Расписание в iikoWeb: как держать ФОТ под контролем

Фонд оплаты труда — вторая по величине статья расходов заведения после себестоимости продуктов. И единственная из крупных, которой можно управлять ежедневно: закупочные цены вы не диктуете, аренду не меняете, а количество людей в смене решаете сами.

Проблема в том, что обычно эту статью видят постфактум. Месяц закончился, посчитали зарплаты, сравнили с выручкой — и выяснили, что в две недели переставили лишние смены. Управлять этим уже поздно.

Расписание в iikoWeb переносит решение на момент, когда оно ещё что-то меняет.

Как это работает

• График составляется с телефона. Управляющему не нужно садиться за компьютер: смены расставляются там, где он находится, в том числе в зале.
• Сотрудник получает расписание на почту. При любых изменениях приходит обновлённое письмо — это снимает классический спор «а мне никто не сказал».
• График для сотрудников на окладе формируется автоматически. Позиции с фиксированной оплатой не нужно расставлять руками каждую неделю.
• Система контролирует норматив часов. Для каждого сотрудника задаётся норма за неделю, и при её превышении система сигнализирует в момент формирования расписания — то есть до того, как переработка стала фактом.

Последний пункт стоит отдельного внимания. Переработка, обнаруженная в расписании, — это вопрос перестановки смены. Переработка, обнаруженная в табеле, — это уже вопрос доплаты и трудовых отношений. Разница между этими двумя ситуациями измеряется в деньгах.

Сколько это стоит — видно сразу

Это главное в инструменте, и именно это редко проговаривают.

Под расписанием система считает затраты на оплату труда и сопоставляет их с продажами. Вы видите не только сумму, но и долю ФОТ в выручке — по дням и за неделю, прямо в момент расстановки смен.

Разница принципиальная. Сумма затрат сама по себе ни о чём не говорит: сто тысяч в неделю — это много или мало, зависит от того, сколько вы за эту неделю заработали. Процент отвечает на вопрос сразу.

И главное — вы видите его до того, как смена отработана. Поставили лишнего человека на вторник, увидели, что доля выросла, убрали. Это и есть управление ФОТ, в отличие от его констатации в конце месяца.

Чтобы это работало, нужны две вещи: заполненные ставки сотрудников и прогноз или факт продаж по дням. Без первого система не посчитает затраты, без второго — не с чем будет сравнивать.

Бригады официантов

Официанты могут объединяться в бригады и подхватывать заказы коллег, работая как единое целое.

Механика решает конкретную проблему: гость за столом, за который отвечает занятый официант, ждёт дольше, чем гость по соседству. В бригаде его обслужит тот, кто свободен.

Побочный эффект, о котором стоит знать заранее: в бригаде размывается индивидуальная ответственность. Поэтому бригады хорошо работают в форматах с высокой скоростью и плотной посадкой, и хуже — там, где гость ждёт «своего» официанта и персональный сервис является частью продукта.

Результаты продаж выводятся на большой экран, и между сотрудниками начинается соревнование. Механика простая и действительно рабочая: люди видят, где они относительно коллег, и стараются подняться.

Но у публичного рейтинга есть вторая сторона, и честнее сказать о ней сразу.

Соревнование за личную выручку толкает к агрессивным допродажам. Гость, которому в третий раз предложили десерт, запоминает это не так, как хотелось бы. Рейтинг также обостряет борьбу за «удобные» столы и за вечерние смены, где чек выше, — и вот это уже вопрос не мотивации, а конфликтов внутри смены.

Поэтому утверждение «так улучшается атмосфера в коллективе» стоит воспринимать как возможный результат, а не как гарантированный. Атмосфера зависит от того, что именно вы вывели на экран и как часто.

Бригады и соревнование: как совместить

Здесь есть противоречие, которое стоит решить до включения обеих механик.

В бригаде выручка общая — в этом весь смысл взаимопомощи. В личном рейтинге в зачёт идёт свой чек. Если включить одно поверх другого без правил, официанты перестанут подхватывать чужие столы: помогать коллеге станет невыгодно.

Рабочих вариантов два. Либо соревнование идёт между бригадами, а не между людьми — тогда взаимопомощь внутри бригады поощряется. Либо личный рейтинг строится не на сумме выручки, а на показателях, которые не зависят от того, чей стол: доля чеков с десертом, средний чек, количество позиций в чеке.

Выбор зависит от формата, но выбрать нужно осознанно, а не оставлять как есть.

В каком порядке включать

• заполните ставки сотрудников — без них расчёт затрат не работает;
• задайте норматив часов по каждой позиции, чтобы сигнализация о переработках имела смысл;
• составьте расписание на неделю и посмотрите на долю ФОТ по дням: почти всегда находится день, где людей больше, чем нужно;
• сравните эту долю с вашим целевым показателем — если целевого нет, его стоит определить, иначе не с чем сравнивать;
• включайте мотивационные механики после того, как разберётесь с расписанием, а не вместо этого.

Расписание — часть более широкой задачи, к которой относятся и табель, и учёт фактически отработанного времени. Если нужно закрыть её целиком, начните с учёта времени по факту — например, через биометрию на проходе, — а по остальным возможностям работы с сотрудниками есть отдельное руководство по управлению персоналом.