Касса установлена, меню загружено — дальше три настройки, без которых заведение не начнёт работать по-настоящему: сотрудники с правильными правами, схема зала для официантов и учёт алкоголя, если он есть в меню. Всё это делается в веб-офисе iiko и мобильном приложении, без участия партнёра.
В статье — как завести сотрудника и выдать ему доступ, как собрать схему зала и активировать её на кассе, как проводить инвентаризацию алкоголя по акцизным маркам, сверять остатки с ЕГАИС и вскрывать тару.
Сотрудники: карточка, роли и доступ
Чтобы сотрудник мог работать с iiko, его нужно зарегистрировать в системе и выдать данные для входа. Откройте веб-офис, раздел «Ежедневные операции в ресторане» → «Персонал» → «Сотрудники», нажмите «Добавить» — откроется карточка нового сотрудника.
Шаг 1. Основные данные
На вкладке «Основное» укажите имя в системе, выберите роль — кассир или управляющий, — введите имя и фамилию, табельный номер, если он есть; пол указывать необязательно. Фотографию можно добавить по значку карандаша рядом с изображением профиля.
Шаг 2. Доступ
На уровне «Мини» блока управления бизнесом доступны две роли — кассир и управляющий, и у них разный набор прав. Наборы преднастроены: назначив роль, сотрудник по умолчанию получает соответствующий доступ, а при необходимости набор меняется в настройках прав.
Кассир обычно работает только с кассовым приложением — ему нужен PIN-код для входа на кассу. Управляющему нужен доступ и к кассе, и к веб-офису: на кассу он входит по PIN-коду, в веб-офис — по логину и паролю. Поэтому для управляющего создайте логин для входа в веб-офис, для кассира этот пункт пропустите. Если кассовый терминал авторизует сотрудников по картам, укажите номер карты; для мобильной кассы это не нужно. Кнопки «Сгенерировать новый» для PIN-кода и пароля пока неактивны — карточка ещё не сохранена.
Шаг 3. Контактные данные
На вкладке контактов укажите телефон и обязательно электронную почту — на неё iiko отправит сотруднику данные для доступа. Логин в Telegram нужен, чтобы получать сообщения от системы: сотрудник зарегистрируется через чат-бот. Дальше дата рождения, ИНН и СНИЛС; для POS-терминала с авторизацией по картам здесь же настраивается доступ к операциям по счёту. При необходимости добавьте комментарий.
Шаг 4. График и оплата
На вкладке «График и оплата» задаются ставка сотрудника и дата начала начислений. Заполнив данные, нажмите «Сохранить».
Шаг 5. Отправка данных для входа
После сохранения вернитесь на вкладку «Основное»: кнопки «Сгенерировать новый» стали активными. Для кассира, который не должен заходить в учёт, нажмите только генерацию PIN-кода; для управляющего — обе кнопки. iiko отправит сотруднику данные для входа на электронную почту, а сам он появится в общем списке и может приступать к работе.
Изменение и увольнение
Чтобы изменить данные, откройте раздел «Сотрудники», нажмите на сотрудника, внесите правки и сохраните карточку. Если сотрудник больше не работает, нажмите значок корзины напротив его имени, укажите дату удаления записи, при желании добавьте комментарий об увольнении и подтвердите. Восстановить удалённого сотрудника можно в любой момент: включите параметр «Показывать удалённых», выберите нужного и нажмите «Восстановить» — все сохранённые данные вернутся автоматически.
Схема зала: от редактора до кассы
В мобильной кассе iiko два режима работы с заказами. «Фастфуд» — гость сам подходит к кассе, чтобы оформить и оплатить заказ; это режим по умолчанию для всех новых заведений. «Обслуживание у столов» — заказы принимают официанты, и все операции идут через схему зала. Переключение на обслуживание официантами делается через техническую поддержку.
Схему зала стоит собрать по реальной форме помещения и расположению столов: так сотрудники быстрее находят нужный стол и заводят заказ. После настройки схема появляется на кассе в разделе настроек «План зала».
Создание схемы
- В веб-офисе откройте «Настройки и обслуживание системы» → «Редактор схемы зала». Здесь список всех залов ресторана — отделений, по каждому видно активную схему и количество столов.
- Нажмите на нужное отделение, в боковом меню выберите «Добавить», укажите название схемы и размер рабочей области — из списка или свой. Откроется пустое поле.
- На панели инструментов выберите добавление столов. Столы добавляются по одному или сразу диапазоном, их можно перемещать, менять местами, удалять, временно скрывать и возвращать. Для каждого стола укажите количество посадочных мест.
- Добавьте элементы интерьера — колонны, пианино, бар — фигурами: прямоугольниками и кругами. Можно загрузить изображение элемента или подложить фон схемы, например план помещения; размер файла — до 10 МБ.
- Подпишите зоны текстом подходящего цвета — зоны зала, VIP-комнаты, служебные помещения. Любой объект можно переместить, скопировать и удалить. Нажмите «Сохранить».
Активация и изменение
Для одного зала можно держать несколько схем — например, под разные варианты расстановки мебели, — но активной будет только одна. Выберите схему и нажмите на неё в колонке «Активная»: она сразу появится в мобильной кассе и станет доступна сотрудникам. Чтобы изменить созданную схему, откройте отделение, выберите схему в боковом меню, внесите правки и сохраните; если схема активна, изменения на кассе появятся сразу после сохранения.
Алкоголь и ЕГАИС: инвентаризация, сверка, вскрытие тары
Учёт алкоголя в iiko строится вокруг акцизной марки: по ней система находит конкретную бутылку, считает остатки и сверяет их с ЕГАИС. Рутину забирает мобильное приложение, а контроль остаётся в веб-офисе.
Инвентаризация алкоголя по расписанию
Управляющий создаёт в веб-офисе процесс инвентаризации алкоголя и делает его регулярным, например еженедельным: в настройках процесса задаются название и тип инвентаризации, склады, расписание и товары.
Бармен получает задание в мобильном приложении iiko, открывает его, видит позиции и сканирует их акцизные марки — система находит нужную бутылку. Если тара открыта, бармен вводит оставшийся объём и нажимает «Добавить». Когда все товары посчитаны, он завершает инвентаризацию, и данные уходят в систему.
Сверка с ЕГАИС
В веб-офисе на одном экране сверки видны три цифры по каждой позиции: сколько фактически есть на складе, сколько числится в iiko и сколько — в ЕГАИС. Расхождения выделены сразу, вместе с общим итогом по сверке. Можно разобраться в причинах по каждой позиции и тут же отправить корректировку: «Списать в ЕГАИС» или «Оприходовать в ЕГАИС», а затем завершить сверку — после этого доступен отчёт по остаткам ЕГАИС.
Вскрытие тары
Бутылку на розлив быстрее всего вскрыть через мобильное приложение: в разделе «Вскрытие тары» бармен сканирует акцизную марку — бутылка вскрыта. Если что-то пошло не так, приложение сразу предупредит: отсканировали не ту марку, повторно отсканировали уже вскрытую бутылку или использовали старую марку. Сканируем, проверяем и работаем дальше.
Три настройки — один рабочий день
Три настройки занимают один рабочий день, а дальше работают сами: сотрудники получают доступ по почте и входят по PIN-коду, официанты видят на кассе реальный план зала, а алкоголь считается по маркам и сходится с ЕГАИС без ручных актов. Каждую из них можно менять без партнёра: уволить и восстановить сотрудника, переключить схему под банкетную расстановку, добавить склад в процесс инвентаризации.
Роли и права под структуру команды, схемы залов и учёт алкоголя с ЕГАИС настраиваем вместе с вами — обычно за тот же рабочий день.
Поделиться
