Оптимизация расходов в ресторане – советы и инструменты для повышения прибыли

Введение

Тема сокращение расходов и оптимизация одна из самых излюбленных среди руководителей бизнеса, и не только ресторанного. События последних трех лет научили нас, что выживает тот, кто может вовремя среагировать и перестроить свой бизнес. А уж на ресторанный бизнес, как ни на какой другой, влияет абсолютно все, что происходит вокруг, ведь гости (клиенты ресторанной сферы) если начинают экономить, то начинают с сокращения расходов на развлечения, куда и входит поход в ресторан.

До того, как решиться на сокращение расходов, мы, как эксперты по оцифровке и масштабированию, всегда рекомендуем начать с точки А. Точкой А будет являться настройка учета в заведении, и делать это нужно в системе автоматизации (конечно же, iiko), так учет будет прозрачным, доступным с любых устройств и вестись в режиме онлайн. Ведь до того, как сокращать, нужно понимать, а что нам нужно сокращать и нужно ли вообще.

К сожалению, как вести личные финансы, так и учет в бизнесе, готовы и хотят не все. Соответственно, получается, что тогда сокращаем все, что видим. А что не видим, не сокращаем. На самом деле, сокращать и оптимизировать в бизнесе можно абсолютно все. Но не все сокращения могут проходить безболезненно как для самого руководства, так и для сотрудников.

Мы расскажем реальные кейсы оптимизации расходов моих клиентов. Что же чаще всего и безболезненно можно оптимизировать:

• меню заведения;
• закуп;
• основные расходы;
• прочие расходы;
• налоги;
• маркетинг;
• фонд оплаты труда.

Давайте подробнее разберем каждый из представленных мною пунктов.

Оптимизация меню ресторана

Что здесь можно сократить, а главное зачем, подумаете вы, но как раз таки здесь и кроется основное зло. Ведь самым главным расходом в ресторанной сфере является фудкост (food cost). Чем больше позиций в меню, чем они разнообразнее, тем больше списаний, ведь невозможно продавать абсолютно все и всем, а продукты под обширное меню на остатках нужно хранить, но у всего есть срок годности; больше закупа разнообразных продуктов - больше “замороженных” денег. А оптимизировать меню помогает самый незамысловатый отчет - ABC-анализ блюд (в iiko так и называется), который покажет:

• исследование популярности, равномерности расхода и прибыльности позиций меню;
• на продажу каких позиций следует делать акцент, в каких следует увеличивать маржу, а какие позиции следует и вовсе вывести из продажи.

Мы рекомендуем снимать данный отчет хотя бы раз в неделю и анализировать его с шеф-поваром и управляющим, дабы они поставили себе необходимые цели и задачи на ближайшую неделю.

Оптимизация закупок

Следующее, что можно сократить, и это тоже повлияет на фудкост - закуп. Учитывая, как за последние 3-4 года цены на продукты меняются с молниеносной скоростью, мы советуем следить за закупочными ценами не реже, чем раз в неделю, именно закупочные цены далее формируют себестоимость блюд. Следить и вовремя реагировать на изменение закупочных цен уже давно помогают и сами системы автоматизации ресторанного бизнеса (iiko, точно умеет подсказывать скачки закупочных цен).

Но если этого недостаточно, то можно снять отчеты по изменению себестоимости, отчет по поставщикам, которые покажут как сильно и в какой конкретно момент скакнула стоимости у поставщика. А чтобы эти все изменения и скачки были 100% замечены, можно подключить систему DocsInBox, которая сама прямо в приходной накладной будет сигнализировать, что в этот раз, скажем, помидоры пришли дороже на столько-то рублей.

Иначе получится, как у одного нашего клиента - большая столовая, в меню все разнообразие от местной кавказской кухни до хот-догов и бургеров. И вот проведя аудит в заведении и проверяя все холодильники и морозильные камеры, мы обнаруживаем полный морозильник булочек для хот-догов, учитывая, что по отчету по продажам мы знаем, что проходимость данных булочек 5-6 в день, тогда получается, что “заморозили” в них денег на год, а мы все помним про сроки годности, и понимаем, что большая часть этих продуктов будет списана через несколько месяцев. Так и получается, что хотели сэкономить 1 рубль на булочке, а спишут в итоге намного больше, чем сэкономили разово на закупе.

В любом случае, сокращение расходов на закупе должна быть с умом. Нужно проверять отчеты и, возможно, искать альтернативу сырью или поставщику. Кстати, это тоже можно планировать, в iikoWeb есть такая функция под кнопкой “План”.

Сокращение основных расходов заведения

Далее можно переходить к сокращению основных расходов. Здесь важнее всего, снять для начала отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) и посмотреть по нему в разрезе последних 6-12 месяцев, а какие расходы возросли и плановым ли был этот рост. Если нет, то проходясь по каждому из расходов, например, расходы на хозтовары, служебное питание персонала, упаковку и др. можно точно понять, а что именно можно сократить.

Например, мы с клиентами выявили, что готовить отдельное служебное питание с ограниченным бюджетом для персонала намного выгоднее, чем кормить их остатками бизнес-ланчей. А вот без учета и снятия инвентаризаций по хозтоварам и упаковке точно не обойтись. Мы за 2 месяца работы с клиентами сокращаем расходы на упаковку и хозтовары аж до 20%, всего лишь начав их учитывать в инвентаризациях и контролировать расходы.

Сокращение прочих расходов ресторана

А вот с прочими расходами так легко не получится. Что можно проверить и контролировать на ежемесячной основе? Электроэнергию, водоснабжение, интернет и связь, охрану и комиссии банка. Рекомендую ежемесячно снимать отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств и сравнивать суммы расходов в суммарном и процентном соотношении от выручки по данным показателям от месяца к месяцу. Это позволит держать руку на пульсе и вовремя реагировать на скачок расходов по данным показателям.

Оптимизация расходов на налоги

Здесь рекомендации будут максимально просты, ваш бухгалтер должен быть осведомлен обо всех изменениях в законодательстве по данной теме. Дабы избежать штрафов и пени, нужно раз в год утверждать учетную политику вашего предприятия с учетом всех изменений. А также постоянный поиск наиболее подходящего налогообложения для вашего бизнеса. Также рекомендую пересматривать льготы и субсидии. Мы знаем множество рестораторов, которые получали выплаты от государства и это на самом деле работает.

Оптимизация расходов на маркетинг

Что ж, проверив снова отчет о прибылях и убытках, сравнив расходы с прошлыми периодами, мы рекомендуем обратить внимание на расходы по маркетингу и разделить их на следующие счета:

• smm-маркетинг
• печатная продукция
• наружная реклама
• радио и телевидение
• блогеры.

Да, все эти расходы могут быть непостоянными, и здесь помимо сравнения и контроля нужно периодически искать и сравнивать контрагентов. Благо интернет позволяет это сделать. А также любой канал маркетинга нужно проверять на результативность.

Оптимизация расходов на ФОТ

И мы с вами плавно переходим к оптимизации расходов на фонд оплаты труда. Все расходы на Labour Cost также можно увидеть собрав ОПиУ. Вообще мы, как эксперты, рекомендуем сокращать ФОТ только в последнюю очередь, после всех предыдущих статей расходов. Особенно сейчас, тенденция такова, что рынок труда теряет специалистов, и мы ощущаем постоянную нехватку в профессионалах. Во-первых, зарплата в вашем заведении не должна быть ниже средней по рынку.

Во-вторых, лучше начать с сокращения расходов на бэкофис (административный, бухгалтерский персонал), здесь точно можно часть работы передать на аутсорс, это будет и дешевле и сократит рабочее место в офисе.

На экспертизах, мы всегда проверяем обязанности и выполняемую работу персонала, зачастую получается так, что персонала много, а его выработка все равно на уровне, что его было б, скажем, на 20% меньше. Здесь все индивидуально, зависит и от формата и от концепции заведения. По моему опыту, при постоянном и правильном контроле и учете, сократить и держать этот показатель удается до 20%.

Вывод

Таким образом, получается, что оптимизировать и сократить расходы можно практически на все, но дабы это не было по ощущениям, а бизнес по ощущениям живет недолго, нужно начать вести учет в ресторане и с этим отлично помогает система автоматизация iiko, а дополнительные инструменты помогут сократить их еще на 10-20%.

Автор: Гульназ Шарипова