Веб-офис iiko: прогноз продаж, автозаказ, план на кухню и инвентаризация по расписанию

Управляющий ресторана тратит часы на рутину: посмотреть продажи, прикинуть закупки, составить заказ поставщику, расписать поварам заготовки, напомнить сотрудникам про инвентаризацию и проверить, что всё сделано. Веб-офис iiko умеет выполнять этот цикл сам: на основе прогноза продаж планирует закупки, формирует и отправляет заказы, составляет почасовой план на кухню, рассылает сотрудникам задания и сообщает руководителю, если что-то пошло не так.

В статье — как зайти в веб-офис и как по шагам настроить автоматический управленческий цикл: прогноз продаж, автозаказ продуктов, план подготовки на кухню, мобильную инвентаризацию и уведомления в Telegram. QR-меню и заказ на стол из того же курса вынесены в отдельную статью.

Как зайти в веб-офис iiko

Веб-офис открывается прямо из iikoOffice: зайдите в раздел «Розничные продажи» и нажмите «Прогноз продаж» — в браузере откроется страница авторизации. Введите логин и пароль, которые используете для входа в iikoOffice.

При первом входе система попросит подтвердить персональные данные: имя, фамилию и адрес электронной почты, а также согласие на обработку персональных данных и подписку на рассылку с новостями, обучающими материалами и советами по iiko.

Что такое автоматический управленческий цикл

Веб-офис iiko может планировать закупки, формировать и отправлять заказы поставщикам, снабжать сотрудников нужной информацией и конкретными заданиями, а также контролировать все эти процессы. Есть одно требование: у системы всегда должны быть точные данные о том, какие ресурсы есть в распоряжении. Это значит, что каждая операция с товаром должна фиксироваться в тот момент, когда она происходит, тем сотрудником, который её выполняет, и на том устройстве, которое у него под рукой.

Что бывает, когда это условие не выполняется: поставка принята на склад по бумажной накладной, а бухгалтер вносит её в систему через несколько дней, когда часть продуктов уже продана. У вас нет реальных остатков, вы не можете принимать правильные решения по закупкам, и iiko тоже не может помочь — в ней нет достоверных данных. Накладная потерялась — обнаружились излишки рыбы; скоропортящиеся товары заказали дважды — выросли списания.

Инструменты веб-офиса закрывают каждую точку движения товара.

• Приёмка поставки. Перед доставкой сотрудник получает в телефон информацию о поставщике и дате, по номеру заказа заранее видит, что заказано. Приехала машина — он считает упаковки, отмечает расхождения прямо в телефоне и нажимает кнопку приёмки. Машина ещё не отъехала, а данные о поставке уже в учёте.

• Продажи. Акт реализации формируется автоматически в онлайн-режиме и сразу виден в учёте.
• Списания в зале. Уронили блюдо, бармен разбил бутылку — списание оформляется прямо на кассе, например менеджером зала, у которого есть право создавать и редактировать акты списания. Если бутылка была последней, её тут же можно поставить в стоп-лист.
• Списания и заготовки на кухне. Повару не нужно мыть руки и искать листочек: на кухонном экране он несколькими нажатиями создаёт документ списания испорченного продукта или акт приготовления — переработали мясо в котлеты, отметили в системе.
• Внутренние перемещения. В сети кофеен закончились стаканчики, а плановая поставка только завтра. Перемещение из соседней кофейни оформляется с телефона или ноутбука, коллеги его видят и утверждают, вы подтверждаете получение — iiko сама создаёт все накладные.

• Частичная инвентаризация перед заказом. Если в понедельник формируется заказ рыбы и морепродуктов, в воскресенье сотруднику автоматически приходит задание посчитать рыбу в холодильнике и морепродукты в морозильной камере. Это занимает десять минут, и заказ формируется по точным остаткам.

Когда операции фиксируются мгновенно, остальное iiko делает сама: по данным продаж и остатков строит прогноз, рассчитывает, сколько продуктов закупить, создаёт и отправляет заказ поставщику, по тому же прогнозу составляет почасовой план на кухню и рассылает сотрудникам оповещения — что принять, что посчитать, что заготовить. Если кто-то что-то вовремя не сделал, руководитель получит уведомление.

Прогноз продаж: как он формируется и как сделать его точнее

Товаров на складе должно быть ровно столько, сколько нужно для продаж: закончился товар — блюдо в стоп-листе и недопродажи, заказали с запасом — списания и замороженные в продуктах деньги. Поэтому цикл начинается с прогноза. Веб-офис показывает выручку, количество чеков и средний чек на будущий период с разбивкой по часам, а также структуру продаж. Прогноз строится на статистике прошлых периодов и учитывает дополнительные факторы, а дальше по техкартам блюд iiko считает, какие продукты и в каком количестве понадобятся, и с учётом остатков и товаров в пути планирует заказ.

Основные настройки

Откройте «Настройки и обслуживание системы» → «Основные параметры» → «Прогнозирование». Прогноз формируется раз в неделю, в начале каждой недели, и в этот момент все данные в нём обновляются.

• Срок прогноза — на сколько недель вперёд строить прогноз, максимум пять.
• Редактировать текущую неделю — позволяет менять количество чеков и средний чек уже после того, как неделя началась. Пригодится, когда появилась срочная информация: большой банкет или резкое изменение погоды. У точки мороженого в парке перед дождливыми днями прогноз можно поправить в моменте, и система пересчитает суммы. Прогноз погоды виден прямо в iiko.
• Структура продаж — по категории или по родительской группе; отдельный переключатель заставляет считать выручку без НДС.
• Типы заказов — какие типы выделять в прогнозе отдельно, например доставку и самовывоз.
• Глубина продаж — статистику скольких недель учитывать, максимум шесть. При максимальном значении прогноз на следующую неделю считается по среднему за шесть предыдущих, при этом пиковые значения в обе стороны отбрасываются: праздничный вторник с большими продажами не завысит прогноз на обычный вторник. Минимальное значение подходит заведениям с быстро меняющимся меню или выраженной сезонностью — чем меньше недель, тем быстрее система реагирует на изменения. Изменение этой настройки применяется не сразу: пересчёт произойдёт со следующей недели, либо его можно запросить через техническую поддержку.
• Счета списания — какие счета не учитывать в прогнозе, например питание персонала. Отдельными переключателями исключаются документы инвентаризации и акты переработки.

Влияние событий

Обычный прогноз строится по обычным дням, а праздники и события меняют продажи в обе стороны. Для этого задаются коэффициенты по сочетанию типа события и его важности. Откройте «Прогнозирование» → «Влияние событий»: здесь перечислены типы событий и типы заказов — основные, куда входят все заказы, и выделенные ранее, например доставка и самовывоз. Звёздочки обозначают важность: одна — низкая, две — средняя, три — высокая. Влияние настраивается для всей сети или для конкретного ресторана.

Коэффициент задаётся отдельно для количества чеков и для среднего чека: 2 означает удвоение, 0,5 — уменьшение вдвое. Пример: рядом с заведением стадион, и в день матча продажи и средний чек вырастут. На доставку событие не повлияет, а на самовывоз — может. Значит, повышаем коэффициенты по чекам и среднему чеку для основных заказов и самовывоза, доставку оставляем как есть. Так же заполняются праздники и остальные события — и не забудьте сохранить.

Календарь событий

В разделе «Прогнозирование» → «События» ведётся календарь: в нём система узнаёт о ситуациях, которые повлияют на продажи. Нажмите «Добавить событие», выберите тип — например преднастроенный «Ресторан закрыт», если во вторник придут мастера чинить проводку, — укажите важность, дату, при необходимости комментарий и рестораны, для которых событие действует. Так же добавляются большой концерт рядом, государственный праздник или распродажа: при запуске выгодного комбо-набора гостей станет больше, а средний чек упадёт, поэтому после сохранения события в «Влиянии событий» для него увеличивают количество чеков и уменьшают средний чек.

Прогноз можно скорректировать вручную или загрузить из другой системы: в разделе «Прогноз» → «Структура продаж» выгрузите сформированный прогноз файлом, внесите изменения и загрузите обратно, либо нажмите «Загрузить» → «Импорт» и выберите справочник «Прогноз продаж» — файл Excel перетаскивается в окно или загружается с компьютера, есть шаблон для ручного заполнения. Такой прогноз может охватывать все товары номенклатуры на выбранную неделю.

Автоматический заказ продуктов у поставщиков

Когда операции фиксируются мгновенно и прогноз настроен, iiko может закупать продукты сама. Сначала укажите, какие у вас поставщики и какие товары они возят: прайс-листы загружаются в систему, наименования сопоставляются с вашей номенклатурой один раз — дальше система узнаёт их сама. На основе прогноза и остатков она сформирует заказ по нужным позициям, отправит его поставщику, а сотруднику, ответственному за приёмку, напомнит, что поставщик привезёт товар в определённый день. По номеру заказа в личном кабинете всегда видно, что заказано, а когда товар приедет, в телефоне сотрудника будет список, по которому он сразу оформит приход.

Настройка процесса закупок

• Укажите название и тип заказа, выберите рестораны, которые смогут использовать этот процесс.

• Настройте расписание. Пример: рыбу и морепродукты поставщик привозит каждую среду. Заказ формируется автоматически в понедельник, во вторник есть время проверить и подтвердить его, на среду планируется приёмка. Укажите, до какого времени система должна отправить заказ.

• Выберите поставщика и товары, которые нужно заказывать.
• На шаге «Как рассчитывается количество товаров в заказе» выберите «Использовать прогноз». Расчёт: прогноз минус остаток на складе минус количество товаров в пути. На складе 10 кг лосося, 5 кг уже едет по прошлому заказу, на неделю нужно 20 кг — система предложит заказать ещё 5. При проценте от прогноза 100% товаров будет ровно столько, сколько нужно.

• Настройте поведение системы с готовым заказом. После срока формирования заказ может уходить поставщику сразу или ждать подтверждения до времени, указанного в расписании. Если время отправки задано, а обязательное подтверждение не включено, заказ уйдёт в назначенный час в том виде, в котором сформирован. Если подтверждение включено, но сотрудник его не дал, заказ автоматически отменится, а руководитель получит уведомление. Можно настроить многоступенчатое подтверждение менеджерами и руководителями и минимальную сумму заказов, которые нужно подтверждать.

• В разделе «Как отправлять заказ поставщику» выберите автоматическую отправку на электронную почту: укажите email поставщика, email и имя отправителя, при желании включите копию отправителю.

• Укажите, требуется ли подтверждение поставщика, как отражается факт доставки — вручную или автоматически — и правила приёмки: сотрудниками ресторана или без приёмки. Проверьте информацию, активируйте и сохраните процесс.

Этапы заказа

У заказа шесть этапов, часть из них система проходит автоматически — в зависимости от настроек.

• Формирование — iiko создаёт заказ нужному поставщику по нужным товарам по расписанию; заказ можно создать и вручную.
• Ожидание подтверждения — заказ ещё не отправлен, его нужно проверить и подтвердить. Если подтверждение не требуется, этап пропускается.
• Обработка — заказ отправлен поставщику и ждёт его подтверждения. Если оно не требуется, заказ сразу переходит дальше.
• Ожидание доставки — поставщик отгрузил товар. Сотрудник принимает его и с телефона вносит расхождения. Этап пропускается при автоматической доставке.
• Завершён — заказ выполнен, товар принят, приход зафиксирован в учёте, документы созданы.
• Отменён — заказ не выполнен.

Так людей можно полностью исключить из процесса закупок или оставить контроль на том уровне, который нужен именно вам.

Автоматическое планирование работы кухни

План подготовки к продажам сокращает время подачи блюд: разморозка мяса и рыбы, обработка овощей, десерты и заготовки с долгим приготовлением вроде утки конфи в сувиде выделяются в отдельный план. По прогнозу продаж iiko рассчитает, сколько заготовок сделать, сколько продуктов достать на разморозку и сколько овощей обработать до открытия.

План состоит из стадий. Стадия — отдельная операция: разморозить, принести со склада, обработать, приготовить заготовки. Для каждой задаётся список блюд и товаров и расписание выполнения.

Разделы планов

Разделы группируют стадии и выглядят как закладки на странице плана. Откройте «Настройки и обслуживание системы» → «Общие настройки» → «Настройки» и в выпадающем списке выберите «Планы подготовки к продажам». По умолчанию раздел один; введите все нужные разделы и сохраните.

Стадии подготовки

Откройте «Прогнозирование» → «Стадии планов подготовки», выберите шаблон ресторана и нажмите «Добавить». Нажмите на карандаш, введите название и описание стадии, укажите раздел и выберите тип прогноза:

• Продажи и рецепты — список полуфабрикатов, которые понадобятся для готовых блюд; при расчёте учитываются размеры блюд и версии технологических карт.
• Продажи, простые блюда — список блюд, которые нужно приготовить; доступны только блюда и модификаторы в продаже.
• Составные блюда — для блюд с основой разного типа и размера.
• Расход продуктов — продукты, которые нужно заранее подготовить для приготовления блюд; в список добавляются только элементы номенклатуры с типом «товар», входящие в техкарты прогнозируемых блюд. Такие продукты готовятся только перед открытием или после закрытия на следующий день — для второго случая включите «Использовать данные следующего дня».

Время обработки: ежедневно перед открытием; ежечасно — чтобы распределить подготовку на каждый час работы; ежедневно после закрытия — на следующий день; по расписанию — произвольные интервалы вручную; по 15 минут — система разобьёт рабочий день на пятнадцатиминутные интервалы и покажет, что в какой готовить.

Дальше — точность расчёта. Доля прогноза: 100% подставляет ровно рассчитанное количество, 120% увеличивает его на пятую часть. Поле округления настраивает, до какого числа округлять — до целого в большую или меньшую сторону или до нужной дроби. Если план хочется корректировать вручную, включите режим ручного ввода остатков. А чтобы повара видели, в какой упаковке и с какой фасовкой брать продукты на разморозку, включите «Показывать упаковки в отдельном столбце».

Остаётся список товаров. Для удобства распределите их по группам с названием и описанием. Если важен тип блюда, но не его разновидность — например, салат каждый день разный, — установите галочку «Свернуть группу» и добавьте в неё все возможные салаты: по их продажам система спрогнозирует, сколько салатов готовить, а шеф решит, каких именно. Товары и блюда добавляются в настроенных фасовках или базовых единицах. Количество продуктов на единицу упаковки или тары по умолчанию равно единице; если на подносе помещается 10 заготовок основы для пиццы, введите 10. Сохраните стадию.

Мобильная инвентаризация: быстро, просто, в нужный момент

Чтобы правильно планировать ресурсы, нужны точные остатки. Для этого важны два условия: операции фиксируются в момент совершения и инвентаризация проводится регулярно. Раньше подсчёт остатков был долгим, и многие считали их раз в месяц — вовремя выявить ошибки при таком подходе невозможно. В iiko инвентаризация занимает считанные минуты: сотруднику нужен только смартфон с мобильным приложением, данные сразу попадают в учёт, а если задача не выполнена вовремя, руководитель получит уведомление о просрочке.

Как устроен процесс

Под разные задачи настраивается несколько процессов инвентаризации, которые запускаются автоматически по расписанию. Если поставщик привозит рыбу и морепродукты по вторникам, а iiko формирует заказ в понедельник, настройте подсчёт этой группы товаров на вечер воскресенья: у ответственного сотрудника это займёт 10–15 минут, зато заказ сформируется по точным данным.

• Менеджеру приходит сообщение, что пора зайти в приложение и начать инвентаризацию. После нажатия «Начать» оповещение получают сотрудники и могут приступать к подсчёту. Система показывает, когда стартовала инвентаризация и сколько времени осталось.
• Сотрудник выбирает зону хранения, назначенную менеджером: в ней видно количество позиций и имя того, кто начал подсчёт. Если сотрудник ушёл, не досчитав, его можно снять с зоны и назначить другого.
• Наличие товара отмечается по фасовкам, под рукой встроенный калькулятор. Позиции ищутся по названию, артикулу или фотографии, штрихкоды сканируются камерой телефона; если товар весовой и вес зашит в штрихкод, система подставит его сама.
• Система показывает, сколько позиций осталось посчитать в зоне. Менеджер может изменять количество в уже подсчитанных позициях. Если задать порядок товаров в зонах хранения или в списках, между позициями можно быстро переходить.
• В сети, где инвентаризация идёт в нескольких заведениях одновременно, ответственный переключается между заведениями и контролирует подсчёт зон.
• После подсчёта система укажет на расхождения, чтобы их можно было пересчитать — но только один раз. Для этого заранее настройте допустимое расхождение в веб-офисе. После завершения инвентаризация исчезает из приложения.

Какие задачи учёта это решает

• Недостачи. Создайте ежедневную частичную инвентаризацию по позициям, где регулярно есть недостача. Скоро станет ясно, кто из сотрудников допускает нарушения — например, технологической карты. А если блюда с этими продуктами не продавались, а минус появился, это повод проверить камеры.
• Списания скоропортящихся товаров. В кофейню каждый день привозят свежие десерты, а вечером списывают просроченные. Чтобы iiko правильно спрогнозировала и заказала десерты на утро, нужны остатки с вечера — настройте ежедневную инвентаризацию только по десертам.
• Быстрая ревизия. Новый управляющий принимает ресторан: создайте общий процесс инвентаризации, распределите группы товаров и зоны хранения между сотрудниками — iiko сразу покажет результат, и все вопросы передачи решатся на месте.

Если обеспечить систему точными остатками, она снимет львиную долю рутины: сама спланирует продажи, составит план на кухню, сделает заказ поставщикам и напомнит об инвентаризации. Но об изменившихся техкартах, поставщиках и товарах iiko без вас не узнает — эти данные нужно обновлять.

Уведомления: как обеспечить своевременное выполнение операций

Цикл работает, только если все сотрудники вовремя выполняют запланированные действия. Для этого в iiko настраиваются автоматические напоминания в телефон сотрудника, а руководитель получает уведомления, если что-то пошло не так.

• Прогноз продаж. Если всё идёт как обычно, делать ничего не нужно. Незапланированное событие — завтра после обеда меняют трубы на кухне — требует поправить прогноз вручную: убрать из него часы закрытия. Руководителю придёт сообщение, что пользователь отредактировал прогноз.
• Автозаказ поставщикам. Каждый этап сопровождается уведомлением: создан новый заказ; заказ ждёт подтверждения и не подтверждён в срок; поставщик подтвердил или отклонил заказ; ожидается доставка — с поставщиком, датой и номером заказа, по которому сотрудник открывает страницу заказа в личном кабинете с телефона и сразу принимает товар; заказ не отправлен из-за ошибки — чтобы вовремя вмешаться.
• Инвентаризация. В общий чат приходит уведомление, что инвентаризацию пора начинать; менеджер получает личное сообщение со ссылкой на процесс и даёт старт; сотрудникам приходят ссылки на списки товаров. Дальше система сообщает, что инвентаризация проведена, что расхождение больше допустимого, что при отправке возникла ошибка или что инвентаризация просрочена.

Так все операции фиксируются вовремя, в системе реальные остатки, а прогноз, закупки и план для кухни формируются правильно.

Настройка уведомлений об инвентаризации в Telegram

Уведомления приходят от чат-бота iiko лично ответственному за инвентаризацию сотруднику и в общий Telegram-канал для остальных участников. Сотрудникам нужно приложение Telegram на смартфоне или его веб-версия.

Как это выглядит: когда в системе появляется задание на инвентаризацию, ответственный — менеджер ресторана или су-шеф — получает сообщение, заходит в приложение iikoInventory и нажимает «Начать» или переходит по ссылке из сообщения в личный кабинет веб-офиса; в сообщении есть и ссылка на скачивание приложения. Сотрудники получают уведомление в общий чат и начинают подсчёт. Когда всё посчитано, ответственный нажимает «Завершить инвентаризацию», и об этом сразу приходит уведомление. На задачу есть минимум сутки: если сотрудник не начал подсчёт или не нажал «Завершить», руководителю придёт сообщение, что инвентаризация не проведена. При существенных отклонениях система сразу пришлёт уведомление о недопустимых расхождениях.

Личные уведомления

• В веб-офисе включите нужные оповещения: о расхождении в количестве, о расхождении в деньгах, для сотрудников — что менеджер начал инвентаризацию и пора считать свою зону, для менеджеров — что инвентаризация создана и её нужно начать. Сохраните.

• Соберите логины Telegram сотрудников и добавьте их в карточки сотрудников.

• Перейдите в «Оповещения» → «Подписки на оповещение», нажмите «Добавить». Введите название, в строке «Каналы» выберите «Инвентаризация. Процесс», приоритет — «Все». Получатель: «Сотрудники» → «Список ролей», если уведомления нужны всем на определённой должности, или «Список адресатов» для конкретных людей. Отметьте «Telegram»; можно добавить и «Email» — тогда в карточках сотрудников должна быть почта. Сохраните.

• Сотрудники находят в Telegram чат-бот iiko и отправляют ему команду «Старт». Больше ничего делать не нужно.

Корпоративный канал

Для контроля статуса инвентаризации используется канал в Telegram: в него приходят сообщения о начале и завершении инвентаризации, об опоздании по срокам начала и о выявленных отклонениях.

• В Telegram нажмите «Создать канал», введите название и описание, выберите «Частный канал», чтобы посторонние не находили его в поиске, и сохраните. Сотрудников можно добавить сразу, позже или отправить им ссылку-приглашение в рабочий чат. Добавьте фото канала, чтобы его было легче найти.
• Добавьте бота iiko в администраторы канала: нажмите на канал → три точки → «Управление каналом» → «Администраторы» → «Добавить администратора», найдите бота, нажмите «Ок» и сохраните. При необходимости добавьте других администраторов, например менеджера, ответственного за инвентаризацию.
• Активируйте канал в веб-офисе: «Оповещения» → «Настройки Telegram» → «Добавить». Скопируйте код из сообщения системы и отправьте его в созданный канал — в ответ придёт сообщение, что канал авторизован на получение сообщений от iiko. Если канал стал неактуален, его можно деактивировать или удалить.
• Создайте ещё одну подписку на оповещение: название, каналы — «Инвентаризация. Процесс», получатель — «Telegram-рассылка» и созданный чат, галочка «Telegram». Теперь сотрудники будут получать оповещения по процессу инвентаризации в канал.

Порядок внедрения

• Организуйте мгновенную фиксацию операций: приёмка с телефона, списания на кассе и кухонном экране, внутренние перемещения, частичные инвентаризации.
• Настройте прогноз: срок, глубину продаж, типы заказов, влияние событий и календарь.
• Заведите процессы инвентаризации по расписанию и допустимые расхождения.
• Настройте процесс закупок с расчётом по прогнозу и правилами подтверждения.
• Опишите стадии подготовки на кухне и время обработки.
• Подключите уведомления: подписки, чат-бот и корпоративный канал в Telegram.
• Когда цикл работает, подключайте инструменты для гостя: QR-меню и заказ на стол — о них отдельная статья.

Цикл, который работает без вас

Рутинная управленческая работа — анализ продаж, планирование и организация закупок и работы кухни, контроль над своевременным выполнением операций — переходит с руководителя на систему. iiko не болеет, не устаёт, не ходит в отпуск и ничего не забывает: на неё можно положиться и освободить время для задач, которые действительно требуют человека.

Главное условие — дисциплина данных. Чем быстрее операции попадают в систему и чем регулярнее проводятся инвентаризации, тем точнее прогноз, заказы и план на кухню.

Прогноз, автозаказ, план на кухню, инвентаризацию, уведомления и QR-меню настраиваем под процессы конкретного заведения — от дисциплины данных до первого автоматического заказа.