Кейтеринг — это не только меню и красивые подачи. За каждым мероприятием стоит большая работа с расчётами, себестоимостью, персоналом, логистикой и расходами.
Автоматизация помогает собрать всё в единую систему, контролировать смету и понимать экономику заказа ещё до начала мероприятия.
Кейтеринг — ресторан, который приезжает к гостям
Кейтеринг — это ресторанное обслуживание «под ключ» на любой выбранной локации: в загородном доме, офисе, лофте или на природе. В отличие от обычного фуршета, классический ужин предполагает красивую рассадку гостей, индивидуальную курсовую подачу блюд от шеф-повара и ресторанный сервис с официантами.
Форматы бывают разные:
- Выездной банкет — полноценное застолье с горячими блюдами, десертами и напитками;
- Фуршет — закуски и блюда, которые гости едят без классической рассадки, свободно перемещаясь по площадке;
- Кофе-брейк — напитки, лёгкие закуски и десерты для тренингов, презентаций и совещаний;
- Кэнди-бар — сладкий стол, чаще всего для праздников;
- Барбекю — блюда, приготовленные на открытом огне.
Из чего складывается смета
Расчёт кейтеринга — это гораздо больше, чем стоимость продуктов. В смету могут входить:
- разработка меню — индивидуальная гастрономическая карта с учётом предпочтений и диет гостей;
- закупка и приготовление — доставка свежих ингредиентов и финальное приготовление блюд на месте;
- мебель и текстиль — столы, стулья, скатерти и салфетки, если на локации их нет;
- посуда и стекло — ресторанный фарфор, столовые приборы и бокалы под разные типы напитков;
- персонал — повара, бармены и официанты для синхронной подачи;
- логистика — доставка и другие логистические расходы;
- клининг — уборка зоны кухни и сбор посуды после мероприятия.
Пример сметы мероприятия: банкетное меню на 10 порций, аренда, грузчик, банкетный менеджер и итоговая сумма заказа.
Расчёт меню
При разработке меню важно учитывать количество гостей, объём блюд и себестоимость каждой позиции. В среднем на одного человека рассчитывают 800–1000 граммов еды — с учётом холодных и горячих закусок, горячего блюда и десерта.
В iiko банкетное меню можно завести как отдельное блюдо с ценой за порцию. В примере это «Банкет 5700 рублей» в группе «Банкетное меню»: его состав задан модификаторами — обязательными позициями (салаты, рыбное плато, мясная тарелка, десерт, хлеб) и группами на выбор, например «Горячее блюдо БН» и «Банкет Напитки».
В заказе такое меню пробивается одной позицией на нужное количество гостей, а состав и выбор горячего видны по строкам. На скриншоте — 10 порций на 57 000 ₽: пять гостей выбрали судака, пять — медальоны из свинины.
Потребность в продуктах и себестоимость
По заказу можно сразу посмотреть, какие продукты понадобятся и во что они обойдутся. Отчёт «Списание продуктов» по банкету показывает количество каждого продукта, себестоимость за единицу и всего, склад, а также остаток на складе до и после списания.
Персонал, аренда и логистика в заказе
Расходы на персонал, аренду и логистику тоже можно учитывать в заказе отдельными позициями: аренда круглого стола и шатра, аренда оборудования кухни, грузчик, банкетный менеджер, повара и официанты. Так в итоговую сумму сразу попадает не только еда, но и все сопутствующие услуги.
Как не потерять деньги на одном заказе
При большом количестве расчётов ручная работа повышает риск ошибок: можно не учесть часть расходов, неправильно рассчитать себестоимость меню или дать клиенту скидку, которая уже влияет на прибыль.
Поэтому ещё до запуска мероприятия важно понимать:
- сколько стоит заказ;
- какие расходы он включает;
- какая получается наценка;
- сколько можно дать скидку;
- насколько заказ выгоден для компании.
Как автоматизация меняет расчёт
Автоматизация позволяет выстроить единый алгоритм расчёта и не зависеть от ручных вычислений менеджера. Система помогает:
- оптимизировать приём и обработку мероприятия;
- контролировать затраты и производственные мощности;
- рассчитывать ФОТ и переменные расходы;
- контролировать фудкост;
- рассчитывать оценочную наценку по заказу;
- определять максимально возможную скидку.
То есть смета строится на данных, а не на предположениях.
Данные синхронизируются с iiko
Автоматизация связывает расчёт кейтерингового мероприятия с учётом в iiko. В одном процессе можно контролировать: заказ → смету → себестоимость → расходы → производство → итоговую экономику мероприятия.
Это помогает быстрее обрабатывать заказы, контролировать затраты и принимать решения на основе актуальных данных.
Если смета кейтеринга у вас пока собирается в таблице, напишите — покажем, как перевести её в iiko вместе с учётом.
Поделиться
