Инвентаризация целиком — тяжёлая процедура. Её делают редко, потому что она останавливает работу, и как раз поэтому расхождения находят поздно: между двумя пересчётами проходит месяц, а потери успевают накопиться.
Частичная инвентаризация решает это иначе: считать не всё, а группу — дорогое мясо, алкоголь, рыбу — но регулярно. Проблема одна: каждый раз собирать перечень позиций вручную никто не будет.
Для этого в iikoWeb есть списки товаров — заранее подготовленные перечни, которые используются как шаблоны для инвентаризации, закупок и работы со складом.
Где это находится
Путь: Настройки системы → Склад → Списки товаров. Здесь же кнопка «Добавить» для создания нового списка.
Шаг 1. Заполните описание
На вкладке «Описание» укажите название списка, описание и рестораны, для которых он будет действовать. Последнее важно для сети: список «Рыба и морепродукты» может быть нужен не на всех точках, и привязка к ресторанам избавляет от лишних шаблонов в чужих интерфейсах.
Шаг 2. Добавьте товары
На вкладке «Товары» нажмите «Добавить продукты» и выберите способ:
- Товары — выбор из общей номенклатуры;
- Из списка категорий — товары из заранее настроенных категорий;
- Из списка групп — товары из номенклатурных групп;
- Из прайс-листов — позиции от поставщиков или из внутренних прайс-листов;
- Из бланка заказа — товары для заказов у внутренних поставщиков.
Последние два способа экономят больше всего времени: если у вас уже настроены прайс-листы или бланки заказа, список собирается из них, а не перебором по номенклатуре.
При выборе из общей номенклатуры открывается окно с поиском и отметками. Переключатель «Показать только выбранные» помогает проверить итог перед сохранением — это быстрее, чем прокручивать весь перечень заново.
Шаг 3. Настройте фасовки и лимиты
Фасовки. У одного товара их обычно несколько: килограмм, упаковка 0,5, упаковка 0,3. Для разных процессов нужны разные: на инвентаризации считают в одних единицах, при заказе поставщику — в других. Колонка «Исключить фасовки» оставляет в списке только те, что нужны для конкретного процесса. Кладовщик перестаёт выбирать из десятка вариантов, а значит перестаёт ошибаться.
Лимиты заказов. В колонках «Мин» и «Макс» задаётся минимальное и максимальное количество, которое можно заказать у поставщика.
Одно предупреждение, на котором спотыкаются чаще всего: лимиты указываются в базовых единицах — то есть в упаковках, а не в килограммах. Вбитая по привычке цифра в килограммах превращается в заказ, который приедет коробками.
Товары в списке можно переставлять значком со стрелками и удалять через корзину. Порядок стоит сделать таким же, в каком товар физически лежит на складе, — тогда пересчёт идёт по полкам, а не прыжками по перечню.
Шаг 4. Сгруппируйте вкладками
Внутри списка можно создать несколько вкладок — кнопка «+ Вкладка» в правом верхнем углу. Вкладки нужны только для визуальной группировки и на работу самого списка не влияют.
Важное ограничение: если товар добавлен на одну вкладку, на другую его добавить уже нельзя — в перечне он будет отображаться серым. Поэтому вкладки стоит продумать до наполнения, а не после.
Не забудьте сохранить список после настройки.
Зачем это нужно на практике
- Частичные инвентаризации. Считать дорогие или быстро уходящие группы чаще, чем всё остальное.
- Настройка закупок. Заказ собирается по готовому шаблону с правильными фасовками и лимитами.
- Скорость работы со складом. Меньше ручного перебора — меньше ошибок.
Один список вместо десяти
Создавать десять списков сразу не нужно. Начните с одного — по той группе, где у вас чаще всего вылезают расхождения при инвентаризации. Обычно это мясо, рыба или бар.
Дальше:
- соберите список и выставьте только те фасовки, которые нужны для пересчёта;
- расположите позиции в порядке обхода склада;
- проведите одну частичную инвентаризацию по нему и засеките время;
- сравните расхождения с тем, что обычно находите на полной инвентаризации.
Если по этой группе стало быстрее и точнее — добавляйте следующую. Плодить списки без проверки не стоит: десяток похожих шаблонов, в которых никто не помнит разницу, работает хуже, чем один рабочий.
Если нужна не только инструкция, но и руки — складской учёт и настройку закупок ставим под ключ.
Поделиться
