Выручка растёт, а денег больше не становится. В ресторане можно каждый день смотреть на кассу и всё равно не понимать, где теряется прибыль. Проблема чаще не в отсутствии данных — они уже лежат в системе. Проблема в том, что они разрознены и не превращаются в решения.
Отчёты 2.0 и OLAP — это не одно и то же
Два понятия, которые постоянно путают.
Отчёты 2.0 — модуль в iikoWeb, который систематизирует данные и даёт готовую аналитику для принятия решений. Это витрина показателей и набор готовых отчётов.
OLAP-отчёт — инструмент гибкого и глубокого анализа данных, которые обычно не входят в стандартные отчёты. Это способ разобрать цифру на части, когда готового ответа в витрине нет.
В веб-офисе iiko доступны три типа OLAP-отчётов:
- продажи;
- транзакции;
- доставки.
OLAP-отчёты есть и в бэк-офисе. Ключевое отличие веб-версии — в ней можно ограничить видимость по должностям и чётко составить набор отчётности для конкретного сотрудника. Об этом ниже, потому что для ресторана с несколькими управленцами это и есть главный аргумент.
Пять цифр, которые собственник должен видеть регулярно
Не просто «сколько продали», а пять показателей, каждый из которых отвечает на свой вопрос:
- выручка — сколько заработали;
- средний чек — сколько оставляет один гость;
- продажи по блюдам — что реально покупают;
- персонал — кто и как продаёт;
- склад — где появляются потери.
И главное — смотреть на них в динамике. Отчёт раз в месяц показывает результат, когда менять что-либо уже поздно: месяц закрыт, деньги потрачены, гости ушли. Динамика показывает изменение в тот момент, когда на него ещё можно повлиять.
Что модуль показывает сразу
Готовая аналитика собрана в шесть блоков.
- Основные показатели — общая выручка за период, динамика среднего чека и другие ключевые метрики.
- Аналитика продаж — объём и суммы продаж по категориям, отдельным блюдам и позициям, детализация по предоставленным скидкам.
- Эффективность персонала — объём продаж и количество транзакций по каждому сотруднику, анализ среднего чека в разбивке по сотрудникам.
- Управление складом — отслеживание недостач и излишков, контроль общей стоимости запасов.
- Финансовые результаты — отчёт о прибылях и убытках, суммы выручки, НДС и другие финансовые показатели.
- Персонализированная аналитика — создание собственных OLAP-отчётов по индивидуальным шаблонам, под те данные, которые важны именно вам.
Почему изменилась выручка — вопрос, на который касса не отвечает
Сводная цифра говорит, что произошло, но не говорит почему. OLAP позволяет спуститься от общей цифры к деталям и разложить изменение на составляющие.
Выручка упала — дальше идут вопросы:
- какие категории просели;
- какие блюда продаются хуже;
- изменился ли средний чек;
- выросли ли скидки;
- изменилось ли количество транзакций.
Разница в результате принципиальная. Вместо «продажи упали» вы получаете «мы понимаем, где и почему». Только со второй формулировкой можно что-то сделать — первая годится лишь для того, чтобы расстроиться на планёрке.
Каждому — свои цифры
Управляющему не нужен тот же отчёт, что товароведу. В веб-офисе видимость данных ограничивается по должностям, и под каждую роль собирается индивидуальный набор отчётности:
- управляющий — выручка, средний чек, продажи, сотрудники;
- товаровед — остатки, недостачи, излишки, стоимость запасов;
- руководитель доставки — продажи и транзакции по доставке;
- собственник — ключевые показатели бизнеса.
Это не только про удобство. Права доступа к отчётности — такой же инструмент контроля, как права на отмену позиций в кассе: чем точнее набор данных под роль, тем меньше шума в работе и тем понятнее, кто за какой показатель отвечает.
Самая дорогая ошибка — не видеть проблему вовремя
Недостачи. Излишки. Слишком большие скидки. Падение среднего чека. Слабые продажи отдельных позиций.
По отдельности и разово это выглядит как небольшие отклонения. Но если они повторяются регулярно, они превращаются в деньги, которые ресторан теряет. Разовое отклонение — случайность, повторяющееся — процесс. Смысл регулярной отчётности в том, чтобы отличать одно от другого до того, как разница станет заметна в прибыли.
Если нужного отчёта нет
В Отчётах 2.0 есть конструктор — инструмент, в котором аналитический дашборд собирается с нуля: в него добавляются только нужные данные, графики и таблицы.
Начать можно с готового шаблона: отчёт по типам оплат в разрезе чеков, доходы и расходы по статьям, отчёт по официантам, отчёт по скидкам, почасовой отчёт. Или собрать отчёт с нуля.
Как это устроено на практике:
- данные выбираются перетаскиванием полей;
- добавляются фильтры и вычисляемые поля;
- результат анализируется в динамической таблице;
- данные выгружаются в XLS для дальнейшей работы;
- отчёт сохраняется шаблоном, чтобы вернуться к нему позже или вывести на дашборд.
Плюс собственные OLAP-отчёты под конкретную задачу — когда нужен не дашборд, а разбор одного вопроса до самого низкого уровня детализации.
Не подстраивайтесь под готовый отчёт — соберите отчёт под свой бизнес.
Цифры, анализ, решение, результат
Рестораном нельзя управлять только по ощущениям. «Кажется, продажи упали». «Наверное, официанты стали хуже продавать». «По-моему, на складе слишком много товара». Каждая такая фраза — это гипотеза, которую никто не проверил, и решение, принятое вслепую.
Вместо догадок работает последовательность: цифры, анализ, решение, результат. Отчётность нужна не для того, чтобы знать показатели, а для того, чтобы на каждом шаге было понятно, какое действие следующее.
Проверка собственной отчётности
Проверьте на своём ресторане: видите ли вы пять базовых показателей в динамике, а не в месячной сводке; можете ли за одну сессию дойти от «выручка упала» до конкретной причины; у каждой ли роли свой набор отчётов, а не общий доступ ко всему. Если хотя бы один ответ отрицательный, данные у вас есть, но они не работают.
Команда Open Service настраивает аналитику iiko под задачи конкретного заведения: дашборды, права доступа, собственные OLAP-отчёты. Оставьте заявку — покажем, каких цифр вам не хватает и как получить их из того, что система уже собирает.
Поделиться
