Ледовая арена только формально относится к общепиту. По сути это несколько разных предприятий питания на одной площадке, у которых общий склад, общее производство и одно жёсткое ограничение — время.
Нагрузка здесь устроена не как в ресторане. Основные продажи приходятся на перерывы: гости приходят в буфеты одновременно и уходят одновременно. Если точка не получила товар до начала перерыва, выручка этого перерыва потеряна — доделать её позже нельзя.
Разбираем, как выстроен учёт на «УГМК-Арене» в Екатеринбурге, открывшейся в марте 2025 года, и что из этой схемы применимо на других крупных объектах.
Масштаб объекта
- 112 000 м²;
- до 15 000 гостей на мероприятии;
- 8 складов учёта;
- 5 торговых предприятий в одной системе;
- 59 касс.
Один объект работает как несколько самостоятельных предприятий — и при этом должен вести себя как единый механизм.
Главная задача проекта — скорость
Во время матча или концерта у гостей нет времени ждать, а у бизнеса нет права на ошибки в остатках, поставках и приготовлении.
Поэтому система строилась под четыре требования:
- заявки формируются автоматически;
- производство готовит ровно нужный объём;
- точки продаж получают товар вовремя;
- сотрудники работают прямо с телефона.
В основе — единая экосистема iiko и настроенная под объект складская логика.
Как организована структура учёта
Учёт разведён на четыре контура.
- Общий склад продуктов. Работа с поставщиками, контроль остатков, распределение сырья и товаров.
- Общая кухня. Производство полуфабрикатов и готовой продукции, обеспечение всех точек продаж во время мероприятий, контроль выхода блюд через весы и сервис-печать.
- Буфетные зоны. Четыре подразделения, между которыми распределена основная масса касс.
- Ресторанная группа. Ресторан, бизнес-залы и VIP-ложи. Здесь внедрены iikoWaiter и система вызова официантов.
Разделение не косметическое. Пока буфет и ресторан лежат в одном контуре, их экономика смешивается: напиток в буфете и подача в VIP-ложе отличаются и себестоимостью, и затратами на персонал, и порядком обслуживания. В общем котле этого не видно, а значит, и управлять нечем.
Что автоматизировали
- Единый бланк заказа для кухни и точек продаж — с разграничением по ответственным лицам.
- Заявки со складов. Система сама рассчитывает количество на основании прогноза продаж.
- Уведомления ответственным на телефон. Заявку подтверждают или корректируют в пару кликов.
- Взаимодействие кухни и склада. Потребность считается по остаткам, перемещения формируются автоматически.
Ключевое здесь — заявка перестала быть решением человека. На объекте с несколькими десятками точек ручной расчёт потребности не успевает за графиком мероприятий и ошибается в обе стороны: где-то товар заканчивается в перерыве, где-то остаётся и списывается.
Списание: продажи в точках, списание централизованно
Один из самых важных процессов проекта. Продажа идёт на кассах в разных подразделениях, а списание выполняется централизованно со склада «Общая кухня».
Это позволило:
- сохранить прозрачный учёт;
- убрать пересортицу;
- видеть реальные остатки онлайн;
- ускорить работу персонала в дни мероприятий.
Логика простая. Если списывать в каждой точке отдельно, после мероприятия остаётся столько расхождений, сколько было точек, — а разбирать их некогда, завтра следующее событие. Централизованное списание оставляет одну точку сверки вместо нескольких.
Что работает в день матча
Не выводы, а перечень того, что можно увидеть на арене своими глазами:
- 59 касс в одной системе;
- 8 складов учёта и 5 торговых предприятий;
- четыре контура учёта: общий склад, общая кухня, буфетные зоны, ресторанная группа;
- единый бланк заказа для кухни и точек продаж с разграничением по ответственным;
- автоматический расчёт заявок со складов по прогнозу продаж;
- подтверждение и корректировка заявок с телефона;
- расчёт потребности по остаткам и автоматическое формирование перемещений между кухней и складом;
- централизованное списание со склада «Общая кухня»;
- контроль выхода блюд через весы и сервис-печать;
- iikoWaiter и система вызова официантов в ресторанной группе.
Отдельного разбора здесь заслуживает не список, а условие, в котором он работает. Мероприятие нельзя перенести и нельзя повторить: если в день матча заявка не прошла или остатки разъехались, исправлять это будет негде и некогда. Поэтому на таком объекте результатом считается не улучшение показателя, а то, что весь перечисленный контур отрабатывает в один вечер без ручного вмешательства.
Кому подходит такая схема
Профиль «много точек продаж, короткие пики спроса, одно производство» — это не только ледовые арены. Так же устроены стадионы, концертные площадки, аквапарки, парки, фестивали и крупные фуд-корты.
Схема повторяемая:
- один склад закупки и одно производство, обеспечивающее все точки;
- расчёт заявок по прогнозу продаж, а не по памяти заведующего;
- централизованное списание вместо списания в каждой точке;
- отдельные контуры учёта для разных типов точек.
С чего начинать на большом объекте
Не с касс. Сначала нужно ответить на три вопроса: сколько у вас на самом деле торговых предприятий и складов, кто отвечает за заявку в каждой точке и где физически происходит списание.
Эти три ответа определяют всё остальное. Оборудование ставится под уже принятую схему учёта, а не наоборот: на работающей арене перестраивать структуру между двумя мероприятиями некогда — её задают до запуска.
Строите или перезапускаете площадку с десятками касс и одним производством? Начните с трёх вопросов выше, а структуру учёта и внедрение iiko под ваши ответы соберём вместе.
Поделиться
