На инвентаризации время уходит не на подсчёт. Оно уходит на поиск.
Повар вспоминает, в каком холодильнике лежит заготовка. Кладовщик обходит склад второй раз, потому что в ведомости позиции идут не в том порядке, в каком они лежат на полках. К концу смены накапливается усталость, а вместе с ней ошибки — и пересчёт, ради которого всё затевалось, перестаёт быть точным.
В iikoWeb это решается складскими зонами: местами хранения, из которых складывается маршрут обхода. Настроенные один раз, они превращают инвентаризацию из поиска по складу в движение по списку.
Две половины одной задачи
Стоит сразу развести два инструмента, которые часто путают.
Списки товаров отвечают на вопрос, что считать: это шаблон перечня позиций, который можно использовать для частичной инвентаризации или закупки.
Складские зоны отвечают на вопрос, где и в каком порядке: они привязывают позиции к конкретным холодильникам, стеллажам и полкам и задают маршрут.
По отдельности каждый инструмент полезен, вместе они закрывают инвентаризацию целиком: сотрудник знает, что считать, и идёт по складу один раз.
Работают зоны в мобильной инвентаризации: в её бланке товары группируются по зонам и идут в порядке обхода. Сам процесс мобильной инвентаризации настраивается в разделе «Настройки» iikoWeb.
Шаг 1. Создайте зоны хранения
Путь: Управление складом → Складские зоны. Выберите нужный склад — кухню, бар, основной склад — и нажмите «+ Зона хранения». В открывшемся окне введите название, нажмите «Добавить» и сохраните изменения кнопкой «Сохранить».
Название стоит давать такое, каким пользуются сотрудники: «Холодильник ГЦ», «Мясной холодильник», «Сухой склад». Делить зоны можно по цехам, по холодильникам, по стеллажам или по полкам — глубина зависит от размера склада.
Правило простое: чем логичнее структура, тем быстрее инвентаризация. И логичность здесь определяется не схемой на бумаге, а тем, как на самом деле устроен ваш склад.
Шаг 2. Добавьте товары в зону
Откройте созданную зону и нажмите «Добавить товар». Чтобы быстрее найти нужные позиции, используйте фильтр — значок над списком справа:
- Нераспределённые — товары, указанные в настройках инвентаризации, но ещё не привязанные ни к одной зоне;
- Из настроек инвентаризации — продукты, которые участвуют в инвентаризациях по этому складу;
- Все — полный справочник номенклатуры.
Ещё в фильтре можно оставить только товары или только блюда. Отметьте нужные позиции и нажмите «Сохранить».
Первый фильтр — самый полезный, и не только для поиска. Он работает как проверка полноты: когда список нераспределённых пуст, значит ни одна позиция из инвентаризации не осталась без места хранения. Пока там что-то есть — маршрут неполный, и на пересчёте это всплывёт.
Добавлять можно и товары, и заготовки. Заготовки стоит разложить по зонам обязательно: они живут на кухне, в цеховых холодильниках, и именно их ищут дольше всего.
Шаг 3. Настройте порядок товаров внутри зоны
Внутри зоны позиции переставляются кнопкой перемещения. Порядок нужно сделать таким, в каком товар физически стоит на полке.
Это кажется мелочью, пока не посмотришь, как идёт пересчёт без этого: сотрудник читает позицию, ищет её глазами по всему холодильнику, возвращается к ведомости, читает следующую — и так двести раз. Совпадение порядка в списке с порядком на полке убирает именно это.
Шаг 4. Задайте маршрут обхода зон
В разделе «Складские зоны» нажмите шестерёнку. В открывшемся окне зоны перетаскиваются в нужном порядке за значок со стрелками, при необходимости переименовываются карандашом или удаляются значком корзины. Сохраните изменения.
Маршрут стоит выстраивать так, как человек физически идёт по помещению: от входа вглубь, не возвращаясь. Если в вашей схеме сотрудник дважды проходит мимо одного холодильника, порядок зон выбран неправильно.
Копирование зон на другие точки
Если точек несколько, настраивать каждую вручную не нужно. Выберите ресторан, перейдите в «Складские зоны», выберите склад и нажмите «Копировать из» — затем укажите ресторан и склад-источник.
Важно: копирование перезаписывает текущие зоны хранения склада, и отменить его нельзя. Если настройки окажутся неподходящими, зоны придётся собирать заново.
Отсюда два практических правила. Первое: копируйте только между точками с похожей планировкой складов — маршрут, собранный под другое помещение, поведёт сотрудника не туда и сделает хуже, чем было. Второе: сначала скопируйте на одну точку и проведите там инвентаризацию, и только потом тиражируйте на остальные.
Как нарезать зоны, чтобы они работали
То, чего в инструкции нет, но что определяет результат.
Зоны отражают реальность, а не идеальную схему. Если повар держит соусы на рабочем столе, а не в отведённом шкафу, зона должна называться так же, как это место называют на кухне. Инвентаризацию проводят люди, а не схема размещения.
Настраивает тот, кто знает склад. Шеф или кладовщик, а не бухгалтер из офиса: последний не в курсе, что вторую морозилку переставили в коридор.
Маршрут устаревает. Кухню переставляют, холодильники меняют, склад расширяют. Раз в несколько месяцев зоны стоит сверять с реальностью — иначе через полгода вы получите тот же поиск, только с настроенной системой.
Как посчитать эффект
Норматив в часах ничего не говорит: инвентаризация в кофейне со ста позициями и в ресторане с восемью сотнями — разные процедуры.
Проверить себя можно иначе. Во время ближайшего пересчёта засеките отдельно две вещи: сколько времени сотрудник считает и сколько ищет. Если поиск занимает сопоставимое время с подсчётом или больше — проблема в структуре склада, а не в скорости людей.
Дальше арифметика простая: сэкономленные часы умножаются на ставку и на частоту инвентаризаций. Именно эта цифра, а не абстрактное «станет быстрее», и есть аргумент для собственника.
Начало: один склад, одна инвентаризация
Весь склад сразу брать не нужно. Возьмите один — тот, где пересчёт идёт дольше всего, обычно это кухня.
Дальше по порядку:
- создайте зоны так, как физически устроено помещение;
- разложите по ним товары и заготовки, пока фильтр «Нераспределённые» не опустеет;
- выставьте порядок позиций внутри зон по полкам;
- соберите маршрут обхода и пройдите по нему сами, без пересчёта, — просто проверьте, что не приходится возвращаться;
- проведите инвентаризацию и сравните время с предыдущей.
Если по этому складу стало быстрее — переносите схему на остальные. И только после этого копируйте на другие точки сети.
Если инвентаризация занимает слишком много времени и непонятно, где именно оно теряется, — разложим структуру складов и настроим учёт под вашу планировку.
Поделиться
