Медкнижки лежат где-то в кадрах, сроки анализов держит в голове администратор, журнал заполнен примерно. Так продолжается, пока не приходит проверка и не выясняется, что у кого-то анализы просрочены, а кто-то не сдавал их вовсе.
Ручной учёт личных медицинских книжек работает по принципу лотереи. Проблема в том, что ставка в этой лотерее — не только штраф, но и остановка работы людей, которых нельзя допускать к смене.
Медкнижки переходят в электронный вид: что это значит для работодателя
Раньше схема была понятной: книжки хранятся у работодателя, ведётся прошнурованный журнал, выдача и возврат фиксируются под подпись.
Теперь это уже не общий случай. По приказу Минздрава от 18 февраля 2022 года № 90н основная форма личной медицинской книжки — электронный документ, а сведения о ней вносятся в единый реестр. Бумажный вариант по новым правилам выдаётся только по личному заявлению работника, и это распечатка, подтверждающая содержание электронной книжки, а не защищённый бланк с голограммой.
Книжки старого образца при этом пока не исчезли: окончательный переход несколько раз откладывали, последний раз — приказом Минздрава от 29 июля 2026 года № 705н. До 1 сентября 2027 года центры гигиены могут выдавать и вести бумажные книжки на бланках, если сведения о них внесены в реестр. Сроки медосмотров от этих переносов не сдвигаются.
Для работодателя это меняет одну важную вещь. Хранить в сейфе постепенно становится нечего, журнал выдачи теряет смысл — а обязанность следить за сроками медосмотров никуда не делась. Более того, она стала заметнее: раньше о приближении срока напоминала сама книжка, которую кто-то держал в руках. Теперь напоминать некому.
Реестр — это про государство, а не про вас: он хранит сведения, но не приходит утром и не говорит, что у повара через неделю истекает флюорография. Этот контроль остаётся внутренним, и его нужно на что-то положить.
Как это настроить в iiko
Пять шагов. Первые два — разовая настройка, дальше система работает сама.
Шаг 1. Составьте список необходимых анализов.
Справочник «Медкнижки и анализы»: название и срок действия в месяцах. Часть позиций сдаётся однократно, у остальных свой срок — от нескольких месяцев до нескольких лет. Этот справочник и есть основа всего контроля: система считает сроки именно по нему.
Шаг 2. Внесите актуальные данные в карточки сотрудников.
В персональной карточке есть вкладка «Медкнижки и анализы»: сотруднику добавляют нужные позиции из справочника и указывают дату выдачи. Дату окончания система рассчитывает сама по сроку из справочника, а у однократных анализов вместо неё стоит «единожды».
Шаг 3. Проверьте, что система показывает отклонения.
При входе в iikoOffice на стартовой странице появляется блок «Требуется внимание!». В нём отдельным пунктом идут медкнижки и анализы: система сообщает об анализах, которые не сданы, у которых срок подходит к концу или уже истёк, и даёт кнопку перехода к учёту.
Шаг 4. Смотрите отчёт по сотрудникам.
Отчёт «Учет медкнижек и анализов» показывает всех сотрудников в разрезе анализов: дата выдачи, дата окончания, сколько осталось, должность и подразделение. Строки выделяются цветом: красным — срок истёк, оранжевым — истекает через три дня, синим — анализ не сдан. Список можно фильтровать по срокам сдачи.
Шаг 5. Убедитесь, что сотрудники получают уведомления.
Для сотрудника, который ещё не сдавал анализы или у которого истекает срок, система сама создаёт новость со списком анализов и сроками сдачи. Она отображается в iikoOffice при входе и в iikoFront на личной странице сотрудника — то есть человек видит напоминание прямо на кассе, а не когда до него дойдут руки у кадровика.
Для точек, где на личную страницу заглядывают редко, есть дополнительная настройка: iikoFront может каждый день печатать список сотрудников, которым нужно пройти обследования и сдать анализы.
Условие, без которого контроль будет пустым
Система не подключена к реестру. Она не знает, что сотрудник сдал анализы вчера, пока эту дату не внесли в карточку.
Это значит, что настройка справочника — половина работы. Вторая половина — регламент: кто вносит даты, в какой момент и что происходит, если данные не внесены. Обычно это закрывается одним правилом: новые даты попадают в систему в день, когда сотрудник приносит подтверждение, а до этого момента отчёт показывает анализ как истекающий или просроченный.
Звучит формально, но именно это отличает работающий контроль от красивой таблицы: система честно показывает то, что в неё внесли, и ничего сверх того.
Второе ограничение — горизонт напоминаний. Новость сотруднику и оранжевая подсветка в отчёте появляются за три дня до окончания срока, а для анализов, результаты которых готовятся несколько дней, этого мало. Поэтому отчёт стоит открывать по графику, например раз в неделю, и смотреть, у кого срок заканчивается в ближайший месяц, не дожидаясь уведомлений.
Что меняется в результате
- сроки отслеживает система, а не память администратора;
- отклонения видны сразу при входе, без отдельной проверки;
- отчёт собирается сам — по всем сотрудникам и подразделениям;
- сотрудник получает напоминание до того, как срок истёк, а не после.
Для сети это ощутимее, чем для одной точки: сотрудников десятки, подразделений несколько, а кадровик обычно один.
Не только анализы
Справочник можно использовать шире медицины. В одной крупной сети нужно было контролировать сроки перевода стажёров по рангам: на каждом этапе стажёр сдаёт экзамен. Решение нашли быстро — добавили в список анализов позицию «Сдача экзамена». За три дня до экзамена система сама напоминала стажёрам о предстоящем событии, а сдавших переводили на следующий уровень.
Порядок запуска
Первое — сверьте список анализов с тем, что реально требуется для ваших должностей. Переносить в систему чужой типовой перечень бессмысленно: контроль будет считать сроки по позициям, которые вам не нужны, и молчать по тем, которые нужны.
Второе — внесите текущие даты. Это самая трудоёмкая часть, и её стоит делать один раз и полностью: наполовину заполненные карточки хуже пустых, потому что создают ложное ощущение контроля.
Третье — назначьте ответственного за внесение новых дат и договоритесь, в какой момент они вносятся.
Четвёртое — через неделю откройте отчёт и посмотрите, сходится ли он с реальностью. Расхождения на этом этапе — это не сбой системы, а незаполненные карточки.
Учёт медкнижек — часть кадрового контура вместе с графиками смен и учётом рабочего времени. Настраиваем его под заведение или сеть вместе с остальным кадровым контуром — напишите, если нужен такой запуск.
Поделиться
