Организация кейтеринга: расчёт еды, напитков и сметы

Кейтеринг только выглядит как доставка еды. Разница в том, что производство и обслуживание разнесены: кухня в одном месте, гости — в другом, а между ними логистика, оборудование и тайминг.

Из-за этого другая цена ошибки. В зале недостающую порцию доготовят за десять минут. На площадке — нет: чего не привезли, того на мероприятии не будет. Ниже — порядок, в котором собирается выездное мероприятие, от формата до разбора после.

Шаг 1. Определите формат мероприятия

От формата зависят меню, персонал и бюджет:

• Банкет — полноценное застолье с подачей блюд.
• Фуршет — свободное общение и лёгкие закуски.
• Кофе-брейк — для конференций и деловых встреч.
• Кэнди-бар — сладкая зона для детей и взрослых.
• BBQ — блюда на открытом огне для выездных мероприятий.

Формат определяет не только меню. Он задаёт оборот посуды (на фуршете тарелок уходит больше, чем посадочных мест), объём теплового оборудования и число официантов. Поэтому формат фиксируется первым: любой расчёт, сделанный до него, придётся переделывать.

Шаг 2. Осмотрите площадку до расчёта

Место проведения влияет на весь процесс организации. Это может быть ресторан, банкетный зал, загородный комплекс, шатёр или открытая площадка.

До расчёта выясняют:

• доступ для транспорта;
• электричество;
• размещение гостей.

Это не пожелания, а ограничения производства. Узкий подъезд означает переноску вручную — то есть лишние человеко-часы, которых нет в смете. Недостаточная мощность сети означает, что тепловое оборудование не включится все разом. На открытой площадке электричества может не быть вовсе, и тогда в расчёт входит генератор.

Отсюда простое правило: смета подписывается после осмотра площадки, а не по адресу из письма. Один выезд менеджера дешевле, чем одна переноска оборудования силами официантов.

Шаг 3. Посчитайте еду на гостя

Ориентир по длительности мероприятия:

• 1–2 часа — 200–400 г еды;
• 4–6 часов — 800–1000 г;
• более 6 часов — от 1200 г.

Это отправная точка, а не норма. Между интервалами расход растёт плавно: для трёхчасового мероприятия ориентир лежит между 400 и 800 г, и конкретное число даёт не таблица, а ваш фактический расход по прошлым мероприятиям того же формата.

Поэтому фактический выход имеет смысл фиксировать после каждого события. Через десяток мероприятий у вас появится собственный норматив — точнее любого среднего по отрасли, потому что он учитывает вашу подачу и вашу аудиторию.

Ошибка бьёт в обе стороны. Пересчитали — списали продукты и съели маржу. Недосчитали — гости остались голодными, и это стоит следующего заказа.

Шаг 4. Посчитайте напитки

На одного гостя рекомендуется:

• вода, соки, морсы — 1,5–2 литра;
• вино или шампанское — 0,75 л;
• крепкий алкоголь — около 0,5 л на пьющего гостя.

Эти цифры опасны без двух уточнений.

Первое: нормы по вину и крепкому — альтернативные сценарии, а не слагаемые. Заложить одному и тому же гостю и 0,75 л вина, и 0,5 л крепкого — значит закупить двойной объём. Сценарий выбирается под концепцию мероприятия, а доля пьющих гостей оценивается отдельно: на деловой конференции и на свадьбе она разная.

Второе: безалкогольные напитки зависят от сезона и площадки. На открытой площадке в жару верхняя граница диапазона становится нижней.

Шаг 5. Выберите формат обслуживания — от него зависит персонал

Формат подачи — отдельное решение, не то же самое, что формат мероприятия:

• Полное обслуживание. Официанты подают все блюда и напитки.
• Частичное обслуживание. Закуски уже стоят на столах, горячее подаётся порционно.
• Фуршет. Гости самостоятельно выбирают закуски и свободно перемещаются по площадке.

Это главный рычаг себестоимости после меню. Один и тот же банкет при полном и при частичном обслуживании отличается по числу официантов, а персонал — вторая по величине строка сметы после продуктов.

Норму официантов на гостя стоит держать своей и зафиксированной, а не определять на глаз перед каждым выездом. Рентабельность теряется именно здесь — незаметно, по одному лишнему человеку на смену.

Шаг 6. Соберите бриф на заказ

Что обязательно должно быть в заказе:

• дата и время мероприятия;
• количество гостей;
• формат мероприятия;
• адрес проведения;
• необходимое оборудование;
• смета и дополнительные услуги.

Чем подробнее информация, тем точнее подготовка. К этому списку стоит добавить седьмой пункт — дату, после которой количество гостей не уменьшается.

Расхождение между заявленным и фактическим числом гостей даёт самый частый убыток в кейтеринге: закупка сделана на сто человек, приехало восемьдесят, разница списывается за ваш счёт. Если дедлайн не зафиксирован в договоре, спорить будет не о чем.

И бриф должен жить в системе, а не в переписке менеджера. Заявка в мессенджере — это заявка, которую невозможно найти, когда менеджер в отпуске.

Шаг 7. Соберите смету по раздельным строкам

Смета включает:

• меню;
• работу персонала;
• транспортные расходы;
• сервисный сбор;
• аренду оборудования;
• дополнительные расходы.

Именно поэтому два мероприятия с одинаковым количеством гостей могут стоить совершенно по-разному.

Эти строки нужно держать раздельно, а не зашивать транспорт и сервисный сбор в цену блюда. Как только всё сведено в стоимость порции, рентабельность конкретного мероприятия перестаёт быть видимой: выручка есть, а какая её часть ушла на доставку и аренду — неизвестно. Разнесённая смета отвечает на вопрос, какие форматы и площадки вам вообще выгодны.

Что автоматизация закрывает в кейтеринге

Когда заказов становится больше, появляются ошибки:

• путаница с датами;
• неверные расчёты меню;
• потерянные заявки;
• сложный контроль расходов.

Ни одна из них не про невнимательность. Все четыре — про то, что мероприятия живут в разных местах: даты в календаре менеджера, расчёты в Excel, заявки в мессенджерах, расходы — в голове у управляющего.

Автоматизация помогает:

• быстро принимать заказы;
• автоматически считать смету;
• контролировать персонал и логистику;
• вести все мероприятия в одной системе.

В iiko за это отвечают банкеты и резервы: заказ заводится с датой, количеством гостей и составом меню, а продукты списываются по технологическим картам. Себестоимость мероприятия считается системой, а не собирается вручную через неделю после события, когда половину расходов уже никто не вспомнит. Работу с банкетными заказами и резервами закрывает iikoTableService.

Проверка на одном событии

Не переносите в систему сразу весь поток. Возьмите ближайшее событие и проведите его целиком: бриф со всеми полями, смета с раздельными строками, списание по техкартам, отчёт после.

Затем сравните две цифры — плановую себестоимость и фактическую. Разница между ними и есть цена ручного учёта. По одному мероприятию уже видно, из чего она складывается.

Если хотите пройти первое мероприятие в системе не в одиночку — настроим банкеты, технологические карты и склад в iiko под ваш формат.