенклатуры.

Если сопоставление затянулось, работу можно прервать в любой момент: нажмите «Сохранить» и вернитесь позже. Даже если забыть сохранить, iiko для подстраховки сохраняет данные через каждые десять операций.

Изменение цен

Если цена товара или услуги в УПД отличается от текущего прайс-листа, система выделяет позицию красным и записывает в комментарий расхождение в цене. Дальше два варианта.

• Принять поставку. Если цены изменены корректно, нажмите «Продолжить». iiko поменяет цены на те, что указаны в УПД, и сохранит их в прайс-листе поставщика на будущее. Затем система сформирует итоговый документ — накладную или акт — и покажет его реквизиты. Дату можно исправить, например указать день фактического поступления вместо текущего. Нажмите «Загрузить»: документ исчезнет из неразобранных и переедет в основной список документов, где его останется подписать.
• Отклонить поставку. Если поставщик изменил цену неправомерно или ошибся в документе, отклоните УПД: укажите причину отказа и подпишите отклонение сертификатом электронной подписи. Поставщик получит отказ, а документ исчезнет из неразобранных входящих.

Когда список неразобранных пуст, работа на сегодня закончена. Система запомнила новые данные, и в следующий раз документы от этих поставщиков с этими товарами проведутся автоматически.

Ежедневный чек-лист

• Откройте «Управление складом» → «Документы» и подпишите накладные и акты с красным значком — те, что iiko уже провела.
• Если в правом верхнем углу горит красный значок, перейдите в «Неразобранные входящие» и пройдите по шагам: поставщик, номенклатура, цены.
• Отклоните документы с ошибками поставщика, подписав отказ, — поставщик получит его через оператора ЭДО.
• Когда список неразобранных пуст, возвращаться к ЭДО до следующей поставки не нужно: новые документы iiko подхватит сама.

Типичные ошибки при запуске

• Ждёте документы, которых нет. Встроенный ЭДО загружает только УПД. Если поставщик присылает ТОРГ-12 или отдельные акты по услугам, в iiko они не попадут — попросите поставщика перейти на УПД.
• Загружаете всё подряд. Поставщики, которых вы ведёте в другой системе, пусть остаются с выключенной загрузкой — иначе их документы будут копиться в неразобранных.
• Пропускаете фасовку и счёт списания. Без фасовки товар не оприходуется в нужных единицах, без счёта списания не сформируется акт по услуге.
• Не хватает прав. Если сотрудник не видит «Настройки ЭДО», проверьте право «Доступ к настройкам ЭДО» для его роли.
• Ждёте историю документов. При первом подключении загружаются документы только за текущие и предыдущие сутки, более старые нужно принять через кабинет оператора.

Первичка без ручного ввода

После настройки встроенный ЭДО забирает у бухгалтера большую часть первички: документы от знакомых поставщиков с известными товарами и ценами iiko проводит сама, а человек проверяет и подписывает. Ручная работа остаётся только с исключениями — новый поставщик, новый товар, изменившаяся цена — и каждое исключение разбирается один раз.

Запуск укладывается в четыре действия: подключить кабинет оператора, сопоставить поставщиков, разобрать первые документы и дальше ежедневно подписывать проведённые накладные. Чем аккуратнее сопоставлены поставщики и номенклатура на старте, тем меньше документов будет попадать в неразобранные.

Подключение встроенного ЭДО, права, сопоставление поставщиков и номенклатуры и обучение сотрудников ежедневной работе с документами берём на себя — напишите, с какого оператора начинаем.